La transition numérique est en marche, et l’époque du 100% papier est révolue. Pour les salariés et les services RH, les attentes évoluent : simplicité, efficacité, rapidité et sécurité sont les maîtres-mots en matière de distribution de documents RH.
Depuis 2009, Digiposte a compris ces attentes, en mettant en place une solution de coffre-fort numérique. Grâce à ce coffre-fort sécurisé, les services RH peuvent transmettre les bulletins de paie aux salariés, de façon dématérialisée. La communication auprès des collaborateurs est également facilitée.
Mais pourquoi se limiter à la transmission des fiches de paie lorsque vous pouvez optimiser l’utilisation des coffres-forts déjà créés et adoptés par vos collaborateurs et y déposer d’autres documents RH incontournables (BSI, contrat de travail et avenants, lettre de promotion…)?
Digiposte a développé une toute nouvelle option pour ses clients existants : Digiposte Extension. Dans des cas particuliers, il peut être nécessaire de s’adresser directement à Digiposte, afin de réutiliser une adhésion existante et de déposer de nouveaux documents ponctuels dans des coffres déjà préexistants, cela sans nouvelle campagne d’adhésion. C’est techniquement possible avec Digiposte Extension.
Êtes-vous prêt(e) à découvrir cette option ? Nous vous expliquons tout dans cet article !
Qu’est-ce que l’option Digiposte Extension ?
Un problème de taille constaté…
Si les documents sont de plus en plus dématérialisés, leur nombre ne tend pas à diminuer. Vous en êtes sûrement témoin : tout au long du cycle de vie du collaborateur, la réception et les échanges de documents sont constants. Contrats de travail et avenants, déclarations d’accidents, documents comptables et fiches de paie, relevés d’heures CPF… Le problème avec autant de documents RH est la difficulté de centralisation qui nécessite du temps, ainsi que des moyens financiers et humains.
Pourtant, de nombreux outils se développent pour passer au zéro papier. Mais l’heure n’est plus au suréquipement et à la multiplication d’outils numériques : une solution unique et all-in-one est nécessaire pour optimiser la distribution numérique de tous les documents RH !
Une solution à la hauteur trouvée !
Cette solution unique et all-in-one, nous l’avons mise en place avec Digiposte. Grâce à notre coffre-fort numérique, nos clients bénéficient déjà des avantages de la transmission et l’archivage des bulletins de paie dématérialisés. A ce sujet, nous cumulons un taux de satisfaction supérieur à 90 %, avec plus de 4 connexions par employé par mois. Ce sont même plus de 5.351 entreprises et 2,1 millions de salariés qui ont recours à la solution Digiposte.
L’utilisation du coffre-fort électronique est entrée dans les habitudes des salariés. Pour compléter cette solution rapide, économique et sécurisée, et pour répondre aux besoins particuliers de certains clients, nous avons lancé l’option Digiposte Extension… Et tout est dans le nom !
L’option Digiposte Extension permet d’étendre la distribution numérique à tous les documents RH, de façon ponctuelle. Vous pouvez désormais diffuser, à l’ensemble, ou à une partie des salariés, tous types de documents. Qu’ils soient personnalisés ou non, ils trouveront leur place aux côtés des bulletins de salaire… Directement dans les coffres-forts existants.
Pour l’entreprise, la mise en place de l’extension est aussi simple que son utilisation. Avec une interface pensée pour ses utilisateurs, aucun risque de complexifier les processus internes !
Quels sont les avantages de l’option Digiposte Extension ?
Pour l’employeur
Les avantages de Digiposte Extension sont nombreux pour les employeurs. En optant pour la dématérialisation des documents RH, l’entreprise renforce la centralisation des données sur le canal numérique. La distribution de tous les documents RH auprès des collaborateurs se fait en un seul et même endroit : le coffre-fort numérique !
Ce dernier a déjà fait ses preuves. D’après une étude d’OpinionWay de décembre 2018, Digiposte est le principal éditeur de coffre-fort numérique identifié par les salariés français : 40 % d’entre eux citent Digiposte comme étant le fournisseur du coffre-fort virtuel utilisé dans leur entreprise. Soyez rassurés : notre réputation s’aligne avec la qualité de notre service.
Comme expliqué précédemment, certains clients dont le cas est spécifique, auront besoin de s’adresser directement à Digiposte pour déposer des documents ponctuels dans les coffres-forts numériques existants, cela sans refaire de campagne d’adhésion. C’est la finalité de Digiposte extension.
Cette option permet au service RH de se délester de tâches chronophages lors de la distribution des documents ponctuels. Vous gagnez ainsi en productivité grâce à la gestion électronique de ces documents. Comparées aux envois papier, les économies en coût (impression, mise sous pli, affranchissement) et en temps sont réelles. La traçabilité est assurée et la distribution est garantie, ce qui évite de possibles imprévus avec les courriers postaux.
Enfin, comme le dépôt dans les coffres s’appuie sur l’adhésion existante au bulletin de paie électronique, vous n’avez pas de nouvelles campagnes d’adhésion ni de communication à déployer. Chez Digiposte, dématérialiser rime avec simplicité !
La dimension innovante, agile et écoresponsable de notre solution est un avantage supplémentaire pour renforcer votre stratégie de marque employeur.
Pour le salarié
Pour les salariés, puisque l’adhésion est déjà validée, aucune action n’est attendue pour profiter de Digiposte Extension. La réception de tous les documents RH s’effectue dans l’espace personnel au sein du coffre-fort numérique.
Dans cet espace personnel, seuls le créateur et le destinataire peuvent accéder aux contenus. Depuis le décret n°2018-418 du 1er janvier 2019, le chiffrement des données garantit une protection maximale des documents. Ce décret s’applique à l’ensemble des documents RH : au sein du coffre-fort numérique, les données personnelles sont rendues illisibles aux personnes qui n’y ont pas accès. La traçabilité et l’intégrité des documents sont également notre priorité.
La simplicité d’adoption de Digiposte Extension se poursuit lors de la réception de chaque nouveau document. Une notification est reçue pour avertir le salarié de la distribution d’une nouvelle pièce RH. Par la suite, les documents sont classés automatiquement dans le répertoire existant. Simple, rapide et efficace.
Vous êtes déjà client et vous avez besoin de passer directement par Digiposte pour déposer des documents RHs ponctuels dans les coffres-forts existants de vos salariés, sans refaire de campagnes d’adhésion. C’est possible grâce à Digiposte Extension.
Cette option vous fait dire adieu au papier… Et bonjour aux économies, ainsi qu’à la simplification des échanges ! Pour découvrir, essayer et adopter Digiposte Extension, contactez-nous ici.
