En 2022, c’était un peu plus de 50% des français* qui recevaient leur bulletin de paie au format dématérialisé. Le bulletin de paie dématérialisé est une réalité, puisque c’est 10 points de plus qu’en 2021*. De plus, la loi est en évolution constante à ce sujet.
D’ailleurs, savez-vous ce que dit la loi et quelles sont les obligations légales en matière de digitalisation de la fiche de paie ? Dans cet article, nous vous résumons tout ce qu’il faut savoir pour mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie en bonne et due forme.
Dématérialisation des bulletins de paie : ce que dit la loi
En tant qu’employeur, responsable RH ou expert-comptable, vous faites remettre tous les mois un bulletin de paie à vos salariés ou aux salariés de vos clients. La remise de ce bulletin de paie peut être effectuée au format papier ou en version numérique. À ce jour, il n’est pas obligatoire de dématérialiser vos bulletins de paie, mais cette option reste vivement encouragée en 2024.
Cependant, la loi française évolue dans le sens de la simplification de la gestion de la paye. Comme l’indique le site gouvernement.fr : « La simplification du bulletin de paie répond à deux préoccupations claires : le rendre compréhensible à chaque salarié et faciliter la vie de l’entreprise ». La dématérialisation des documents est ainsi encouragée pour simplifier toujours plus la gestion administrative de l’entreprise.
Par ailleurs, le bulletin de paie numérique représente un avantage pour l’entreprise car il engendre une réduction du coût de gestion, des frais d’affranchissement et de papier, ainsi qu’un indéniable gain de temps et d’espace.
Pour répondre à cette nécessité, l’article 26 de la loi du 12 mai 2009 dite « de simplification et de clarification » autorise depuis cette date l’employeur à remettre au salarié un bulletin de paie numérique. Cependant, l’employeur devait obtenir préalablement l’accord du salarié.
Le décret 2016-1762 de la loi El Khomri, relatif à la dématérialisation des bulletins de paie et à leur accessibilité dans le cadre du compte personnel d’activité fait un pas de plus dans la dématérialisation du bulletin de paie. En effet, depuis 2017 ce décret permet à l’employeur de remettre au salarié une fiche de paie dématérialisée sans nécessité de requérir son accord préalable. L’employeur doit simplement informer le personnel de cette démarche 30 jours avant sa mise en place.
Le salarié conserve le droit de refuser de recevoir sa fiche de paie en ligne. Mais c’est désormais à lui d’exprimer ce refus, suite à quoi l’employeur dispose alors de 3 mois pour revenir au bulletin papier. Cette évolution facilite grandement la transition vers le numérique tout en préservant les droits des salariés.
Les obligations légales à respecter pour dématérialiser les bulletins de paie
Pour dématérialiser vos bulletins de salaire conformément à la loi, vous devez respecter certaines conditions. Il est essentiel de noter que le bulletin dématérialisé doit contenir toutes les mentions obligatoires traditionnelles : identité de l’employeur et du salarié, numéro de Sécurité sociale, convention collective applicable, salaire brut, cotisations salariales et patronales, net imposable, prélèvement à la source, etc. Nous vous avons résumé les obligations légales à garder en tête.
Informer vos salariés
Si vous prévoyez l’installation d’un logiciel de dématérialisation des bulletins de paie au sein de votre entreprise ou de votre service, vous devez prévenir vos salariés au minimum 30 jours avant le déploiement du projet. Cette information peut se faire lors de l’embauche ou avant la première émission du bulletin dématérialisé.
Vous devez également les informer (par envoi de courrier, flyers, affiches ou via l’intranet) de leur droit de s’y opposer à titre individuel. Ce refus en amont ou en aval du déploiement devra être exprimé clairement par le salarié, horodaté et signé. Il est important de noter qu’en cas de refus, vous disposez de 3 mois pour revenir à la version papier.
La bonne pratique est d’informer au préalable les délégués du personnel, même s’ils ne peuvent pas s’opposer au projet. Cette démarche s’inscrit dans une logique de dialogue social constructif.
Assurer la confidentialité du bulletin de paie
Vous devez garantir la confidentialité des informations contenues dans le bulletin de paie dématérialisé. Il ne doit en aucun cas pouvoir être accessible à tous. Cette obligation est renforcée par le RGPD, qui impose un traitement sécurisé des données personnelles des salariés.
L’intégrité de ces données doit également être assurée, ce qui signifie que les informations émises lors de l’enregistrement du bulletin ne peuvent pas être modifiées. Les salariés doivent pouvoir récupérer leurs bulletins sans manipulation complexe, dans un format électronique structuré et couramment utilisé (comme le PDF).
