La team Digiposte | 17/04/2020

Dématérialisation RH : comment faire adhérer vos collaborateurs ?

RH

Vous avez décidé de mettre en place un projet de matérialisation RH ? C’est une excellente idée ! De la dématérialisation du bulletin de paie au stockage électronique des documents RH, les outils de dématérialisation sont nombreux et facilitent la gestion  administrative des entreprises. Mais, comme dans toute innovation sociale, attention à ne pas brûler les étapes. Car il va vous falloir faire face à un défi de taille : convaincre vos salariés des bénéfices qu’ils vont retirer de ces outils digitalisés.

Vous souhaitez savoir comment faire adhérer vos collaborateurs à la dématérialisation RH ? Les réponses sont dans cet article.

 

Faire adhérer vos collaborateurs : un enjeu crucial

 

Pour faire adhérer les salariés, il s’agira avant tout de donner au projet de dématérialisation du bulletin de paie la légitimité d’un projet d’entreprise et de réunir les conditions de sa réussite (application des principes de la conduite de projet, mobilisation des ressources notamment humaines et financières pour le mener à bien…).

Le rôle de l’équipe d’accompagnement sera, non seulement de définir et de porter les enjeux propres au bulletin de paie numérique auprès des différentes instances projet pour s’assurer du respect de la feuille de route, mais aussi de garantir la valorisation du projet auprès des instances de direction.

Pour accompagner au mieux le changement inhérent à ce type de projet, la communication interne est votre meilleur atout.

Assurez-vous de communiquer en rappelant le sens du projet de dématérialisation que vous allez conduire :

  • Pourquoi avez-vous décidé de le mettre en place ?
  • Comment cela va-t-il se passer concrètement ?
  • En quoi va-t-il être bénéfique à vos salariés et à l’ensemble de l’organisation ?
  • Tenez compte de la maturité numérique de votre population

La dématérialisation des bulletins de paie sera-t-elle une des premières manifestations de la relation digitale au salarié ? Nous vous recommandons de dédramatiser en donnant des exemples d’usages au quotidien (par exemple, présenter son bulletin de paie numérique lors d’un rendez-vous avec un conseiller bancaire) et en présentant l’offre de l’entreprise comme un nouveau service dont le salarié a un usage personnel, sans lien avec l’entreprise.

Adaptez votre plan de communication tant sur le fond que sur la forme aux usages et routines de l’entreprise afin de ne pas stigmatiser le projet, mais au contraire afin de le présenter comme une offre « normale » portée par l’entreprise.

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  • Envisagez une communication crosscanale

L’enjeu de la communication autour du bulletin de paie numérique est de s’assurer que le collaborateur en est bien destinataire. Il s’agit de trouver les bons canaux de diffusion de ces réponses. Pour être convaincus, les collaborateurs doivent avoir accès à ces arguments et les entendre.

Les canaux de communication peuvent être multiples : organisation de séances plénières d’information, mise en place d’une hotline, ajout d’une annexe papier au BP… mais l'utilisation de tel ou tel canal pour tel ou tel message doit être raisonnée et planifiée.

  • Faites parler les pairs

Convaincre les salariés en jouant sur la mutualisation et les échanges entre les salariés. Sitôt le déploiement effectué, on procédera à des interviews témoignages à utiliser sur les supports de communication de relance.

Ne pas sous-estimer le buzz entre salariés (good ou bad buzz). Les salariés parleront entre eux à un moment ou un autre, lors du lancement ou bien plus tard. Et certains volontairement attendront plusieurs mois pour franchir le pas, après s’être fait une idée du service à l’aune de ce qu’en diront les collègues.

Mettre en avant les arguments favorables à la dématérialisation RH

 

La meilleure façon de faire adhérer vos collaborateurs à la digitalisation RH est d’identifier les bons leviers de communication.

Il est judicieux de souligner la mise à disposition par l’entreprise d’outils numériques utiles personnellement et en phase avec les usages notamment mobiles.

Il s’agit aussi de mettre en avant la volonté de l’entreprise d’accompagner la transformation numérique en ne laissant aucun salarié de côté. Il en va de la responsabilité sociale de l’entreprise vis-à-vis de l’accompagnement à l’acculturation numérique de sa population.

Cela peut se faire sous réserve que le fournisseur de coffre soit lui-même engagé sur des critères de responsabilité environnementale (comme l’est le groupe La Poste) et réponde de ses actions (vérifiez ses engagements en matière de compensation carbone par exemple).

 

Des freins à lever et des collaborateurs à rassurer

 

Tout être humain a tendance à être effrayé par l’inconnu et la nouveauté. Le poids des routines et des habitudes est considérable. Face à un changement important, comme l’est la dématérialisation RH, il va falloir construire des désapprentissages pour permettre l’acceptabilité de l’offre que vous allez émettre.

À vous de dire qu’il est possible et qu’il peut être bénéfique de procéder autrement. Levez ensuite les craintes relatives à cette nouvelle offre.

Selon l’étude OpinionWay pour Althéa (page 27), les salariés sont 19 % à percevoir la dématérialisation RH comme négative pour eux personnellement.

Prenez les devants et levez de vous-même les principaux freins. Pour cela, focalisez-vous en priorité sur les inconvénients mis en avant par les salariés réfractaires à la dématérialisation RH.

  • Le premier frein évoqué par les collaborateurs est le risque lié à la sécurité et à la confidentialité des données (cité par 36 % des salariés français, page 31 de l’étude).

    C’est donc votre rôle de les rassurer et de leur donner des garanties sur ce sujet !

    Vous pouvez notamment leur démontrer qu’un coffre-fort numérique est bien plus sécurisé et confidentiel que des documents en papier accessibles à tous. L’intégrité de leurs dossiers RH est notamment assurée par des protocoles de sécurisation (certificat d’authenticité, dépôt ultra-sécurisé) fiables à 100 %.

     
  • Autre inconvénient majeur : le risque de perte d’information (cité également par 36 % d’entre eux).

    Rappelez-leur que 26 % des salariés estiment avoir déjà égaré au moins une fois un bulletin de paie au format papier.

    Avec la dématérialisation, c’est tout le contraire : les documents RH sont stockés en un seul et unique endroit. Vous pouvez aller y récupérer vos dossiers quand vous le souhaitez, sans risquer de les perdre.

Obtenir l’adhésion de vos collaborateurs sur un projet de dématérialisation RH n’est pas toujours facile. Il est important que vous puissiez identifier leurs appréhensions afin de pouvoir y répondre au mieux. Une conduite du changement adaptée s’avère bien souvent décisive.

Sachez que vous pouvez également vous faire accompagner par le prestataire en charge de la solution de dématérialisation RH. Chez Digiposte, nous proposons une prestation dédiée d’accompagnement (Digicoach) afin de maximiser l’adhésion de vos salariés au projet. Pour en savoir davantage, contactez-nous.