Digiposte Access est une solution en ligne (plateforme en mode Saas). Il s’agit d’une offre Digiposte proposée aux entreprises de toutes tailles pour gérer les flux documentaires des services RH : le dépôt et la diffusion des bulletins de paie et autres documents RH récurrents… auprès des collaborateurs.
En quelques clics, et sans développement ou raccordement informatique, les DRH, RRH, comptables, responsables des paies… peuvent envoyer les bulletins de paie et autres documents administratifs sous format original électronique chaque mois, de manière automatisée.
Digiposte Access : en quoi ça consiste ?
Rapide, simple et efficace, grâce à la technologie SaaS, Digiposte Access est une interface web sécurisée, sans lien direct avec les logiciels RH. Les documents RH sont déposés dans Digiposte Access avec une simple action de glisser-déposer.
Afin de garantir la sécurité et la confidentialité des données, Digiposte s’appuie sur des fondamentaux et valeurs sûres :
- Plus de 10 années d’expérience dans la dématérialisation et la gestion de flux documentaires via internet,
- Sécurisation des données dans le respect des normes légales (ISO, NF…) et hébergement des données en France (serveurs),
- Certification d’authenticité des données : documents juridiquement certifiés conformes et non modifiés et délivrance d’un certificat d’authenticité pour chaque document numérique original,
- Simplicité de mise en place de la solution Digiposte Access avec pour objectif la plus grande indépendance de l’entreprise : une réunion de mise en place avec les Opérations, une aide au premier dépôt documentaire
- Un service après-vente accessible et identifié avec un référent dédié en ligne (téléphone, mail).
Quels sont les gains immédiats de Digiposte Access pour les entreprises ?
Une proposition de services offerte aux salariés : le coffre-fort numérique personnel (CFN)
- Chaque salarié peut bénéficier d’un espace privé d’accès à ses données (coffre-fort numérique personnel) de 5 Go gratuits, avec la possibilité de connecter d’autres organismes tels que la Direction générale des finances publiques DGFiP, l’Assurance maladies et les mutuelles, les fournisseurs d’énergie ou opérateurs télécoms, le stockage des factures, les contrats d’assurances… Le tout est pré-paramétré. La collecte est alors automatique.
- En cas de changement d’employeur, le salarié peut conserver son coffre-fort numérique et accéder gratuitement à toutes ses données stockées via son espace personnel.
- Un espace de stockage des bulletins de paie pendant 50 ans
- Un espace sécurisé accessible et disponible à tout moment, dès lors qu’il y a une connexion internet (web et application smartphone native).
- Authenticité et conformité des documents, certifiés conformes.
- Une possibilité de connecter plusieurs organismes pour collecter automatiquement et systématiquement des documents administratifs privés (assurances, banques, impôts…).
Une solution sécurisée et indépendante 100% française
- Des données hébergées en France dans des datacenters du Groupe La Poste,
- Le respect des normes de sécurité, d’archivage de données, et garantie de l’intégrité des documents et données (valeur juridique) : ISO 144644-1 / AFNOR Z 42-020, chiffrement des coffres
Une facilité d’organisation et un gain de temps
- Préouverture des coffres-forts numériques des salariés, sur simple envoi d’un fichier sous format tableur (.csv).
- Une solution indépendante pour le dépôt des bulletins de paie sous format pdf, répartis confidentiellement dans chaque coffre-fort numérique des salariés en un seul envoi (système de spooling).
- Intégration de tout type de documents au format PDF sans paramétrage préalable, ce qui permet de dématérialiser l’intégralité des flux vers tous types de cibles : salariés, clients, usagers…
- Engagement d’un traitement des documents déposés sous 24h (et aussi la visibilité des salariés restés au bulletin de paie papier, des salariés qui n’ont pas encore ouvert son coffre-fort numérique, ou qui l’ont refusé.)
- Possibilité d’envoyer facilement un document générique à l’ensemble des salariés (notice d’information, communication de crise…)
- Historique des envois dans les coffres et des dépôts sur la plateforme
- Compatibilité de la solution Digiposte Access avec tous les SIRH ou progiciels RH intégrés du marché français (solutions de gestion de paie…)
- Rapidité et facilité d’accès : un accès aux informations RH concentré en un seul endroit.
Des atouts économiques
- Maîtrise des coûts : un investissement minimal de base avec un abonnement mensuel transparent (sur devis) : pas de coût de développement ou de maintenance du système informatique, des mises à jour et nouvelles versions évolutives et intégrées sans surcoût.
- Réduction des coûts des fournitures : impressions papier, frais d’imprimerie, d’affranchissement…
- Possibilité de gérer les flux des documents en papier et numériques via un seul accès RH sur son périmètre : bulletins de paie, contrats de travail, médecine du travail…
Des avantages technologiques
- Une solution de service en ligne régulièrement mise à jour,
- Aucun frais de développement informatique, de type création d’interface de site internet ou intranet, achat de logiciel…
- Agilité et modernité des technologies en mode SaaS.
Une image de modernité et un impact environnemental positif
- Une image de marque employeur moderne et agile : utilisation de nouvelles technologies (SaaS) simple d’utilisation, réception et envoi plus rapide et sécurisé des bulletins de paie, documentation d’entreprise…
- Pas d’hébergement ni de maintenance des serveurs informatiques dans les locaux de l’entreprise (économie d’énergie, gain de place, diminution de l’impact carbone…).
Plus qu’une solution RH en ligne, Digiposte Access propose un service de dématérialisation des documents RH. Vous êtes accompagné(e) par des experts, depuis la qualification du besoin jusqu’à la communication auprès des salariés, pour vous aider, en tant que professionnel(le) des ressources humaines ou de la paie, à simplifier la gestion de leurs flux documentaires.
Gains de temps, rapidité d’accès à l’information et sa diffusion, simplicité d’utilisation sont parmi les atouts majeurs de Digiposte Access pour les TPE / PME / PMI / ETI de tous les secteurs.
