Votre entreprise souhaite déployer le coffre-fort numérique. C’est une très bonne idée, compte tenu des nombreux avantages qu’apporte un coffre-fort électronique en matière de gestion de documents. Veillez toutefois à faire les choses dans l’ordre afin que la solution de dématérialisation apporte un maximum de valeur ajoutée à votre entreprise.
Dans cet article, nous allons voir comment mettre en place un coffre-fort numérique en 3 étapes-clés.
Rappel : ce que dit la loi sur le coffre-fort numérique
Que vous soyez un employeur, un responsable RH ou un expert-comptable au service de vos clients, vous avez tout intérêt à mettre en place un coffre-fort numérique pour les salariés dont vous avez la responsabilité.
Notez qu’il n’y a, à ce jour, aucune obligation légale à mettre un coffre-fort électronique à la disposition de vos salariés. Cela dit, le contexte légal est très favorable à la dématérialisation.
La législation française a évolué sur le sujet ces dernières années, notamment pour permettre le déploiement en masse du bulletin de paie dématérialisé dans les entreprises. Cette volonté a été accentuée par le gouvernement en 2016, avec le décret n° 2016-1762 de la loi El Khomri, qui vous permet de proposer à vos salariés la remise de leurs bulletins de salaire sous forme digitalisée.
Concernant plus spécifiquement le coffre-fort numérique, le législateur a précisé dans le décret n° 2018-418 les modalités de sa mise en œuvre.
Pour résumer, si vous décidez de mettre en place un coffre-fort numérique dans votre entreprise, vous devez vous assurer qu’il respecte les normes de sécurité (Iso 27 001), de traçabilité (Afnor NF Z42-020) et de protection des données (tel que le précise la CNIL).
Étape n°1 - Analyser les besoins de l’entreprise en matière de coffre-fort numérique
Avant de vous lancer dans le choix d’un coffre-fort électronique, assurez-vous d’avoir mené une réflexion complète concernant votre documentation RH.
Comment et par qui est-elle gérée actuellement dans votre entreprise ? Quelles sont les problématiques rencontrées ? À quels enjeux devrez-vous répondre en matière de stockage des informations relatives à votre personnel ?
Lors de cette phase d’analyse, évaluez également comment répond votre gestion actuelle aux questions de sécurité et de traçabilité de vos documents RH.
Mener une analyse profonde, avec votre équipe RH, sur la gestion des documents de vos salariés est une première étape à ne pas négliger. Cela vous permettra ensuite d’identifier le coffre-fort dont vous avez besoin pour vos salariés.
Lors du choix du coffre-fort numérique, étudiez les différentes fonctionnalités au regard des conclusions de votre état des lieux préalable.
Par exemple, s’il s’avère que vos collaborateurs souhaitent recevoir leurs bulletins de paie directement dans l’espace personnel de leur coffre-fort, veillez à choisir une solution facilement compatible avec votre logiciel de paie. Et bien-sûr, choisissez un partenaire pérenne, reconnu et digne de confiance, qui héberge les données en France et dont l’existence s’inscrit dans la durée.
Étape n°2 - Communiquer en amont du projet
Il est impératif que vous communiquiez suffisamment en amont de la mise en place du coffre-fort numérique dans votre entreprise.
Concrètement, vous devez informer vos salariés du projet de dématérialisation à venir (surtout dans le cas du bulletin de paie) au moins 30 jours avant son lancement. Cette période permet à tout salarié d’exprimer son éventuel refus (vous devrez alors conserver le format papier pour ce dernier).
Pour mettre en place un coffre-fort numérique en bonne et due forme, vous devez donc vous assurer que votre communication soit suffisamment claire. Il est de votre devoir de rappeler à vos collaborateurs (via des mails, des affiches, des flyers ou votre intranet) leur droit de s’opposer à titre individuel au coffre-fort numérique pour gérer leurs documents RH.
Notez que tout refus devra être clairement exprimé, horodaté et signé par le salarié.
Communiquer au moins 30 jours avant le déploiement du coffre-fort permet également de préparer le terrain et d’anticiper les réticences éventuelles. Vous pouvez ainsi évaluer plus facilement les réactions et adapter votre communication en conséquence.
Cela est d’autant plus vrai si votre entreprise est dans un secteur d’activité traditionnellement plus attaché au papier ou si votre population salariale ne se sent pas facilement à l’aise avec les outils digitaux.
Enfin, pensez aussi à informer vos délégués du personnel de l’arrivée prochaine du coffre-fort numérique dans l’entreprise.
Étape n°3 - Mettre en place une conduite du changement pour vos salariés
Pour obtenir l’adhésion de vos salariés et garantir le succès de votre nouveau coffre-fort numérique, il va vous falloir mettre en place une politique d’accompagnement au changement efficace.
Le changement, surtout lorsqu’il est numérique, a tendance à effrayer. Vous devrez donc faire preuve de pédagogie lors de la mise en place du coffre-fort auprès de vos salariés.
L’idée est d’accompagner au maximum vos collaborateurs qui exprimeront leurs craintes, voir leur refus, d’utiliser le coffre-fort numérique. Ils ne sont généralement pas nombreux : 87 % des salariés ayant accès à un coffre-fort numérique dans leur entreprise s’en disent satisfaits, selon cette étude OpinionWay de décembre 2018 (page 18).
Pour autant, ne laissez pas vos employés sans réponse. Appuyez-vous sur des ambassadeurs et des équipes multi-expertise (RH, communication et technique) pour aider vos salariés à prendre en main l’outil et à répondre à leurs interrogations.
Si vous souhaitez savoir comment faire adhérer vos collaborateurs à tout projet de dématérialisation RH, vous pouvez retrouver nos meilleurs conseils dans cet article.
Enfin, sachez que certains prestataires proposent un service complet d’accompagnement au changement : audit de vos besoins, accompagnement dans la campagne de communication, suivi du projet de A à Z. Vous avez ainsi l’occasion de bénéficier de l’expérience et de l’expertise de consultants dédiés, ayant déjà dû solutionner des défis variés dans plusieurs types d’entreprises et secteurs d’activité.
En se faisant accompagner, il est très facile de mettre en place un coffre-fort numérique pour vos salariés. Digiposte est à vos côtés pour vous assurer la réussite d’un tel projet. Découvrez dès à présent Digicoach, notre accompagnement personnalisé, développé afin de favoriser l’adhésion de vos collaborateurs à tous vos projets de dématérialisation RH.
