D’après une enquête réalisée par l’APEC, 27 % des entreprises étaient équipées d’un progiciel de recrutement en 2017. Autrement dit, plus d’un quart des entreprises françaises avaient déjà recours à la gestion de candidatures dématérialisée. La digitalisation de documents était déjà en marche.
Pour rappel, le dossier de candidature, élément essentiel du recrutement, permet au recruteur ou au RH d’une entreprise d’accéder à une présentation synthétique du parcours académique, des expériences professionnelle, des capacités et compétences techniques d’un candidat qui doit se démarquer de ses « concurrents » pour le poste. Il permet aussi d’établir plus facilement une « standardisation » des critères pour évaluer les candidatures.
Lorsque le dossier candidat est au format dématérialisé et que l’entreprise a recours aux logiciels de recrutement, le traitement des candidatures est facilité et accéléré. Le processus de recrutement est, quant à lui, optimisé.
Quelles sont les entreprises qui recrutent sur dossier de candidature dématérialisé ? Pourquoi ont-elles intérêt à le faire et à utiliser un CRM de recrutement ?
Cet article prend la forme d’une courte enquête sur le recrutement 3.0 et la dématérialisation du dossier de candidature.
La dématérialisation du dossier de candidature à l’ère de l’ATS
Pré-révolution numérique, tout recruteur devait réaliser, manuellement, un ensemble de tâches fastidieuses : gérer des piles de CV et de lettres de motivation au format papier, rassembler les informations pertinentes et constituer des dossiers de candidature complets.
La dématérialisation RH a apporté de nombreux avantages fort appréciables, aussi bien pour les entreprises que pour les candidats.
Quelles sont les usages faits autour de la dématérialisation du dossier de candidature ?
Les ATS (Applicant Tracking Systems) et autres progiciels permettent désormais d’optimiser considérablement les processus de recrutement. L’envoi dématérialisé du dossier de candidature fait aujourd’hui partie intégrante du processus de recrutement 3.0. de nombreuses entreprises, et toutes les informations relatives au candidat sont alors intégrées, en quelques clics, dans l’ATS.
Toujours selon l’étude de 2017 de l’APEC, 83 % des entreprises ayant un progiciel de recrutement l’utilisent aussi pour trier leurs candidatures (et donc leurs dossiers candidats).
Mieux encore, la démarche de candidature est aussi souvent automatisée : le candidat peut lui-même intégrer son dossier de candidature, sous format dématérialisé, dans le logiciel de recrutement utilisé par l’entreprise.
Dématérialiser le dossier candidat : quel intérêt ?
Vous le savez, les tâches du recrutement sont multiples et très souvent chronophages. La dimension administrative imputable à la gestion des dossiers de candidatures demande énormément de temps.
Un ATS bien paramétré fait gagner du temps dans ce traitement fastidieux. Avec la digitalisation, aucun tri à la main des informations de chaque CV n’est désormais nécessaire. Le logiciel de recrutement le fait pour l’entreprise en sélectionnant rapidement les candidatures les plus pertinentes parmi les différents dossiers candidats.
Cela représente un gain de temps et de productivité phénoménal. Le dossier de candidature informatisé s’avère également bien pratique si la distanciation physique est de mise (comme dans le cas de la crise Covid-19).
Par ailleurs, avec la dématérialisation, le dossier de candidature peut être facilement enrichi par d’autres documents importants relatifs au candidat tels que sa lettre de motivation, ses diplômes et ses certifications professionnelles. Il est aussi possible d’y joindre d’autres documents RH une fois que le nouvel employé est choisi. Toutes les informations dont l’entreprise a besoin se trouvent désormais en un seul et même endroit.
Concrètement, quelles entreprises recrutent sur dossier de candidature dématérialisé ?
C’est simple : les entreprises qui utilisent le dossier de candidature digitalisé (avec un CRM recrutement) sont celles pour lesquelles les gains sont visibles.
Le dossier de candidature sous forme électronique est plutôt utilisé dans les grandes entreprises…
Avec des milliers de candidatures à gérer chaque mois, c’est tout à fait logique que les grandes entreprises soient les premières utilisatrices (et adeptes) du dossier candidat dématérialisé.
Selon la même étude de l’APEC, le taux d’utilisation des progiciels de recrutement croît d’ailleurs avec la taille des entreprises. Ce sont 68 % des entreprises de plus de 5 000 salariés qui ont recours à un tel outil dématérialisé (contre 13 % pour les entreprises de moins de 100 salariés).
Il est donc facile de croire que le dossier de candidature numérique est un outil destiné aux grandes entreprises. Pourtant, les entreprises de taille plus modeste ont elles aussi tout à gagner en allant vers la dématérialisation des processus de recrutement.
… mais il se répand toujours plus dans les PME et TPE
Pour faire face à leurs enjeux recrutement, les PME et les TPE font aussi le choix de passer à la dématérialisation du dossier de candidature. Même si les plus petites entreprises n’ont pas besoin de recruter autant que les sociétés du CAC 40, une mauvaise gestion des recrutements a des répercussions tout aussi néfastes. En effet, recruter, par exemple, un candidat aux compétences insuffisantes ou non adaptées à la bonne réalisation de ses missions peut être coûteux en termes de temps et d’argent.
C’est pourquoi un nombre croissant de petites et moyennes entreprises se tournent vers les ATS et les progiciels de recrutement avec pour objectif, la gestion des documents et dossiers de candidature dématérialisés.
Cela est d’autant plus vrai dans les entreprises n’ayant pas de service Ressources humaines en interne, encore moins d’équipe recrutement. Ne voulant plus passer trop de temps à gérer les flux de documents papier entrants, les chefs d’entreprise prennent conscience de l’intérêt d’un service dématérialisé pour le recrutement.
Vous en savez désormais davantage sur les entreprises qui utilisent le dossier de candidature dématérialisé dans leurs recrutements (quels sont les outils en place, leurs avantages et quels sont les typologies d’entreprise le mettant en place). La fonction recrutement est en effet un cas d’école illustrant clairement les enjeux et les avantages du digital en entreprise.
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