Avez-vous déjà envisagé de transformer vos processus d’entreprise en éliminant le papier ? Selon le baromètre France Num 2023*, 76 % des dirigeants de TPE-PME considèrent que le numérique apporte un bénéfice réel à leur entreprise. Ce taux est en légère baisse par rapport aux 81 % en 2022, tout en restant comparable aux 78 % de 2021. Mais quels sont les avantages pour les TPE/PME ? Digiposte décrypte.
AVANTAGE DE LA DÉMATÉRIALISATION N°1 : UN GAIN ÉCONOMIQUE POUR LES TPE ET PME
Avec la dématérialisation, les entreprises et administrations réduisent considérablement leurs coûts. Voici les postes sur lesquels vous effectuez des économies avec la dématérialisation.
RÉDUCTION DES COÛTS OPÉRATIONNELS
La dématérialisation permet aux entreprises de réduire considérablement leurs coûts opérationnels. En éliminant le papier, elles économisent sur les fournitures de bureau, l’espace de stockage et les frais d’archivage. Par exemple :
- Diminution des dépenses en papier, encre et autres fournitures.
- Réduction des coûts de stockage physique grâce à l’archivage numérique.
En effet, les dépenses pour les matériels d’impression comme l’encre, le papier et les équipements tels que les imprimantes et les scanners deviennent superflues. Par ailleurs, l’archivage et la gestion des documents ne nécessitent plus de personnel dédié et rémunéré pour ces tâches.
OPTIMISATION DE LA GESTION DE LA TRÉSORERIE
Avec des processus dématérialisés, les factures sont traitées et payées plus rapidement. Ainsi, vous optimisez la gestion de la trésorerie et évitez les retards de versement, grâce à l’accélération des cycles de paiement. Vous bénéficiez également de l’amélioration des relations avec les fournisseurs par le biais de règlements rapides et transparents.
À noter
La transition vers la dématérialisation nécessite une bonne planification pour garantir la sécurité et la conformité des données.
AVANTAGE DE LA DÉMATÉRIALISATION N°2 : AMÉLIORATION DE LA PRODUCTIVITÉ
Dans les entreprises, retrouver et mettre à jour un document papier parmi des milliers s’avère être extrêmement chronophage. Un collaborateur y consacre en moyenne 30 %** de son temps. La dématérialisation résout ce problème grâce à l’utilisation de logiciels de gestion électronique des documents (GED).
TRANSFORMATION NUMÉRIQUE : AUTOMATISATION DES PROCESSUS
La dématérialisation permet d’automatiser de nombreux processus, ce qui réduit les erreurs humaines et libère du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
En résolvant les défis de coordination, communication et administration, la dématérialisation optimise l’efficacité organisationnelle. Ces process pro-actifs boostent indéniablement la productivité.
SIMPLIFICATION DU TÉLÉTRAVAIL
Avec des documents accessibles en ligne, les collaborateurs ont la possibilité de travailler depuis n’importe où, ce qui facilite le télétravail et améliore la flexibilité. Cela permet d’améliorer l’expérience collaborateur ? Cette agilité des process induit :
- Un accès instantané aux documents depuis n’importe quel appareil ;
- Une amélioration de la communication entre les équipes, même à distance.
SÉCURITÉ ET CONFORMITÉ RENFORCÉES
Les avantages de la facturation dématérialisée ont incité l’administration fiscale française à la rendre obligatoire pour les marchés publics, et bientôt pour les transactions entre entreprises privées. De plus, des mesures de sécurité rigoureuses sont mises en place pour protéger les documents contre les accès non autorisés. Elles assurent également la conformité avec les réglementations en vigueur sur la protection des données, notamment le RGPD pour les fichiers clients.
SÉCURITÉ DES DONNÉES DÉMATÉRIALISÉES
La dématérialisation améliore la sécurité des données grâce à des systèmes de stockage et de sauvegarde numériques sécurisés :
- Protection contre les pertes de documents et les dommages physiques ;
- Utilisation de technologies de chiffrement pour sécuriser les données sensibles ;
- Cryptage ;
- Authentification ;
- Permissions d’accès.
CONFORMITÉ RÉGLEMENTAIRE
Les entreprises se conforment aux exigences légales en matière de conservation et de gestion des documents, sans s’en préoccuper. La traçabilité des documents rend les audits plus faciles et le respect des réglementations sur la protection des données et les transactions électroniques s’effectue automatiquement.
À noter
Choisissez des solutions de dématérialisation conformes aux normes et certifications en vigueur, comme Digiposte.
QUELLE SOLUTION DE DÉMATÉRIALISATION CHOISIR ?
Digiposte Access est une solution SaaS qui donne la possibilité aux TPE et PME d’envoyer en illimité et en toute sécurité leurs documents au format numérique.
DIGIPOSTE ACCESS POUR TPE ET PME
Digiposte Access simplifie la gestion administrative, réduit les coûts d’envoi, et limite l’empreinte écologique des entreprises.
Les fonctionnalités sont très simples et intuitives :
- L’ajout des destinataires ;
- L’envoi de documents génériques ou personnalisés ;
- Le suivi simplifié des envois.
De plus, les coffres-forts numériques proposés garantissent la sécurité et la traçabilité des fichiers. Vous bénéficiez également de rapports en temps réel et d’un support client dédié.
LES AVANTAGES DE DIGIPOSTE ACCESS
La solution est conçue pour offrir une multitude d’avantages aux entreprises :
- Envois illimités de documents à valeur probante ;
- Sécurité renforcée avec des coffres-forts numériques ;
- Accessibilité et gestion simplifiée des documents ;
- Réduction significative des coûts d’envoi ;
- Contribution à la réduction de l’empreinte écologique.
Bon à savoir :
La solution est sans engagement, avec des envois illimités à partir de 14,90 € HT*** par mois pour jusqu’à 10 destinataires et 2 utilisateurs. Si vos besoins sont plus importants, Digiposte Access+ est disponible. De nombreuses entreprises font déjà confiance à Digiposte pour améliorer leur efficacité administrative et sécuriser leurs échanges documentaires.
Pour débuter avec Digiposte Access, profitez d’un mois d’essai gratuit pour explorer toutes les fonctionnalités et voir comment cette solution peut transformer la gestion documentaire de votre entreprise. Optimisez votre temps de gestion, sécurisez vos échanges et réduisez vos coûts !
Les avantages de la dématérialisation sont probants pour les TPE/PME. De la réduction des coûts à l’amélioration de la productivité et de la sécurité des données, votre agilité s’en trouve décuplée, tout comme votre productivité. De nombreuses entreprises font confiance à Digiposte pour l’envoi de documents RH. Pour en savoir plus, découvrez comment Digiposte vous accompagne à dématérialiser vos processus.
Sources
**Les enjeux de la dématérialisation
Note
***Tarif au moment de la rédaction de l’article
