La digitalisation des process RH est devenue la priorité des entreprises ces dernières années. Très pratique, elle consiste essentiellement à substituer les processus de gestion traditionnels (ou « à la main ») par l’intégration de solutions digitales automatisées. La dématérialisation des process RH apporte donc naturellement des avantages pour l’expérience collaborateur. Mais elle répond aussi à des enjeux importants.
Cet article vous propose un tour d’horizon des avantages et des enjeux de la dématérialisation de la fonction RH et de son influence sur l’expérience collaborateur.
Que signifie exactement la digitalisation des process RH ?
Dématérialiser les process RH, c’est utiliser des outils digitaux pour faciliter et accélérer la réalisation de tâches administratives liées à la gestion des ressources humaines. Ces tâches automatisables sont très variées :
- Processus de recrutement
- Remise des fiches de paie
- Onboarding de nouveaux collaborateurs
- Gestion des absences des employés
- Etc.
La dématérialisation RH implique bien souvent de remplacer l’usage quotidien de documents papier par des documents numériques. Ces derniers sont alors gérés, partagés et archivés de façon informatique.
Si vous voulez aller plus loin sur le sujet, nous vous conseillons la lecture de notre article pour tout comprendre sur la dématérialisation RH (chiffres, enjeux et gains).
C’est quoi l’expérience collaborateur ?
L’expérience collaborateur désigne aussi bien la qualité de vie au travail (QVT) que l’épanouissement professionnel et la prise en compte des attentes des salariés par l’employeur :
- Leurs envies de mobilité géographique et professionnelle
- Leurs demandes d’augmentation
- Leur implication et leur engagement au quotidien
- Etc.
La perception du collaborateur sur l’expérience qu’il vit dans son entreprise est ici primordiale. L’idée est que plus cette perception est agréable, plus l’engagement du salarié dans son travail est fort. Tout au long des étapes du parcours collaborateur, le salarié vit des expériences quotidiennes qui façonnent son engagement pour l’entreprise et son envie de mettre ses compétences à son service.
À l’échelle de l’entreprise tout entière, le concept d’expérience collaborateur est la somme des ressentis de chaque salarié. C’est pourquoi l’amélioration de cette expérience pour tous les salariés a des effets positifs sur la performance de l’entreprise.
Les avantages de la digitalisation des process RH pour l’expérience collaborateur
Les salariés d’aujourd’hui sont particulièrement sensibles aux bénéfices de la digitalisation (surtout les dernières générations entrées sur le marché du travail). C’est pourquoi la dématérialisation RH a un rôle essentiel sur l’expérience salarié en entreprise.
Nous vous résumons les principaux avantages de la dématérialisation RH sur l’expérience collaborateur :
- Accéder en quelques clics à l’ensemble de ses documents RH (fiches de paie, contrat de travail, avenants, etc.), en permanence, depuis n’importe où et sur n’importe quel appareil (ordinateur, tablette, smartphone)
- Garantir aux employés un haut niveau de protection pour ces mêmes documents, grâce à des procédés technologiques de haute sécurité (double authentification, traçabilité numérique, horodatage, etc.)
- Pouvoir signer électroniquement ce type de document, même à distance (pour les solutions digitales qui proposent la signature électronique)
- Continuer de recevoir en temps et en heure ses documents, notamment en cas de crise sanitaire ou de télétravail ;
- Participer aux enjeux du développement durable à son niveau et rehausser sa marque employeur, car dématérialiser les process RH signifie utiliser moins de consommables (cartouches d’encre, papier, imprimantes, etc.)
- Avoir des interlocuteurs RH plus disponibles, étant donné qu’ils sont libérés des tâches les plus chronophages et qu’ils peuvent se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée pour les salariés.
Les avantages de la digitalisation des process RH pour les collaborateurs du service RH
La dématérialisation des process RH offre des avantages pour les collaborateurs, y compris ceux du service RH lui-même. En effet, leur quotidien est amélioré :
- Ils gagnent un temps considérable puisque de nombreuses tâches peuvent être automatisées ;
- Ils ont plus efficaces car les tâches répétitives sont supprimées et les risques d’erreur sont écartés ;
- Ils sont plus disponibles et peuvent se concentrer sur des missions à forte valeur ajoutée pour les salariés.
