La dématérialisation, un sujet qui revient de plus en plus sur le devant de la scène RH ces derniers temps. Pourquoi est-elle devenue la priorité ?
La dématérialisation RH consiste principalement à digitaliser des processus RH et à substituer des documents papier par des fichiers numérisés. Se faisant, elle est porteuse d’enjeux de première importance pour les équipes RH, mais également de perspectives de gains non-négligeables.
Cet article vous propose un tour d’horizon des enjeux et des gains de la dématérialisation pour votre service RH.
1. Quels sont les enjeux de la dématérialisation pour les services RH ?
Les enjeux de la dématérialisation sont extrêmement importants pour les services RH :
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S’assurer de respecter la loi (qui encourage toujours plus la dématérialisation),
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Sécuriser les données personnelles des salariés,
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Gagner en compétitivité grâce au digital.
Des enjeux juridiques
La dématérialisation RH est un processus très encadré en France. C’est pourquoi les services RH doivent s’assurer d’être en conformité avec les obligations légales sur le sujet.
Dans le cas emblématique du bulletin de paie, depuis 2015, le législateur français souhaite que la version dématérialisée devienne la norme (à la place de la version papier). L’idée est de rattraper le retard de la France sur ses pays voisins. En effet, selon l’étude pour la démarche de clarification du bulletin de paie (Rapport de la commission réunie par Jean-Christophe Sciberras, Juillet 2015), respectivement 95 % et 73 % des bulletins de paie allemands et anglais étaient déjà au format numérique en 2015. Contre seulement 15 % pour la France.
C’est pourquoi des mesures visant à accélérer la transition numérique des entreprises françaises ont été adoptées depuis. Un des volets de la loi El Khomri de 2016 concerne spécifiquement la dématérialisation du bulletin de paie : l’employeur n’a plus à demander, en amont, l’accord du salarié pour lui remettre son bulletin au format numérique. Il peut désormais dématérialiser le bulletin de paie en masse, les salariés pouvant alors choisir de le refuser.
Si vous souhaitez connaître tous les aspects juridiques concernant la dématérialisation RH, notamment la dématérialisation du bulletin de paie, nous vous invitons à lire cet article.
Des enjeux de protection des données personnelles
Il y a également un enjeu fort et d’actualité autour de la sécurisation des données personnelles. Cet enjeu est d’autant plus sensible dans le cas des données relatives aux salariés d’une entreprise.
En tant qu’employeur ou responsable RH, vous collectez des données hautement sensibles de vos collaborateurs (salaire, bonus, numéro de sécurité sociale…) dont vous devez assurer la protection et l’archivage sécurisé. Le RGPD est une réalité pour les entreprises européennes depuis mai 2018. Si vous n’êtes pas en conformité avec ce règlement, vous risquez de lourdes amendes.
Pour vous assurer de respecter le RGPD, il est essentiel de choisir une solution de dématérialisation qui héberge les données de vos salariés en France en toute sécurité. Cette solution doit respecter l’ensemble des normes de sécurité du marché. C’est le cas avec un coffre-fort numérique français, comme Digiposte par exemple.
Le coffre-fort numérique Digiposte va un cran plus loin puisqu’il vous assure une dématérialisation clé en main, avec un RGPD by design (toute nouvelle fonctionnalité du coffre-fort Digiposte est conçue et développée en ligne avec le RGPD). Autrement dit, vous n’avez plus à vous soucier de savoir si vous respectez les critères du RGPD : le coffre-fort électronique Digiposte les respecte automatiquement.
Des enjeux de compétitivité
La dématérialisation pose par ailleurs un défi digital aux entreprises. Les services RH ne doivent pas se laisser dépasser par les nouvelles technologies. Ils doivent au contraire apprendre à les utiliser pour gagner en compétitivité (au risque sinon d’avoir un temps de retard sur les concurrents).
