Jusqu’à ce que nous soyons confrontés à la crise sanitaire de Covid-19, la dématérialisation RH tardait à s’implanter dans les TPE et PME françaises. Pour continuer à travailler malgré la contrainte de distanciation physique, les entreprises du monde entier ont dû digitaliser leurs processus administratifs. Si bien que l’intégration d’un SIRH (Système d’Information Ressources Humaines) n’est désormais plus une option, il est devenu essentiel au bon fonctionnement des équipes. Dans cet article, nous allons voir comment faire le bon choix en matière d’outils SIRH pour PME.
Quel outil SIRH pour ma PME ?
Un SIRH ne se limite pas à la simple gestion du personnel. Il permet aussi de faciliter la gestion de votre paie, de vos processus de recrutement et de l’ensemble des procédures administratives concernant vos salariés.
La grande force d’un SIRH est d’automatiser les nombreuses tâches administratives faisant partie du quotidien du DRH ou RRH de PME. En quelques clics, vous avez la possibilité d’accéder à vos documents RH à distance et à tout moment. Le SIRH permet aussi de faire des reportings RH de qualité.
Pour choisir l’outil SIRH adapté à votre PME, voici les points à valider :
- le nombre d’utilisateurs de la solution RH ;
- le type de modules dont vous avez vraiment besoin (GPEC, formation, paie, suivi des congés et des absences, etc.) ;
- le budget alloué à l’outil SIRH ;
- le degré de maturité digitale des utilisateurs (et le besoin en formation qui en découle) ;
- le niveau de service support nécessaire (plus ou moins avancé selon les besoins de l’équipe RH) ;
- la disponibilité de l’outil SIRH en plusieurs langues dans le cas où votre PME est implantée à l’étranger ;
- le choix d’une solution hébergée dans vos locaux ou bien en mode SaaS (c’est-à-dire accessible à distance via un abonnement) ;
- le souhait d’avoir une application dédiée au SIRH.
Outre ces différents points, nous vous conseillons vivement de faire un bilan des différents logiciels déjà utilisés dans votre service RH. Cela facilitera le choix d’un outil SIRH compatible avec ces différents logiciels et vous évitera bien des problématiques techniques.
Enfin, pour faire le bon choix, sachez que la majorité des éditeurs d’outils SIRH vous proposent gratuitement une période d’essai. Ainsi, vous pouvez tester le logiciel et confirmer si sa prise en main est satisfaisante ou non.
Si vous souhaitez aller plus loin, nous vous proposons un comparatif de 3 outils SIRH dans cet article.
Mise en place d’un logiciel SIRH : 4 étapes pour bien la réussir
Maintenant que la décision d’utiliser un outil SIRH est prise, il est temps de passer au déploiement de la solution dans votre PME. Nous vous conseillons 4 étapes pour une mise en place en bonne et due forme.
1. La création d’une équipe projet
Il est important de créer une équipe projet responsable du déploiement du SIRH du début à la fin. Cette équipe peut être assez restreinte. Elle doit compter les personnes directement impactées par l’arrivée du SIRH dans l’entreprise. C’est pourquoi l’équipe RH (a minima le RRH ou DRH de la PME) doit en faire partie.
Il est également recommandé d’impliquer votre DAF et votre DSI (ou le responsable informatique de votre PME) dans le projet. Après tout, ils sont tout autant impliqués que l’équipe RH. Pour un déploiement réussi, nous vous invitons à inclure dans le projet SIRH quelques managers opérationnels. N’oubliez pas que ce sont essentiellement eux qui parleront du SIRH auprès des salariés.
2. La définition du cahier des charges
En plus d’une équipe projet, le déploiement d’un outil SIRH dans une PME implique d’établir un planning et un budget dédié. Pour être certain de respecter ce dernier, le cahier des charges SIRH sera votre meilleur allié. Il doit être décomposé en 3 volets : fonctionnel, technique et financier.
Pour la rédaction de ce cahier des charges, n’hésitez pas à valider l’ensemble des ponts que nous avons passé en revue en début d’article.
3. Le choix du fournisseur de la solution
Le choix d’un outil SIRH pour votre PME implique de bien choisir le prestataire fournissant le logiciel. Ce choix est important, car tous les outils RH ne se valent pas. Heureusement, une fois le déploiement effectué, vous ne devriez pas changer de SIRH avant un bon moment.
Là encore, pour faire le bon choix, nous vous renvoyons à notre comparatif de SIRH mentionné en début d’article.
4. La communication à chaque étape du déploiement
Un tel projet implique de mettre en place une campagne de communication avant, pendant et après le déploiement de l’outil SIRH. Elle se doit d’être rassurante, afin d’anticiper les craintes liées à la dématérialisation RH.
Pensez aussi à informer les instances représentatives du personnel. Plus tôt vous les aurez convaincues de l’intérêt d’un tel projet, mieux c’est.
La balle est dans votre camp pour choisir et déployer l’outil SIRH adapté à votre PME. Pensez aussi à choisir un SIRH compatible avec les coffres-forts électroniques. Ces solutions digitales vous permettent de remettre en toute sécurité les bulletins de paie et tout autre document RH directement à vos salariés. Découvrez le coffre-fort Digiposte en cliquant ici.
