Bulletins de paie, contrats de travail, accord d’entreprise,… … Comme toutes les entreprises, vous produisez de nombreux documents pour vos collaborateurs, même si vous mettez en place un processus de dématérialisation. Avant d’atterrir dans leur boîte aux lettres ou sur leur coffre-fort numérique, différentes phases allant de la production, la diffusion et la gestion sont à prévoir. On parle alors d’éditique.
Dans cet article, nous répondons à vos questions : concrètement, qu’est-ce que l’éditique ? Quelle est sa place en entreprise en 2020 ? Qu’est-ce qu’un prestataire éditique ? Quelles complémentarités entre Digiposte et les prestataires éditiques ?
Qu’est-ce que l’éditique ?
Vous souvenez-vous de l’époque où la fabrication de documents se faisait en imprimerie ? Désormais, les pratiques ont évolué avec l’essor de l’informatique et la transformation numérique.
De nombreux outils digitaux, services et prestataires proposent aujourd’hui une gestion complète des documents… Grâce à l’éditique. Cette solution est particulièrement attractive si vous êtes une grande entreprise et que vous avez un nombre important de salariés.
Synonyme de gain de temps et d’économies, l’éditique désigne les techniques, outils et moyens appliqués à l’édition et la diffusion des documents en entreprise.
Les 4 étapes d’une démarche éditique
En entreprise, une démarche éditique se décompose en 4 étapes :
- Conception et modélisation : il s’agit de définir la trame d’un document, en identifiant les parties communes pour l’ensemble des destinataires et les parties personnalisables (nom, adresse, salaire…).
- Production du document : on parle ici de “production de masse” et “d’automatisation”. A cette étape, l’entreprise doit produire une multitude de documents personnalisés à envoyer à ses collaborateurs et clients. Pour être plus efficace, cette production est souvent automatisée.
- Diffusion du document : vos collaborateurs préfèrent-ils recevoir leur bulletin de paie par voie postale ou de façon dématérialisée ? La diffusion des documents en entreprise peut se faire de différentes manières, qu’il faut connaître et anticiper pour une bonne gestion du flux éditique.
- L’archivage du document : l’éditique ne s’arrête pas à l’envoi d’un document. Même si ce dernier est arrivé entre les mains d’un collaborateur ou d’un client, l’entreprise a le devoir d’archiver les documents ! Des outils entrent alors en jeu, pour respecter les durées de conservation. Par exemple, l’entreprise doit conserver et rendre accessible les bulletins de paie électronique aux salariés pendant cinq ans.
Documents papiers ou dématérialisés : les obligations en entreprise
Reprenons l’exemple du bulletin de paie. La transformation digitale influe sur les nouvelles habitudes des collaborateurs, qui tendent désormais à préférer une relation RH dématérialisée.
Simplicité, gain de temps, démarche Zéro Papiers… Les employés ont aujourd’hui le choix.
Pourtant, seulement 49 % des salariés français savent que leur bulletin de paie peut être proposé au format électronique, d’après l’étude OpinionWay réalisée pour Althéa datant de décembre 2018.
Depuis 2009, la loi rend possible la remise d’un Bulletin de Paie Electronique (BPE). L’accord du salarié n’est plus nécessaire suite au décret n°2016-1762 du 16 décembre 2016 de la loi El Khomri. Toutefois, le salarié peut faire part de son refus et s’opposer à la dématérialisation de ses documents à tout moment et par tout moyen.
Qu’est-ce qu’un prestataire éditique ?
L’entreprise se retrouve face à une situation particulière : comment concilier envoi des bulletins de paie dématérialisés et papier, sans que cette pratique ne devienne chronophage ?
Prendre en charge la conception, la production, la diffusion et l’archivage des documents peut s’avérer complexe pour une seule et même entreprise. Afin de simplifier cette chaîne éditique, des entreprises proposent leur aide
Ce sont les prestataires éditiques, des partenaires idéaux pour assurer la production en masse de documents papiers (factures, relevés, bulletins de paie…) depuis leur composition à leur remise en Poste, en passant par l’impression, la mise sous pli et l’affranchissement.
Digiposte et prestataires éditiques : quelle complémentarité ?
Vous souhaitez faire appel à Digiposte pour mettre en place un coffre-fort numérique (CFN) mais 15 % de vos employés préfèrent encore les documents papiers ? Pas de problèmes.
Digiposte travaille avec des entreprises partenaires, leaders dans le domaine de l’éditique, afin de faciliter le déploiement de vos documents numériques tout en respectant le maintien des flux papiers souhaité par certains de vos salariés.
Pour traiter les différents flux éditiques, votre entreprise peut se tourner vers Docaposte. Ce prestataire éditique pourra alors déployer une solution sur-mesure, comprenant :
- La mise en place d’un coffre-fort numérique Digiposte pour les salariés ayant opté pour la dématérialisation.
- La gestion des envois papiers pour les salariés ayant opté pour les bulletins de paie traditionnels.
- L’archivage électronique des différents documents administratifs.
Digiposte et ses prestataires éditiques partenaires sont à vos côtés pour simplifier votre gestion documentaire en entreprise. Coffre-fort numérique, envoi des bulletins de paie papiers ou dématérialisés, archivage électronique… Faites-nous part de votre besoin, nous vous présenterons la solution adaptée !
