Dématérialisation RH : Comment dématérialiser le recrutement et l’onboarding ?

23 décembre 2024

Selon une étude¹ réalisée par Ipsos et Workelo sur un panel de 800 salariés, l’importance de l’onboarding est indéniable pour assurer l’engagement et la satisfaction des nouvelles recrues. En effet, 97 % d’entre eux considèrent qu’une bonne intégration est indispensable. Cependant, malgré cette attente, 1 employé sur 2 a déjà vécu une mauvaise expérience d’intégration. Les conséquences de ces débuts maladroits ne sont pas à négliger : 1 salarié sur 3 a déjà quitté un poste de son plein gré avant la fin de sa période d’essai.

Les jeunes talents, notamment, expriment des attentes spécifiques vis-à-vis du processus d’onboarding. 74 % des 18-24 ans aimeraient bénéficier d’un accompagnement numérique, en complément des rencontres en présentiel, pour vivre une intégration plus moderne et interactive. Face à ces attentes croissantes, la digitalisation du recrutement et de l’onboarding s’impose comme une solution pour optimiser l’accueil des nouveaux arrivants et renforcer leur engagement dès le premier jour : explications.

Pourquoi dématérialiser le recrutement et l’onboarding ?

Le recrutement en ligne et l’onboarding digital développent une agilité accrue des processus RH. Cela accélère les démarches administratives en diminuant la charge liée à la gestion des fichiers papier, ce qui octroie aux équipes RH plus de temps pour se concentrer davantage sur des tâches à forte valeur ajoutée comme le suivi des talents et la rétention.

À noter

Au-delà de la productivité, un processus dématérialisé est perçu positivement par les nouvelles recrues, parce qu’il entraîne une intégration facile et rapide.

Quels sont les avantages de la dématérialisation RH pour le recrutement ?

Trois atouts majeurs se profilent dans la digitalisation du recrutement :

Le gain de temps et de productivité : la collecte d’informations, la signature des contrats, et le partage des documents RH sont simplifiés.
La garantie de la sécurité et de la conformité : avec des fichiers numérisés qui bénéficient d’une traçabilité renforcée, ce qui est fondamental pour les données confidentielles.
Amélioration de l’expérience candidat : la dématérialisation rend le processus de candidature plus fluide et accessible pour les candidats, qui peuvent postuler à tout moment et depuis n’importe où.

Avec des solutions comme Digiposte Extension, les pièces administratives sont centralisées et sécurisées, ce qui délivre ainsi une fluidité et une accessibilité précieuse pour les nouvelles recrues et l’équipe RH.

Bon à savoir

La signature électronique est juridiquement reconnue (Code civil art. 1366-1367), avec trois niveaux eIDAS (simple, avancée, qualifiée). L’ANSSI recommande d’aligner le niveau de signature au risque juridique : pour un contrat, viser a minima l’avancée, voire qualifiée selon la politique interne.

Digitaliser l’onboarding pour une intégration réussie

L’onboarding digital consiste à utiliser des outils numériques pour accueillir et intégrer les nouvelles recrues.

Les étapes d’un onboarding dématérialisé

Des études montrent que les premiers jours dans une entreprise sont déterminants pour le sentiment d’appartenance et la motivation des recrues. Pour cela, vous devez actionner les bons leviers.

Pré-boarding : dès la signature du contrat, l’envoi des documents administratifs (contrat de travail, charte de confidentialité, etc.) est effectué via un coffre-fort numérique.
Onboarding : lors de l’arrivée en entreprise, les RH diffusent le livret d’accueil, les consignes de sécurité, et les informations internes directement dans un espace numérique dédié.

Quelle est la durée idéale d’un onboarding en France ? 

En France, les données 2024–2025 confirment qu’un onboarding structuré réduit les départs précoces et accélère la montée en compétences. 

L’étude Ipsos × Workelo montre qu’1 salarié sur 3 a déjà quitté un poste à cause d’une intégration insatisfaisante, quand Parlons RH estime que la prise de poste (6–8 mois sans cadre) peut être divisée par deux avec un programme solide. 