Automatiser les process RH est devenu une priorité aujourd’hui. Cela fait partie intégrante de toute stratégie digitale efficace. La dématérialisation permet, en effet, de faciliter les échanges, d’accroître la relation RH-salarié et d’améliorer la réactivité de tous.
Au vu de ses effets positifs (coût, rapidité, efficacité, productivité..), il est dommage de cantonner la dématérialisation au bulletin de salaire. Ce dernier doit plutôt être la première étape d’une digitalisation profonde et complète des services RH. En plus du bulletin de paie, c’est en effet la totalité des documents et process RH qui peuvent être dématérialisés (comme nous le détaillons dans cet article).
2. Dématérialisation : les services RH ont tout à gagner
La dématérialisation apporte des avantages considérables aux services RH :
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Simplifier la gestion quotidienne des tâches RH,
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Garantir une parfaite traçabilité des documents RH,
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Développer la RSE du service RH et de l’entreprise.
Des gains de productivité importants
La dématérialisation RH permet de fluidifier les échanges, de faciliter la gestion administrative des documents des salariés et, plus globalement, d’optimiser des processus RH fastidieux et chronophages (comme l’impression, la mise sous pli ou la remise en main propre du bulletin de salaire à chaque collaborateur).
Mis bout à bout, ces éléments constituent des gains de productivité importants pour les services RH. Ces derniers sont ainsi plus disponibles pour leurs collaborateurs et pour traiter des sujets à plus forte valeur ajoutée (gestion des talents, recrutement…).
Autre gain de productivité non-négligeable : les économies réalisées en supprimant l’utilisation quotidienne de consommables par le service RH (papier, cartouches d’encre, imprimantes, enveloppes, etc.).
Une authenticité garantie et une meilleure traçabilité des documents RH
Garantir l’authenticité et la traçabilité des documents RH est essentiel au bon fonctionnement des services RH. Or, comment s’assurer que ces documents papier n’ont pas été perdus, détruits, volés, modifiés ou falsifiés ? C’est là que la dématérialisation peut vous aider.
Traçabilité
En dématérialisant les documents RH et en les envoyant dans les espaces sécurisés de vos collaborateurs (coffres-forts numériques ou autres espaces), vous avez la possibilité de consulter le statut de l’envoi de ces documents. Vous pouvez aussi tracer la date et l’heure à laquelle le document a été déposé dans l’espace du collaborateur. Dans le cas du coffre-fort numérique Digiposte, il vous est aussi possible d’avoir une vision individuelle des collaborateurs ayant accepté ou refusé la dématérialisation RH.
Authenticité
Lorsqu’il est dématérialisé et déposé dans le coffre-fort électronique Digiposte, le bulletin de paie (qui est un document très sensible) est scellé électroniquement. C’est un original numérique qui est accompagné d’un certificat d’authenticité prouvant l’intégrité du document. C’est ainsi un original numérique.
À ce propos, les coffres-forts numériques portent bien leur nom : protégés grâce au chiffrement et au cryptage électronique, les documents numériques RH qu’ils contiennent sont, bien souvent, scellés et horodatés. Cela leur permet d’avoir une valeur juridique équivalente à celle de leur version papier.
Un excellent moyen d’améliorer sa RSE
Mettre en place une solution de dématérialisation dans votre service, c’est vous assurer de diminuer son empreinte écologique. En effet, le simple fait de réduire considérablement le volume des impressions et des consommables est un bon début en la matière.
La dématérialisation vous permet de participer au développement durable à l’échelle de votre service RH. Plus globalement, elle a des répercussions positives sur l’image de l’ensemble de votre entreprise (ce qui est excellent pour votre marque employeur), et donc sur votre politique RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises).
Vous l’aurez compris, les services RH ont aujourd’hui tout intérêt à avoir recours à la dématérialisation. En fait, ils ne doivent pas se contenter de lui accorder de l’importance : la dématérialisation doit devenir leur top priorité.
Et si vous êtes déjà prêt(e) à passer à l’action, découvrez vite le coffre-fort Digiposte.
