La dématérialisation des bulletins de paie : de l’obligation à l’action
Selon une étude OpinionWay réalisée pour Althéa en décembre 2018 (page 36 de l’étude), seulement 49 % des salariés français savent que leur fiche de paie peut leur être proposée au format électronique. Pourtant, le bulletin de paie dématérialisé est une réalité, comme en atteste l’évolution constante de la loi à son sujet.
D’ailleurs, savez-vous ce que dit la loi et quelles sont les obligations légales en matière de digitalisation de la fiche de paie ? Dans cet article, nous vous résumons tout ce qu’il faut savoir pour mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie en bonne et due forme.
Dématérialisation des bulletins de paie : ce que dit la loi
En tant qu’employeur, responsable RH ou expert-comptable, vous faites remettre tous les mois un bulletin de paie à vos salariés ou aux salariés de vos clients.
Ce bulletin de paie peut être délivré au format papier ou en version numérique. À ce jour, il n’est pas obligatoire de dématérialiser vos bulletins de paie.
Cependant, la loi française évolue dans le sens de la simplification de la gestion de la paye. Comme l’indique le site gouvernement.fr : « La simplification du bulletin de paie répond à deux préoccupations claires : le rendre compréhensible à chaque salarié et faciliter la vie de l’entreprise ».
La dématérialisation des documents est ainsi encouragée pour simplifier toujours plus la gestion administrative de l’entreprise. La volonté du législateur est de faire du bulletin de paie numérique la norme et de se substituer à sa version papier, comme c’est le cas dans de nombreux autres pays européens (95 % en Allemagne et 73 % en Grande-Bretagne en 2015, comme indiqué page 6 de cette étude).
C’est pourquoi, depuis le 12 mai 2009 déjà, vous avez la possibilité de remettre un bulletin de paie numérique, à condition d’avoir l’accord de votre salarié. Depuis le 1er janvier 2017, la législation facilite la distribution du bulletin de paie numérique en ne requérant plus l’accord préalable du salarié.
Le décret 2016-1762 de la loi El Khomri précise en effet que le salarié a le droit de refuser la proposition émise par son entreprise à tout moment et par tout moyen. Vous devez respecter le souhait du salarié. S’il reçoit un bulletin de salaire au format numérique et souhaite passer au format papier, la loi vous impose d’accéder à sa demande dans un délai maximal de 3 mois.
Les obligations légales à respecter pour dématérialiser les bulletins de paie
Pour dématérialiser vos bulletins de paie conformément à la loi, vous devez respecter certaines conditions. Nous vous avons résumé les obligations légales à garder en tête.
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Informer vos salariés
Si vous prévoyez de dématérialiser les bulletins de salaire au sein de votre entreprise ou de votre service, vous devez prévenir vos salariés au minimum 30 jours avant le déploiement du projet.
Vous devez également les informer (par envoi de courrier, flyers, affiches ou via l’intranet) de leur droit de s’y opposer à titre individuel. Ce refus en amont ou en aval du déploiement devra être exprimé clairement par le salarié, horodaté et signé. La bonne pratique est d’informer au préalable les délégués du personnel (même s’ils ne peuvent pas s’opposer au projet).
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Assurer la confidentialité du bulletin de paie
Vous devez garantir la confidentialité des informations contenues dans le bulletin de paie dématérialisé. Il ne doit en aucun cas pouvoir être accessible à tous. L’intégrité de ces données doit également être assurée.
Pour respecter la loi en matière de confidentialité et d’intégrité, les solutions techniques existent : un coffre-fort numérique, dont l’appellation est strictement encadrée par les normes, permet ainsi de sécuriser et d’empêcher la modification des informations qu’il protège (authentification sécurisée, intégrité d’un document, chiffrement…).
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Garantir la disponibilité des fiches de paie dématérialisées
Vos collaborateurs doivent pouvoir consulter leurs fiches de paie pendant la durée définie par la loi :
- soit pendant 50 ans,
- soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans.
Concrètement, quelles technologies pour la mise en place la dématérialisation du bulletin de paie dans votre entreprise ?
Maintenant que les dispositions légales relatives à la dématérialisation des bulletins de salaire sont plus claires pour vous, il est temps de passer à l’action. Afin de respecter les obligations que nous avons vues précédemment, vous devez mettre en place une solution disposant des technologies suivantes :
Une signature électronique
Il s’agit un mécanisme qui garantit l’intégrité du bulletin de paie grâce à un processus de signature numérique de type « PKCS7 ». Cela permet aussi d’identifier son auteur.
Un horodatage électronique
L’horodatage est là pour éviter toute modification ultérieure du bulletin de paie numérique. Il prend la forme d’un sceau électronique qui certifie la date d’émission du bulletin.
Avec la signature, il constitue le certificat d’authenticité. Conformément au Règlement « eIDAS » n° 910/2014 du 23 juillet 2014 et en application de l’article 1366 du Code civil, la valeur juridique d’un document électronique est assurée par le processus de signature électronique dès lors que celle-ci permet d’identifier l’origine du document et d’en assurer l’intégrité.