Les missions d’ordre administratif sont réduites et ils peuvent se concentrer sur le cœur de la mission RH, à savoir gérer les collaborateurs de l’entreprise et améliorer leur expérience. C’est un véritable retour au cœur de la gestion des ressources humaines.
Digitalisation des process RH : les enjeux pour l’expérience collaborateur
Il existe plusieurs types d’enjeux pour la digitalisation RH :
- Des enjeux légaux : respect des normes et de la loi établie en France (qui va de plus en plus dans le sens de la dématérialisation des processus) ;
- Des enjeux de sécurité : protection des données sensibles, RGPD, authentification, hébergement, etc. ;
- Des enjeux de compétitivité : ne pas prendre le virage digital, c’est laisser les entreprises concurrentes prendre une avance considérable.
Concernant ce dernier point, la dématérialisation RH permet non seulement à vos équipes RH d’être plus efficaces, mais aussi et surtout à l’ensemble de vos salariés d’être plus épanouis dans leur quotidien professionnel. Comme nous l’avons vu, la mise en place d’une stratégie digitale en entreprise a des effets positifs sur l’expérience collaborateur.
Or, lorsqu’on combine expérience collaborateur et dématérialisation RH, cela a des conséquences bénéfiques sur l’ensemble de l’organisation et donc sur les performances de l’entreprise).
Les enjeux d’une stratégie d’amélioration de l’expérience collaborateur sont alors d’autant plus importants pour l’employeur :
- Attirer les talents du marché, à travers une culture d’entreprise moderne ;
- Fidéliser les collaborateurs, car ils sont moins tentés de quitter une entreprise qui leur propose une expérience professionnelle positive ;
- Comprendre les attentes des collaborateurs, ce qui permet de mieux gérer les actions de la stratégie RH de l’entreprise ;
- Améliorer la productivité, car des collaborateurs heureux sont des collaborateurs investis ;
- Augmenter l’attractivité de la culture d’entreprise, étant donné que les candidats potentiels et les clients sont toujours plus sensibles à la qualité de vie au travail.
Vous l’avez compris, vous avez tout intérêt à dématérialiser vos process RH au plus vite.
Optimiser la digitalisation des process RH pour booster l’expérience collaborateur avec Digiposte
La dématérialisation RH permet d’améliorer l’expérience collaborateurs pour les salariés mais également pour les collaborateurs du service RH.
Digiposte est un acteur majeur de la dématérialisation en entreprise au service de l’expérience collaborateur. Découvrez des solutions de dématérialisation intégrées aux Systèmes d’Information des Ressources Humaines (SIRH).
Le SIRH pour une dématérialisation réussie
Un Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) est une plateforme numérique dédiée à la centralisation et à la gestion optimisée des données liées au personnel d’une entreprise. Voici en quoi cela consiste :
- Il sert à harmoniser les processus à travers les diverses divisions de l’organisation ;
- Il facilite la gestion des ressources humaines ;
- C’est un outil multifonctionnel qui pilote divers aspects comme la paie, le suivi des absences et la gestion des talents ;
- Il intègre les processus RH ;
- Il permet de réaliser des gains de productivité et d’améliorer la précision des données.
Le SIRH est un pilier numérique central pour l’optimisation des processus RH dans les entreprises modernes.
Digiposte apporte plusieurs avantages aux services RH
- Un gain de temps grâce à l’envoi dématérialisé de volumes importants de documents ;
- Des économies d’échelle en comparaison avec l’envoi papier ;
- Une productivité exponentielle par la réduction des demandes de duplicata de documents ;
- Le contrôle de tous les envois à partir d’une seule interface ;
- La sérénité garantie par la sécurité et la fiabilité de la solution proposée par La Poste.
Digiposte a la confiance de 13 000 entreprises, allant des TPE aux grandes entreprises, et propose une offre innovante nommée Digiposte Access. C’est une solution SAAS qui offre la dématérialisation autonome de l’envoi de tous les documents RH à partir d’un référentiel de salariés dans des coffres-forts numériques.
À savoir
Digiposte s’engage dans la responsabilité sociétale. Elle facilite la transition numérique tout en respectant la réglementation en matière de données personnelles. Elle promeut également l’inclusion numérique et la sobriété numérique.
Vous êtes prêt à passer à l’action ? Découvrez immédiatement le coffre-fort Digiposte, une solution digitale au service de votre expérience collaborateur.