Côté durée, le livre blanc Robert Walters France indique qu’une majorité d’entreprises cible des parcours entre 3 et 6 mois, selon les profils et les postes.

Le rôle du pré-boarding dans l’onboarding digital

Le pré-boarding commence dès la signature du contrat, il permet de préparer le collaborateur à son arrivée. Par l’envoi des informations nécessaires (comme le manuel d’accueil ou les consignes de sécurité), il gagne en sérénité et en efficacité dès son premier jour. Ce processus numérisé diminue également les risques d’oubli ou de retard dans la gestion des formalités d’intégration.

Quels sont les outils indispensables pour dématérialiser le recrutement et l’onboarding ?

Pour maximiser les bénéfices de la dématérialisation, combinez différents outils en fonction des besoins de votre organisation.

ATS : piloter le flux candidats de bout en bout

L’ATS (Applicant Tracking System) centralise les candidatures, fluidifie le tri (mots-clés, formulaires, évaluations), coordonne les entretiens et trace chaque étape jusqu’à l’offre. Relié à vos jobboards et à votre SIRH, il fournit une base de données exploitable pour mesurer délais, taux de conversion et qualité de canal. Il constitue la colonne vertébrale opérationnelle du recrutement digital.

SIRH : le dossier salarié comme pivot d’intégration

Le SIRH unifie les données RH (identité, contrats, autorisations, éléments administratifs) et orchestre les workflows d’intégration : habilitations, matériels, accès applicatifs, parcours d’accueil. 

Son rôle est double : réduire la ressaisie et garantir l’intégrité des informations partagées avec paie, contrôle interne et managers. Un SIRH bien intégré accélère l’onboarding et fiabilise les KPI RH.

Signature électronique : sécurité juridique et vitesse d’exécution

La signature électronique a une valeur probante en droit français (C. civ. art. 1366-1367) ; le cadre eIDAS distingue trois niveaux : simple, avancée et qualifiée. 

En pratique, on aligne le niveau sur le risque : pour un contrat de travail ou un avenant, visez a minima l’avancée, voire la qualifiée selon la politique interne (vérification d’identité, certificat, dispositif sécurisé). L’ANSSI recommande une sélection au cas par cas, fondée sur l’analyse des risques. 

Coffre-fort numérique (CCFN) : preuve de remise et traçabilité

Le composant coffre-fort numérique (CCFN) favorise l’intégrité, la traçabilité et le scellement des documents remis aux candidats et aux nouveaux collaborateurs (contrats, chartes, livrets). 

SAE : conserver avec valeur probante dans la durée

À la différence du CCFN, le Système d’Archivage Électronique (SAE) vise la conservation probante sur le long terme (intégrité, horodatage, chaîne de journaux). 

Le référentiel NF Z42-013 (et son pendant international ISO 14641) définit exigences organisationnelles, fonctionnelles et de sécurité pour démontrer l’intégrité pendant toute la durée légale. CCFN et SAE sont complémentaires : remise et scellement côté CCFN, et conservation probante côté SAE.

Portail collaborateur : un self-service qui accélère l’adoption

Le portail RH donne aux candidats et aux nouveaux collaborateurs un accès unifié à leurs documents, demandes, check-lists et parcours. Il en résulte moins d’allers-retours, plus d’autonomie, une expérience continue du pré-boarding à J+90. 

Couplé au SIRH et au coffre-fort, il réduit les délais de traitement et augmente l’usage du self-service (preuves de dépôt, mises à jour, attestations).

LMS et chatbot RH : former, informer, désengorger

Un LMS permet de scénariser l’e-learning d’arrivée (sécurité, outils, produits) et de suivre la complétion. Un chatbot RH traite les questions fréquentes (accès, congés, notes de frais), désature les équipes et offre des réponses 24/7. Ensemble, ils accélèrent la montée en compétences tout en améliorant la satisfaction sur les premières semaines d’onboarding.

Le rôle de la signature électronique dans le recrutement en ligne

La signature électronique est un complément essentiel à tout processus de dématérialisation RH. Elle permet de signer des contrats, des avenants ou des documents d’intégration sans nécessiter de présence physique.

