La dématérialisation RH facilite énormément la gestion des documents relatifs au personnel dans les entreprises.
Mais lui accorder de l’importance ne suffit plus aujourd’hui : vous devez en faire votre priorité numéro 1.
La loi elle-même vous incite à avancer dans ce sens.
Le décret n° 2016-1762 de la loi El Khomri de 2016 encourage en effet les entreprises à passer à la dématérialisation des processus RH : depuis 2017, vous n’avez plus à solliciter l’accord de vos salariés pour leur remettre leurs bulletins de paie au format numérique (notez que ceux-ci conservent la possibilité de refuser à titre individuel).
En faisant du bulletin de paie dématérialisé la norme, la France s’aligne avec les pays européens les plus avancés sur le sujet (selon cette étude, en 2015, 95 % des bulletins de salaire allemands étaient déjà dématérialisés, et 73 % en Grande-Bretagne).
Voyons donc pourquoi placer la dématérialisation RH en priorité n°1.
Stratégie digitale : l’automatisation des processus RH, une priorité
À l’heure du « tout numérique », les départements des Ressources Humaines ne sont pas en reste. Fluidifiant les échanges et rationalisant l’ensemble des processus RH souvent fastidieux et chronophages, la dématérialisation est rapidement devenue incontournable.
La dématérialisation RH, notamment du bulletin de paie, constitue bien souvent le premier pas sur la voie de la digitalisation RH.
En effet, une fois le bulletin de paie électronique instauré, il est d’autant plus facile de poursuivre le processus de digitalisation de l’ensemble des documents et process RH de l’entreprise : outil de suivi des congés, signature des contrats de travail, remboursement des notes de frais, etc.
En effet, pour le personnel RH, dématérialiser signifie bien souvent faciliter la gestion administrative des documents relatifs aux salariés. Au vue des bénéfices engendrés par cette première étape, cela motive à entreprendre une transition digitale plus globale au sein de l’entreprise.
La dématérialisation des processus RH et ses différents workflows permettent aussi un partage efficace d’informations entre les utilisateurs interne (RH, managers, collaborateurs) à des fins de consultation ou de validation.
Créer du lien, faciliter les échanges, renforcer la dynamique globale de l’entreprise, améliorer la réactivité de chacun : les bénéfices sont multiples.
Focus Cloud computing : pour aller encore plus loin et rendre l’entreprise toujours plus innovante et agile, de nombreux outils RH sont hébergés dans le cloud. D’ici 2020, 80 % des organisations auront même sauté le pas « en recourant à une ou deux solutions, voire à un SIRH complet hébergé dans le cloud », explique l’Analyste senior de Markess. (« Le cloud computing accélère l’innovation au sein des directions RH », 2018)
La protection des données : RGPD
Sans surprise, la protection des données fait partie des priorités des DRH.
Vous savez déjà presque tout du Règlement général pour la protection des données (RGPD) entre en vigueur le 25 mai 2018 et obligeant les entreprises traitant des données à caractère personnel à se mettre en conformité (sous peine de se voir infliger de lourdes amendes en cas de faille de sécurité avérée).
En dématérialisant tout ou partie de vos documents RH, vous améliorez grandement vos process et vous vous assurez une mise en application simplifiée du RGPD. Vous pourrez exporter l’ensemble des données à caractère personnel d’un employé en un clic.
Enfin, grâce au numérique, les documents RH sauvegardés sont signés, scellés et horodatés. Cela facilite leur traçabilité et garantit leur authenticité : une véritable aubaine pour leur traitement et pour faciliter les procédures juridiques au besoin.
Focus collaborateur : si vous mettez un coffre-fort numérique à disposition de vos salariés, ils restent seuls propriétaires des documents qui s’y trouvent. Grâce à un accès personnalisé, chaque collaborateur pourra récupérer n’importe lequel de ses documents, sans avoir à fouiller dans ses affaires pour mettre la main dessus.
Gain de productivité immédiat de la fonction RH
Nous vous l’expliquions un peu plus haut, dématérialiser l’ensemble de vos processus RH vous permettra de gagner en agilité sur de nombreux aspects spécifiques de la Gestion des Ressources Humaines :
- Optimiser la collecte ainsi que l’échange d’informations et de documents tout au long du parcours de chaque collaborateur (documents contractuels, demande de congés, de formation, dépôt de candidature…).
- Faciliter la gestion des calendriers à respecter concernant les dates-clés de chaque employé (fin de période d’essai, visite médicale…).
- Diffuser en quelques clics des informations indispensables à l’ensemble du personnel.
- Simplifier l’édition et la transmission des fiches de paie et autres documents RH.
En dématérialisant vos process RH, vous pourrez mettre en place une chaîne automatisée globale, vous permettant de gagner un temps précieux que vous pourrez consacrer à votre cœur de métier : l’accompagnement des Relations Humaines et l’accomplissement des Ressources Humaines dans l’entreprise.
En plus de ce gain de temps, votre entreprise réalisera d’importantes économies grâce à la diminution (voire la suppression) du matériel inhérent à la gestion RH non-dématérialisée : papier, imprimante, encre, enveloppe, stockage, etc.
Tout cela représente aussi un gain de place non-négligeable.
Faire des collaborateurs des ambassadeurs de votre marque
Outre les effets positifs sur votre organisation interne, la dématérialisation va avoir des répercussions favorables sur l’image de votre entreprise.
Dématérialiser vous permet d’inscrire votre entreprise dans la modernité et de participer à la transition écologique. La suppression des documents papier signifie en effet une diminution considérable des consommables utilisés (papier, encre, imprimantes, etc.). Cela a des conséquences directes sur votre politique RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises).
La dématérialisation RH va également avoir un impact positif sur la marque employeur de votre entreprise. En effet, une entreprise qui met en place des outils digitaux RH est perçue comme innovante et performante (respectivement par 81 % et 75 % des salariés, selon cette étude d’OpinionWay de décembre 2018).
Vous l’avez compris, en matière de process RH, la dématérialisation doit être votre priorité. Pour faire de la dématérialisation RH la pierre angulaire de votre stratégie digitale, nous vous conseillons de commencer par le bulletin de paie. Simple et rapide à mettre en place, le bulletin de salaire électronique devient de plus en plus populaire dans les entreprises.
Si vous souhaitez accélérer la dématérialisation RH dans votre entreprise, nous vous invitons à nous contacter dès à présent.
