Selon une étude1 réalisée par Ipsos et Workelo sur un panel de 800 salariés, l’importance de l’onboarding est indéniable pour assurer l’engagement et la satisfaction des nouvelles recrues. En effet, 97 % d’entre eux considèrent qu’une bonne intégration est indispensable. Cependant, malgré cette attente, 1 employé sur 2 a déjà vécu une mauvaise expérience d’intégration. Les conséquences de ces débuts maladroits ne sont pas à négliger : 1 salarié sur 3 a déjà quitté un poste de son plein gré avant la fin de sa période d’essai.
Les jeunes talents, notamment, expriment des attentes spécifiques vis-à-vis du processus d’onboarding. 74 % des 18-24 ans aimeraient bénéficier d’un accompagnement numérique, en complément des rencontres en présentiel, pour vivre une intégration plus moderne et interactive. Face à ces attentes croissantes, la digitalisation du recrutement et de l’onboarding s’impose comme une solution pour optimiser l’accueil des nouveaux arrivants et renforcer leur engagement dès le premier jour : explications.
Pourquoi dématérialiser le recrutement et l’onboarding ?
Le recrutement en ligne et l’onboarding digital développent une agilité accrue des processus RH. Cela accélère les démarches administratives en diminuant la charge liée à la gestion des fichiers papier, ce qui octroie aux équipes RH plus de temps pour se concentrer davantage sur des tâches à forte valeur ajoutée comme le suivi des talents et la rétention.
À noter
Au-delà de la productivité, un processus dématérialisé est perçu positivement par les nouvelles recrues, parce qu’il entraîne une intégration facile et rapide.
Quels sont les avantages de la dématérialisation RH pour le recrutement ?
Trois atouts majeurs se profilent dans la digitalisation du recrutement :
- Le gain de temps et de productivité : la collecte d’informations, la signature des contrats, et le partage des documents RH sont simplifiés.
- La garantie de la sécurité et de la conformité : avec des fichiers numérisés qui bénéficient d’une traçabilité renforcée, ce qui est fondamental pour les données confidentielles.
- Amélioration de l’expérience candidat : la dématérialisation rend le processus de candidature plus fluide et accessible pour les candidats, qui peuvent postuler à tout moment et depuis n’importe où.
Avec des solutions comme Digiposte Extension, les pièces administratives sont centralisées et sécurisées, ce qui délivre ainsi une fluidité et une accessibilité précieuse pour les nouvelles recrues et l’équipe RH.
Digitaliser l’onboarding pour une intégration réussie
L’onboarding digital consiste à utiliser des outils numériques pour accueillir et intégrer les nouvelles recrues.
Les étapes d’un onboarding dématérialisé
Des études montrent que les premiers jours dans une entreprise sont déterminants pour le sentiment d’appartenance et la motivation des recrues. Pour cela, vous devez actionner les bons leviers.
- Pré-boarding : dès la signature du contrat, l’envoi des documents administratifs (contrat de travail, charte de confidentialité, etc.) est effectué via un coffre-fort numérique.
- Onboarding : lors de l’arrivée en entreprise, les RH diffusent le livret d’accueil, les consignes de sécurité, et les informations internes directement dans un espace numérique dédié.
Une enquête menée en 2022 par Brandon Hall Group2 montre qu’un onboarding bien conçu augmente de 82 % les chances de rétention des nouveaux collaborateurs sur le long terme.
Le rôle du pré-boarding dans l’onboarding digital
Le pré-boarding commence dès la signature du contrat, il permet de préparer le collaborateur à son arrivée. Par l’envoi des informations nécessaires (comme le manuel d’accueil ou les consignes de sécurité), il gagne en sérénité et en efficacité dès son premier jour. Ce processus numérisé diminue également les risques d’oubli ou de retard dans la gestion des formalités d’intégration.
Quels sont les outils indispensables pour dématérialiser le recrutement et l’onboarding ?
Pour maximiser les bénéfices de la dématérialisation, combinez différents outils en fonction des besoins de votre organisation.
- SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) : il centralise les informations et permet de suivre chaque étape du recrutement à l’offboarding.
- Outils collaboratifs : des plateformes comme Slack, Trello ou Google Drive facilitent les échanges entre les équipes et les nouvelles recrues.
- Solutions de gestion documentaire : un coffre-fort numérique comme Digiposte garantit l’accès sécurisé aux pièces et la conformité réglementaire.
Bon à savoir
L’utilisation d’un SIRH combiné à un coffre-fort numérique comme Digiposte optimise la fluidité et la sécurité de l’ensemble du processus RH.
En intégrant un coffre-fort numérique, vous assurez la confidentialité des données et leur traçabilité dans le respect des réglementations en vigueur, telles que le RGPD.
Le rôle de la signature électronique dans le recrutement en ligne
La signature électronique est un complément essentiel à tout processus de dématérialisation RH. Elle permet de signer des contrats, des avenants ou des documents d’intégration sans nécessiter de présence physique.
Cette option améliore indéniablement le confort des employés et diminue le délai de traitement des fichiers. De plus, la signature électronique est juridiquement reconnue et garantit l’authenticité des documents, ce qui apporte une sécurité supplémentaire.
Comment bien débuter la dématérialisation de l’onboarding ?
Avant de lancer un processus d’onboarding digitalisé, voici quelques étapes à suivre :
- Audit des besoins : identifiez les points faibles de votre processus d’onboarding actuel pour prioriser les améliorations.
- Choix des outils : vérifiez que les solutions choisies s’intègrent facilement dans votre environnement de travail existant.
- Formation des équipes : sensibilisez et formez vos collaborateurs aux nouveaux outils pour promettre une adoption fluide.
- Suivi et ajustement : recueillez les retours des nouvelles recrues pour adapter le processus d’onboarding en continu.
Digiposte Extension pour simplifier la distribution des documents RH
Avec Digiposte Extension, le service RH centralise tous les documents non pris en charge par les solutions classiques de dématérialisation. Cette fonctionnalité favorise l’envoi de chaque fichier comme les avenants de contrat ou les attestations, directement dans le coffre-fort numérique de chaque collaborateur. Grâce à cet outil numérique vous pilotez la gestion administrative de l’onboarding avec brio :
- Vous réunissez toutes les pièces dans un espace unique et sécurisé ;
- Vous optimisez les coûts, car en éliminant les envois papier, vous réalisez des économies sur les frais de distribution.
Les témoignages des utilisateurs Digiposte
L’efficacité de Digiposte est validée par de nombreux clients satisfaits. Nathalie Dandel, Responsable Ressources Humaines du groupe Menix, témoigne :
« L’utilisation de Digiposte pour la remise de documents légaux nécessitant une preuve de remise est très pratique et nous fait gagner un temps considérable. Plus besoin de courir après les collaborateurs pour obtenir leur signature !”
Avec plus de 15 000 entreprises qui l’utilisent pour sécuriser et certifier leurs fichiers, Digiposte est devenu un acteur clé de la transformation numérique RH.
La dématérialisation du recrutement et de l’onboarding optimise l’accueil des nouvelles recrues et simplifie la gestion documentaire. Avec des solutions comme Digiposte Extension, les DRH centralisent et sécurisent tous les documents. Ils gagnent ainsi en efficacité et en conformité. À votre tour, découvrez toutes les fonctionnalités Digiposte adaptées à vos besoins RH.
Sources