Choisissez un niveau adapté (simple, avancée ou qualifiée) selon le document et votre politique de risque (vérification d’identité, certificat qualifié, dispositif de signature).

Cette option améliore indéniablement le confort des employés et diminue le délai de traitement des fichiers. De plus, la signature électronique est juridiquement reconnue et garantit l’authenticité des documents, ce qui apporte une sécurité supplémentaire.

Comment bien débuter la dématérialisation de l’onboarding ?

Avant de lancer un processus d’onboarding digitalisé, voici quelques étapes à suivre :

Audit des besoins : identifiez les points faibles de votre processus d’onboarding actuel pour prioriser les améliorations.
Choix des outils : vérifiez que les solutions choisies s’intègrent facilement dans votre environnement de travail existant.
Formation des équipes : sensibilisez et formez vos collaborateurs aux nouveaux outils pour promettre une adoption fluide.
Suivi et ajustement : recueillez les retours des nouvelles recrues pour adapter le processus d’onboarding en continu.

Digiposte Extension pour simplifier la distribution des documents RH

Avec Digiposte Extension, le service RH centralise tous les documents non pris en charge par les solutions classiques de dématérialisation. Cette fonctionnalité favorise l’envoi de chaque fichier comme les avenants de contrat ou les attestations, directement dans le coffre-fort numérique de chaque collaborateur. Grâce à cet outil numérique vous pilotez la gestion administrative de l’onboarding avec brio :

Vous réunissez toutes les pièces dans un espace unique et sécurisé ;
Vous optimisez les coûts, car en éliminant les envois papier, vous réalisez des économies sur les frais de distribution.

Les témoignages des utilisateurs Digiposte

L’efficacité de Digiposte est validée par de nombreux clients satisfaits. Nathalie Dandel, Responsable Ressources Humaines du groupe Menix, témoigne :

« L’utilisation de Digiposte pour la remise de documents légaux nécessitant une preuve de remise est très pratique et nous fait gagner un temps considérable. Plus besoin de courir après les collaborateurs pour obtenir leur signature !”

Avec plus de 15 000 entreprises qui l’utilisent pour sécuriser et certifier leurs fichiers, Digiposte est devenu un acteur clé de la transformation numérique RH.

La dématérialisation du recrutement et de l’onboarding accélère les parcours, sécurise la conformité et élève l’expérience candidat ou collaborateur. En combinant ATS, SIRH, signature eIDAS, coffre-fort numérique et SAE, vous créez une chaîne documentaire fiable et traçable. Avec une méthode claire (audit, puis  outillage, conduite du changement et  KPI), vous maximisez l’adoption et la rétention des talents, là où se joue la différence.

Avec des solutions comme Digiposte Extension, les DRH centralisent et sécurisent tous les documents. Ils gagnent ainsi en efficacité et en conformité. À votre tour, découvrez toutes les fonctionnalités Digiposte adaptées à vos besoins RH.

Questions fréquentes sur la dématérialisation du recrutement et de l’onboarding

Qu’est-ce que le pré-boarding et pourquoi c’est clé ?

La phase avant le Jour J : elle réduit l’anxiété, anticipe l’administratif, augmente la rétention et accélère la productivité. En effet, les jeunes recrues attendent une expérience hybride (humaine et digitale). 

La signature électronique d’un contrat de travail est-elle légale ?

Oui. En France, la signature électronique a valeur légale (Code civil), avec trois niveaux eIDAS. Pour les contrats, privilégiez la signature avancée ou qualifiée, selon votre politique de risque. 

Quels documents RH peut-on mettre et conserver en numérique ?

Contrats, avenants, chartes, livrets, attestations, bulletins de paie… Le décret 2016-1762 encadre spécifiquement la remise électronique du bulletin (droit d’opposition, accessibilité, durée). 

Quelles obligations RGPD pour l’onboarding digital ?

Vous devez tenir un registre des traitements (art. 30), encadrer la sous-traitance (DPA), minimiser les données, documenter vos mesures de sécurité, et réaliser une AIPD si nécessaire.

Sources