SIRH, coffre-fort numérique, processus RH digitalisés…, la dématérialisation RH est partout en entreprise ! Ce phénomène, qui date de plusieurs années déjà en France, s’est considérablement accéléré depuis la crise covid-19 et la généralisation du télétravail. La dématérialisation des processus RH a un impact décisif sur l’expérience collaborateur au quotidien.
Cet article vous propose de découvrir en quoi la dématérialisation RH est un formidable outil au profit de l’expérience collaborateur (ou expérience salarié).
Rappel : qu’est-ce que la dématérialisation RH ?
La dématérialisation RH désigne l’utilisation d’outils numériques pour simplifier les processus relatifs aux services des Ressources humaines. En entreprise, ces processus RH portent par exemple sur la remise du bulletin de paie ou la gestion des congés.
Concrètement, la dématérialisation de la gestion RH vise à remplacer les documents sous format papier par des documents électroniques. Ces derniers peuvent ainsi être traités, diffusés et stockés informatiquement.
Les enjeux de la dématérialisation RH sont nombreux, tant du point de vue légal (respect des lois et des normes allant dans le sens de la digitalisation) que sécuritaire (protection des données personnelles, RGPD, cryptage des données, etc.). La dématérialisation de la gestion RH représente également un enjeu de compétitivité, au risque sinon d’avoir un train de retard sur la concurrence.
En outre, les salariés sont de plus en plus sensibles aux arguments issus de la digitalisation des processus et documents des Ressources humaines (praticité, rapidité, développement durable, etc.). Si bien que la dématérialisation RH joue désormais un rôle fondamental sur l’expérience collaborateur. Justement, parlons-en.
Expérience collaborateur : de quoi parle-t-on ?
L’expérience collaborateur désigne le temps passé par un salarié au sein de son entreprise. Toutefois, dans les faits, c’est bien plus que cela. Cette notion est devenue essentielle aujourd’hui, car elle prend en compte la perception de ce temps passé du point de vue des salariés.
Plus cette perception est positive, plus le salarié vit une expérience collaborateur agréable et aura envie de s’investir pour son entreprise. C’est pourquoi l’expérience collaborateur prend en compte la qualité de vie au travail, l’épanouissement professionnel et la gestion des attentes salariales.
De son arrivée dans l’entreprise jusqu’à son départ en passant par son quotidien professionnel, l’expérience du collaborateur représente la somme des ressentis du salarié en entreprise. Si cette expérience est positive, le collaborateur aura envie de rester dans son entreprise, tout en travaillant à son plein potentiel.
L’expérience salarié comporte plusieurs enjeux, dont voici les principaux :
- augmenter la qualité de vie au travail ;
- améliorer l’engagement des collaborateurs ;
- accroître la productivité globale de l’entreprise.
Les bénéfices de la dématérialisation RH sur l’expérience collaborateur
La dématérialisation RH a de nombreux avantages pour les services Ressources humaines, mais également pour les salariés qui en bénéficient, car l’expérience collaborateur qui en découle n’en est que meilleure !
Voici une liste des principaux avantages de dématérialiser les processus et documents RH sur l’expérience salarié :
- Un accès en ligne aux documents RH (bulletins de paie, contrat de travail, avenants, etc.), à tout moment et de n’importe où, même hors des locaux de l’entreprise.
- Une sécurité accrue pour ces documents (y compris pour leurs originaux), sans risque de perte, de détérioration et de vol du côté de l’employé.
- Une parfaite traçabilité des documents et des échanges, grâce aux procédés numériques (horodatage, signature électronique, etc.).
- Une délivrabilité assurée en temps et en heure, même en cas de pandémie et de télétravail (grâce à l’automatisation).
- Une participation à la transition écologique à son niveau, via la diminution des volumes de documents sous format papier et des cartouches d’encre utilisées.
- Une meilleure disponibilité des équipes RH, libérées des tâches chronophages et répétitives (comme l’impression, la mise sous pli et l’envoi des fiches de paie, par exemple).
Avoir une expérience collaborateur digitalisée a des effets positifs sur toute l’entreprise
Les bénéfices de la dématérialisation RH ne se limitent pas à l’expérience salariés, car si cette dernière est agréable (en grande partie grâce à la digitalisation, comme nous venons de le voir), les conséquences seront positives pour l’ensemble du personnel.
Autrement dit, une expérience collaborateur digitalisée a un effet « boule de neige » sur l’entreprise tout entière, car elle facilite alors :
- l’attraction des talents, grâce à une marque employeur moderne ;
- la fidélisation des salariés, en diminuant le turn-over (les employés sont moins enclins à quitter l’entreprise, car ils y vivent une expérience agréable) ;
- la prise en compte des attentes des salariés, ce qui a un impact positif sur l’ensemble de la politique RH ;
- l’attractivité de l’entreprise, aussi bien pour les candidats que pour les clients (le bien-être au travail est devenu un critère important aujourd’hui) ;
- l’augmentation de la productivité, grâce à un meilleur épanouissement professionnel.
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