Si vous êtes en charge d’un projet de dématérialisation RH, il est fort probable que vous devrez gérer conjointement des flux de documents au format papier et en version numérique. Une approche multicanale pourrait s’avérer nécessaire.
Qu’entend-t-on par une démarche multicanale ? Comment peut-elle vous aider à prendre le virage digital avec succès au sein de votre entreprise ? Le coffre-fort numérique est-il la solution ? Nous allons le voir ensemble dans cet article, qui s’adresse avant tout aux chefs d’entreprise, aux responsables RH et aux experts-comptables.
Afin d’avoir une approche pragmatique, nous allons nous focaliser sur l’exemple emblématique du bulletin de paie dématérialisé.
Dématérialisation RH : la nécessité d’une approche multicanale
L’un des principaux enjeux de la dématérialisation est d’obtenir l’adhésion de vos collaborateurs.
Dans le cas du bulletin de paie dématérialisé, sachez que vous avez la possibilité de le remettre à vos salariés sous ce format (par opposition au bulletin papier) depuis 2009. Avec le décret n°2016-1762 de la loi El Khomri de 2016, vous n’avez plus à solliciter leur accord : l’objectif du gouvernement est de faire du bulletin de paie électronique la nouvelle norme.
Cela dit, vos salariés ont toujours la possibilité de refuser. La maturité digitale variant beaucoup d’un individu à l’autre, certains sont réticents vis-à-vis de la dématérialisation et préfèrent conserver la version papier.
Si la majorité des salariés français sont favorables à la généralisation du bulletin de paie électronique, ils sont 41 % à y être défavorables (source : étude OpinionWay de décembre 2018).
Par ailleurs, certains secteurs d’activité (peut-être le vôtre) ont une partie de leur population salariée sous contrat saisonnier ou intérimaire. Mettre en place le bulletin de paie numérique peut alors s’avérer complexe. C’est pourquoi de nombreux professionnels ou acteurs des RH et chefs d’entreprise préfèrent conserver le bulletin de salaire papier pour cette typologie de collaborateurs.
Dans tous les cas, il est fort probable que vous deviez gérer deux populations salariées en même temps au sein de votre entreprise : celle ayant un bulletin de paie dématérialisé et celle ayant conservé le bulletin de paie en version papier.
D’où la nécessité de mettre en place une démarche multicanale dans tout projet de dématérialisation RH.
Les avantages de l’approche multicanal pour l’employeur
Lorsque l’employeur choisit l’approche multicanal, il bénéficie de nombreux avantages.
Il choisit une offre globale, ce qui lui permet de centraliser l’organisation des envois dématérialisés et des envois papiers au sein d’une même solution. La gestion des bulletins de paie est ainsi facilitée et simplifiée.
C’est aussi avant tout un processus transparent. Le choix du salarié est renseigné, ce qui permet de rediriger automatiquement les bulletins de paie vers le bon format (numérique ou papier), et cela, dès le dépôt des fichiers. Les taux de transformation peuvent être aussi suivis en temps réel.
Autre atout majeur, les flux sont automatiquement tracés en temps réel. L’employeur peut dès lors en quelques clics connaître si le salarié a bien reçu son bulletin et à quel moment. Il peut aussi agir rapidement si un bulletin de paie dématérialisé n’a pas été délivré au salarié.
Comment gérer le multi-canal et prendre en compte le refus des salariés de passer au bulletin de paie dématérialisé
À ce jour, les salariés peuvent refuser la dématérialisation du bulletin de paie en amont du déploiement. Il vous faut donc mettre en place une communication dédiée et définir un système de recueil des refus (sur le même principe que les opt-outs).
C’est pourquoi il est essentiel que vous communiquiez bien en avance, au démarrage du projet de dématérialisation. Vous devez informer vos collaborateurs au minimum 30 jours avant de passer au bulletin de paie dématérialisé.
Ce délai permet à vos salariés d’exprimer leur éventuel refus et leur volonté de conserver la remise de leurs bulletins de paie sous forme papier. C’est leur droit. Notez bien que le silence vaut consentement.
Votre communication doit donc être préparée en amont du projet, afin qu’elle soit claire et rassurante. Vous devez informer vos salariés de leur droit de s’opposer (à titre individuel) à la dématérialisation.
Pour cela, n’hésitez pas à proposer une communication multicanale adaptée aux besoins et aux habitudes de votre population salariée: affiches, flyers, mails, réunions d’information, etc.
Afin d’être valable, un refus doit être clairement exprimé par le collaborateur, mais aussi horodaté et signé. C’est à vous qu’il incombe d’expliquer ces éléments à vos salariés.
Le processus de recueil des refus est la responsabilité de l’employeur.
Et si le multicanal RH vous permettait aussi de moderniser votre marketing RH ?
Une approche multicanale est un outil stratégique pour vous permettre de moderniser votre image tout en étant à l’écoute des attentes de vos salariés clients. Ces derniers restent libres des canaux d’échanges qu’ils souhaitent prioriser.
Le changement inhérent à tout projet de digitalisation ne peut s’imposer : donnez-vous les moyens de proposer le multicanal et de laisser vos salariés libres du choix du mode de distribution qu’ils préfèrent pour recevoir leur bulletin de paie.
Certains se prononceront en faveur de la dématérialisation d’emblée et souhaiteront même recevoir leur bulletin de salaire directement dans un coffre-fort numérique. D’autres voudront continuer à le recevoir en main propre ou par voie postale… jusqu’à ce qu’ils changent d’avis sous l’impulsion, la promotion faite par leurs collègues ! La promotion de votre service RH par la même occasion !
Pour pouvoir adhérer, certains salariés ont tout simplement besoin de temps et de voir concrètement les bénéfices.
Et c’est très bien ainsi, tant que vous avez prévu une démarche multicanale dans votre entreprise : à la fois numérique et papier.
Cela améliorera les relations sociales au sein de votre entreprise et facilitera les futurs projets de dématérialisation RH.
Lorsqu’il s’agit de dématérialiser le bulletin de paie, une approche multicanale s’avère nécessaire pour gérer à la fois le papier et le numérique, selon les choix de vos salariés. Elle doit être pensée comme un levier stratégique pour vous rapprocher des attentes de vos collaborateurs. Le multicanal permet aussi de préparer vos prochains projets de digitalisation RH.
Afin de vous aider dans vos démarches de dématérialisation, découvrez le coffre-fort numérique de Digiposte.
