La dématérialisation RH facilite considérablement la gestion administrative des documents relatifs aux salariés de l’entreprise. Une véritable aubaine pour le service RH… à condition de savoir comment la mettre en place et par où commencer.
Comment faire pour simplifier au maximum votre dématérialisation RH ? Dans cet article « Dématérialisation pour les nuls », nous revenons sur les fondamentaux et nous vous expliquons en quoi Digiposte peut simplifier votre transition numérique.
Dématérialisation RH : sécurité et conformité des données collaborateurs
Dès lors qu’on évoque la dématérialisation RH, il est essentiel de parler de sécurité et de conformité des données collaborateurs. En effet, compte tenu de leur nature sensible et confidentielle, les données RH (salaire, numéro de sécurité sociale…) doivent être impérativement protégées (face aux aléas de la vie, mais aussi face à d’éventuelles intentions malveillantes).
La loi française ne plaisante pas avec la gestion des données personnelles, surtout lorsqu’il s’agit de données RH. Le décret n° 2018-418 encadre précisément la mise en place du coffre-fort numérique, qui est la solution emblématique dans le cadre de la digitalisation du bulletin de paie et des documents RH à destination du salarié. En bref, il faut vous assurer de dématérialiser en toute sécurité et conformément à la loi.
Qu’est-ce que la norme ISO 27 001 ?
Pour vous assurer de protéger les données collaborateurs, nous vous conseillons d’opter pour une solution de dématérialisation RH en conformité avec la norme de sécurité Iso 27 001. Cette norme internationale garantit le caractère fiable du système de protection des données et la qualité de l’archivage de l’outil digital.
Autrement dit, avec la norme Iso 27 001, vous vous assurez que les données de vos collaborateurs sont bien protégées des cyberattaques et autres menaces informatiques (tentatives de vol, d’usurpation ou encore de destruction).
Concrètement, cette certification est délivrée par un organisme spécialisé, Afnor certification, à la suite d’un audit des processus de sécurité mis en place par la solution de dématérialisation. En cas de certification, cela prouve bel et bien que cette dernière répond à des exigences fortes en matière de protection des données.
Si vous voulez tout savoir sur la norme Iso 27 001, nous vous invitons à lire cet article qui lui est entièrement consacré.
Comment fonctionne la certification des documents dans Digiposte ?
Nous évoquions un peu plus tôt le coffre-fort numérique, une solution de dématérialisation RH très pratique et sécurisée, à condition d’être conforme à la loi française. C’est le cas du coffre-fort proposé par Digiposte, filiale numérique du groupe La Poste.
Nous sommes soucieux de proposer une solution répondant aux enjeux forts que sont la protection, l’intégrité, l’authenticité et la conformité des données relatives aux documents remis à vos collaborateurs.
Côté entreprise, Digiposte délivre une date et une heure de dépôt du document dans le coffre-fort du salarié. La remise du document RH est donc tracée et horodatée et son suivi est facilité.
Côté collaborateur, Digiposte certifie l’origine des émetteurs de tout document publié dans le coffre-fort électronique. Chaque original numérique déposé dans le coffre-fort Digiposte est accompagné d’un certificat d’authenticité, qui rappelle l’entreprise émettrice du document. Ainsi, le salarié, seul propriétaire du coffre-fort, a l’assurance de savoir quel entreprise ou organisme lui a envoyé un document (et à quel moment).
Dématérialisation pour les nuls : aller plus loin avec le coffre-fort numérique
Cet article « Dématérialisation pour les nuls » serait incomplet s’il se concentrait uniquement sur les aspects de sécurité et d’authenticité des données (bien que ce soit la priorité lorsque l’on dématérialise des documents contenant des données sensibles !). Les solutions de dématérialisation RH sont aussi là pour simplifier le quotidien des équipes RH et des salariés, surtout avec un coffre-fort numérique.
Pour les équipes RH, voici un résumé des avantages du coffre-fort numérique :
- gain de productivité en supprimant les tâches administratives à faible valeur ajoutée (comme la remise des documents RH au format papier à chaque salarié) et libérant du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée (accompagnement social, recrutement, gestion des talents) ;
- gestion et suivi de la remise facilitée des documents aux salariés (tranquillité d’esprit) ;
- délégation de la mise en conformité légale (le fournisseur du coffre-fort fait évoluer sa solution afin de se mettre en conformité avec les évolutions législatives) ;
- amélioration de la marque employeur (en utilisant une solution innovante et digitale qui contribue aussi à la diminution du gaspillage lié à l’impression).
La dématérialisation apporte aussi son lot de bénéfices pour les salariés. Couplée à un coffre-fort numérique, elle va même bien plus loin en leur permettant de :
- conserver et classer tous leurs documents administratifs (en un seul et même endroit) ;
- protéger leurs données personnelles (grâce aux normes de sécurité du coffre-fort) ;
- gérer plus facilement leurs démarches administratives (en retrouvant n’importe quel document en quelques clics) ;
- partager en toute sécurité (par lien sécurisé) les documents avec un tiers lorsque cela s’avère nécessaire (lors d’une demande de prêt bancaire, par exemple).
Grâce à cet article, nous espérons que vous avez réalisé à quel point il était rapide et facile de déployer une solution de dématérialisation RH en bonne et due forme. Certes, l’intégrité et l’authenticité des données doivent être assurées, mais une fois qu’elles le sont, les avantages sont aussi très nombreux pour votre équipe et pour vos collaborateurs !
Pour mettre en place une solution de dématérialisation clé en main, nous vous invitons à découvrir le coffre-fort numérique Digiposte. Vous vous demandez si vous êtes (vraiment) prêt à dématérialiser ? Faites le test !