Pour respecter la loi en matière de confidentialité et d’intégrité, les solutions techniques existent, comme le coffre-fort numérique. Celui-ci doit être conforme aux normes de sécurité et permettre une authentification sécurisée des utilisateurs.
Attribué à chaque salarié, il peut contenir tous les documents RH qui le concernent, bulletins de paie et contrat de travail notamment. L’accès au coffre-fort numérique est strictement confidentiel et les documents qu’il contient ne peuvent être modifiés. Ce système permet également de gérer efficacement les attestations, les congés payés et autres documents administratifs.
Garantir la disponibilité des fiches de paie dématérialisées
Vos collaborateurs doivent pouvoir consulter leurs bulletins de paie pendant la durée définie par la loi:
– Soit pendant 50 ans
– Soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans.
Il est important de noter que depuis le RGPD, bien que la conservation doive être assurée pendant 50 ans, l’entreprise n’est tenue de conserver les bulletins dans ses locaux que pendant 5 ans. Au-delà, les documents doivent rester accessibles sans être nécessairement stockés directement par l’entreprise.
Quelles technologies pour la mise en place la dématérialisation du bulletin de paie dans votre entreprise ?
Maintenant que les dispositions légales relatives à la dématérialisation des bulletins de paie sont plus claires pour vous, il est temps de passer à l’action.
Il est essentiel de choisir un logiciel de paie reconnu et fiable qui permet :
– La signature électronique : Il s’agit un mécanisme qui garantit l’intégrité du bulletin de paie grâce à un processus de signature numérique de type « PKCS7 ». Cela permet aussi d’identifier son auteur.
– L’horodatage électronique : L’horodatage est là pour éviter toute modification ultérieure du bulletin de paie numérique. Il prend la forme d’un sceau électronique qui certifie la date d’émission du bulletin.
Avec la signature, il constitue le certificat d’authenticité. Conformément au Règlement eIDAS n° 910/2014 du 23 juillet 2014 et en application de l’article 1366 du Code civil, la valeur juridique d’un document électronique est assurée par le processus de signature électronique dès lors que celle-ci permet d’identifier l’origine du document et d’en assurer l’intégrité.
En cas de cessation d’activité de l’entreprise ou du prestataire gérant les bulletins dématérialisés, une procédure spécifique doit être respectée. Les salariés doivent être informés au moins trois mois avant la date de fermeture pour pouvoir récupérer l’intégralité de leurs bulletins stockés.
Les avantages de la dématérialisation sont nombreux
Pour l’employeur
- Réduction significative des coûts (suppression des frais d’impression, d’affranchissement et de stockage)
- Gain de temps considérable dans la gestion administrative
- Diminution des erreurs grâce à l’automatisation
- Contribution à la RSE par la réduction de l’empreinte écologique
- Simplification des processus de la DSN (Déclaration Sociale Nominative)
- Meilleure gestion des cotisations sociales et des charges patronales
- Facilitation du calcul des charges salariales et patronales
Pour les salariés
- Accès permanent à leurs documents via leur espace personnel sécurisé
- Conservation garantie des bulletins sans risque de perte
- Facilitation des démarches administratives (demandes de prêt, attestations…)
- Consultation possible des bulletins antérieurs et du cumul imposable
- Accès simplifié aux informations concernant leurs congés payés
- Possibilité de télécharger leurs documents à tout moment
- Meilleure lisibilité des éléments de rémunération
Points de vigilance supplémentaires :
- Vérifier que le système choisi permet une bonne gestion des cas particuliers (temps partiel, heures supplémentaires, avantages en nature)
- S’assurer que le logiciel prend en compte automatiquement les évolutions du SMIC et des conventions collectives
- Prévoir un système de sauvegarde régulier des données
- Mettre en place un processus de validation multi-niveau pour garantir l’exactitude des informations
- Former le personnel RH aux nouveaux outils
- Prévoir un accompagnement des salariés dans la transition numérique
À noter que la dématérialisation s’inscrit dans une démarche plus large de modernisation des processus RH, incluant potentiellement :
- La gestion électronique des congés
- Le coffre-fort numérique pour tous les documents RH
- La signature électronique des contrats de travail
- La dématérialisation des notes de frais
- L’archivage numérique sécurisé conforme aux normes AFNOR
Cette évolution vers la dématérialisation, bien que non obligatoire, s’impose progressivement comme une norme dans le paysage professionnel français, offrant un équilibre entre modernisation des processus et respect des droits des salariés.
* Source : « la dématérialisation des documents RH selon les collaborateurs ». Sondage en ligne sur la plateforme Toluna, 2 500 répondants salariés, 23 septembre au 6 octobre 2022.
