Si l’archivage papier et l’archivage électronique se distinguent principalement par le support choisi pour le stockage de documents importants, d’autres différences majeures peuvent être notées entre ces deux pratiques. Bien souvent complémentaires, il n’est pas rare que les entreprises aient recours aux deux formats en fonction de leurs besoins.
Dans cet article, nous vous présentons les différences qui existent entre l’archivage papier et l’archivage numérique.
Accessibilité des documents
Au sein d’une entreprise, les documents à archiver sont particulièrement nombreux. Que vous optiez pour une solution de stockage physique ou électronique, vous devrez prévoir suffisamment d’espace pour répondre aux besoins et aux durées de conservation imposés par le cadre juridique français.
Effectivement, les deux solutions d’archivage répondent aux mêmes règles en ce qui concerne la durée de validité des documents administratifs et l’obligation que vous avez de les garder à disposition des organismes et autres institutions. Ainsi, vous pouvez rapidement vous retrouver avec des dossiers conséquents, qui demandent beaucoup de place dans vos locaux ou de mémoire sur vos appareils électroniques.
En revanche, ce qui distingue ces deux pratiques, c’est l’accessibilité. Grâce à la dématérialisation des documents, ces derniers sont disponibles instantanément, dès lors que votre archivage est effectué correctement. Cela signifie que pour faciliter la recherche des informations dont vous avez besoin, vous devez prendre le soin de classer vos archives selon une certaine logique.
Les documents papier, quant à eux, demandent davantage de démarches avant d’être accessibles. Selon l’ancienneté du document, une demande auprès du service concerné peut être requise. De même, un temps de recherche peut être nécessaire avant de pouvoir le présenter au demandeur.
Traçabilité et protection des documents
Un autre point important est à souligner quand il s’agit de faire la différence entre l’archivage papier et l’archivage électronique. Nous parlons ici de la traçabilité et de la protection des documents.
En effet, dans les entreprises, la traçabilité des informations que contiennent les documents est aussi importante que leur conservation. C’est notamment le cas lorsque les papiers servent de justificatifs ou de preuves juridiques pour des démarches administratives ou des affaires avec des enjeux bien plus grands encore. Dans ces cas-là, pouvoir prouver qu’un document n’a pas été modifié peut représenter un avantage non négligeable.
La traçabilité d’un document numérique permet d’identifier son auteur et son origine, comme cela serait le cas avec une signature ou une date manuscrite. Elle a également pour objectif de prouver l’intégrité des informations transmises.
Contrairement à l’archivage physique, l’archivage électronique bénéficie de nombreux outils permettant cette protection des documents conservés :
- horodatage ;
- accusé de réception ;
- mise à jour automatique des modifications apportées ;
- historique des consultations.
Contraintes légales
Si l’archivage des documents électroniques reprend les bases de l’archivage physique, notamment en matière d’authenticité des documents et de délais de conservation, les deux pratiques peuvent être différenciées du point de vue des contraintes légales.
L’archivage électronique est particulièrement encadré. Effectivement, vous devez vous soumettre à diverses normes pour garantir l’intégrité et la pérennité des données stockées. Ainsi, les normes suivantes doivent être respectées :
- Norme ISO 11506 : elle aborde les méthodes d’archivage et de preuve de données ;
- Norme ISO 15489 : elle évoque le programme de « records management ».
En respectant ces normes lors de l’archivage, vous vous assurez de la valeur probatoire de vos documents numériques lorsqu’ils sont fournis comme pièces justificatives.
Les archives papier, quant à elles, sont soumises à moins de normes, bien qu’elles doivent tout de même respecter quelques règles :
- des délais de conservation en fonction de la nature du document ;
- une méthode de classement et d’indexation claire ;
- une veille réglementaire ;
- un choix de stockage bien réfléchi, prenant en compte la température, le degré d’humidité et la protection incendie.
Pourquoi est-il important de ne pas opposer archivage papier et archivage électronique ?
Suite au développement de l’archivage électronique, l’archivage papier a diminué au sein des entreprises. Pourtant, les deux solutions de gestion des documents peuvent avoir des avantages qu’il ne faut pas négliger. Il s’agit, en réalité, de pratiques complémentaires.
L’archivage électronique est plébiscité en raison de la sécurité qu’il apporte aux documents. Cela est le cas du point de vue de la conservation, puisque les papiers ne sont plus soumis aux risques de sinistres (incendie, inondation, vol). De même, une norme impose la double dépose instantanée de l’archive. Cela permet d’y avoir tout de même accès en cas de panne d’un data center.
L’archivage papier, quant à lui, apporte une autre dimension aux documents. Conserver certains justificatifs au format physique peut représenter un élément important de la constitution du patrimoine et de l’historique de l’entreprise.
De ce fait, les deux solutions doivent pouvoir se compléter et être désignées au cas par cas.
Le recours à un archivage électronique est une démarche qui tend à simplifier et à sécuriser la conservation des documents d’une entreprise. Si celui-ci est couplé à un coffre-fort numérique salarié, comme celui de Digiposte, la diffusion et la conservation des documents côté employeur et côté collaborateur est facilitée et sécurisée. L’archivage sur support papier de son côté, peut être perçu comme une contribution à l’histoire de votre entreprise.
