Utiliser un système de signature électronique est désormais courant en entreprise. Il est facile de comprendre pourquoi ! Cet outil présente de nombreux avantages, aussi bien pour les services Ressources humaines et juridiques que pour les collaborateurs eux-mêmes.
Contrats de travail, avenants, accords de confidentialité, soldes de tout compte…, tous ces documents administratifs peuvent être signés numériquement. Découvrez pourquoi vous avez tout intérêt à utiliser la signature électronique pour vos documents RH.
Rappel : qu’est-ce que la signature électronique ?
Comme son nom l’indique, la signature électronique (ou numérique) permet de signer électroniquement un document dématérialisé. Elle conserve sa valeur juridique, car elle valide l’intégrité de la signature en authentifiant le signataire.
En France, vous pouvez légalement l’utiliser. Elle concerne notamment les documents RH (contrat de travail, solde de tout compte, etc.), les contrats commerciaux et les accords de confidentialité.
Son utilisation s’étend de plus en plus à tous les pans de la société, si bien qu’il est désormais possible de signer numériquement des documents scolaires (contrat d’inscription de scolarité, convention de stage, règlement intérieur, etc.).
Les avantages à utiliser la signature électronique
Les avantages à utiliser un outil de signature électronique sont nombreux pour tous ceux qui gèrent des volumes importants de contrats et autres documents administratifs. Même si cela est nécessaire, recueillir les signatures sur tous ces documents n’est pas facile, surtout lorsque les signataires sont à distance.
Découvrez en quoi signer un document électroniquement répond à cette problématique, et à bien d’autres.
• Pour les équipes RH
La signature électronique représente un gain de temps énorme pour les services RH. Non seulement elle est effectuée à distance (très pratique en cas de télétravail), mais elle est aussi bien plus rapide. En effet, signer électroniquement un document se fait en quelques clics.
La signature électronique du contrat de travail (et de ses avenants), par exemple, peut vous éviter de perdre un nouvel embauché prometteur. Vous montrez ainsi que vous êtes une entreprise en accord avec les pratiques numériques actuelles, réactive, soucieuse de ne pas faire se déplacer la personne une énième fois après ses entretiens d’embauche.
Les administrations ont aussi la possibilité d’envoyer simultanément leurs documents à signer à plusieurs signataires en parallèle (par exemple, à tous les salariés d’une business unit). Cela simplifie, accélère et automatise le processus de signature.
Plus globalement, la dématérialisation des processus RH permet de réduire le temps passé sur des tâches chronophages et répétitives, telles que l’impression, la signature en entretien, etc.
De ce fait, elle diminue aussi les coûts d’archivage et d’impression de ces procédés archaïques qui utilisent de nombreux consommables (encre, papier, imprimantes, enveloppes, classeurs).
Enfin, utiliser la signature électronique permet de moderniser l’image du service RH et de l’entreprise tout entière. Présente partout, il serait dommage de ne pas proposer ce service fort utile à vos salariés, clients et candidats.
• Pour les collaborateurs
En optant pour la signature numérique dans votre entreprise, vous faites aussi profiter vos salariés de ses avantages. Apposer sa signature électronique, c’est pouvoir signer ses documents en quelques secondes et depuis n’importe où (un ordinateur ou un smartphone suffisent).
Toutes les démarches administratives des collaborateurs sont alors simplifiées : ils n’ont plus besoin de se déplacer physiquement, d’imprimer, de scanner ou encore de poster leurs documents signés. Ce constat est valable pour la totalité de leur vie administrative professionnelle ou privée (demander un prêt bancaire, réserver un logement, signer une assurance automobile, etc.).
Dans le quotidien professionnel, un service de signature électronique permet à vos collaborateurs d’effectuer leur travail plus efficacement (notamment en cas de télétravail). Le montage de dossiers, nécessitant plusieurs signatures, est alors bien plus rapide.
• Pour le juridique
Dans le cas d’un niveau qualifié, la signature électronique certifiée a la même valeur légale que la signature manuscrite. Cela dit, elle assure une plus grande protection aux documents RH que cette dernière. En effet, à l’aide des preuves numériques, elle permet une parfaite traçabilité de l’ensemble du processus de signature.
En outre, elle facilite l’identification des signataires et garantit l’intégrité et l’authenticité du document. Cela s’avère très pratique en cas de procédure juridique.
De nombreuses solutions de signature électronique proposent des moyens complexes en matière de sécurité. La protection des documents à signer est d’autant plus puissante lorsque la signature numérique est couplée à des solutions hautement sécurisées, comme le sont les coffres-forts numériques.
Utiliser la signature électronique bouleverse favorablement le quotidien des équipes RH et des salariés des entreprises qui l’utilisent. Il est aussi possible d’effectuer ce processus de signature au sein d’un coffre-fort numérique. Cela permet de faciliter le processus et d’utiliser une solution à forte valeur ajoutée pour le collaborateur.
