Vous souhaitez gagner en compétitivité et rationaliser vos coûts ? Avez-vous songé à la dématérialisation du “dossier salarié” et plus globalement à la dématérialisation de la gestion du personnel ? Entre gain de temps, de place, d’argent et process plus fluide, les avantages sont nombreux. Adoptez la bonne stratégie, la bonne solution et optez pour un pilotage du personnel efficace et dématérialisé ! Décryptage.
Qu’est-ce que la dématérialisation du dossier salarié ?
La dématérialisation, c’est l’avenir du travail. Tous les documents papier sont remplacés par des fichiers numériques, accessibles en quelques clics. C’est la fin d’un temps de recherche chronophage, de solutions de stockage volumineuses et de montagnes de papiers.
La dématérialisation est incontournable. Elle sécurise vos process et les fluidifie. Vous gagnez en agilité et en flexibilité.
Quels sont les documents concernés par la dématérialisation dans un dossier salarié ?
Dans un dossier salarié, de nombreux documents importants ponctuent la vie professionnelle d’un collaborateur comme :
- Contrat de travail ;
- Bulletins de salaire ;
- Évaluations de performance ;
- Documents de formation ;
- Justificatifs d’absence ;
- Déclarations d’accident du travail ;
Quels sont les avantages de la numérisation des dossiers collaborateurs pour les équipes RH ?
Numériser ces papiers administratifs comporte de nombreux atouts :
- Gain de place ;
- Économies de temps et d’argent ;
- Accès plus rapide à l’information ;
- Amélioration de la sécurité des données ;
- Réduction de l’impact environnemental ;
- Et conformité aux réglementations légales en matière de conservation de documents.
De plus l’aspect réglementaire est à ne pas sous-estimer. Il convient de sécuriser les certains types de documents sur un temps imparti selon la législation.
Pourquoi dématérialiser les dossiers du personnel ?
Les avantages de la dématérialisation pour l’entreprise
La digitalisation offre des avantages qui transforment radicalement la gestion des ressources humaines. Pour les organisations, c’est un gain de temps et d’argent conséquent. Les équipes Ressources Humaines n’ont plus à s’épuiser à chercher un document dans un tiroir ou aux archives. Toute la Data est centralisée dans un coffre-fort numérique ou sur un cloud. C’est également la garantie de :
- La sécurité, avec des systèmes de sauvegarde et de cryptage très sophistiqué ;
- Une conformité aux réglementations légales ;
- Une conservation et un archivage des documents sur 1, 5, 10 et 50 ans avec le coffre-fort de Digiposte.
Bien entendu, les salariés bénéficient eux aussi d’avantages intéressants.
Les bénéfices pour les collaborateurs
Les salariés accèdent à leur dossier employé facilement. Ils peuvent consulter à tout moment leur fiche de paie ou leur contrat par exemple. C’est un gain de temps et de tranquillité considérable. Ils gagnent en sérénité.
Il est également plus facile de transmettre ces documents lorsqu’ils deviennent des justificatifs pour d’autres démarches administratives.
Une dernière dimension entre en jeu : l’écologie. Elle occupe une place prépondérante dans l’esprit des talents. Et avec la dématérialisation des process et des dossiers, l’empreinte environnementale de l’entreprise est réduite et de fait, vous devez plus attractif pour les nouvelles recrues.
Comment dématérialiser les dossiers du personnel ?
En réalité, la tâche semble démesurée : par quel bout commencer ? Et pourtant, avec l’aide d’experts et une bonne planification, la dématérialisation des process RH et la digitalisation des dossiers employés s’avèrent rapidement bénéfiques et simples.
Les étapes clés de la dématérialisation
Dans un premier temps, vous devez effectuer un audit de tous vos documents. Vous faites le tri entre :
- Ceux qui doivent rester en format papier ;
- Et ceux que vous devez dématérialiser.
Ensuite, optez pour une solution de gestion électronique des documents (GED). Elle offre un large panel de fonctionnalités qui vont vous changer la vie :
- Numérisation ;
- Indexation ;
- Recherche ;
- Archivage sécurisé ;
- Etc.
Nos conseils pour passer à la dématérialisation des dossiers employés
En tout premier lieu, évitez d’oublier votre équipe ! Car elle fait partie du changement. Vous devez la faire accompagner dans ces nouveaux process.
- Former les collaborateurs
Chaque utilisateur doit s’approprier ce nouveau mode de gestion. Il dit aussi comprendre les bienfaits d’une telle solution pour lui et l’entreprise. C’est le moyen le plus subtil pour l’intégrer au projet de dématérialisation. Il faut donner du sens.
- Adopter les bonnes mesures de sécurité
Ensuite, la confidentialité et la sécurité des données sont une priorité absolue. Assurez-vous que vos dossiers numériques sont protégés par des mesures de sécurité robustes et conformes aux réglementations en vigueur.
La dématérialisation est un voyage, pas une destination. Il faut du temps pour que les processus se mettent en place et que les collaborateurs s’adaptent. Mais avec une approche bien planifiée, rendez ce voyage aussi fluide que possible.
Les enjeux juridiques et de sécurité de la dématérialisation
La cybercriminalité sévit et empoisonne le quotidien des entreprises par des attaques informatiques et des malwares. Une réglementation existe et des normes de sécurité sont à respecter. N’hésitez pas à sortir le grand jeu pour protéger la data de vos salariés.
Les obligations légales concernant les dossiers du personnel
Selon la législation, certaines informations doivent être conservées pendant une durée spécifique, même après la fin du contrat de travail.
La dématérialisation avec le coffre-fort numérique facilite cette conservation. Choisissez une solution qui respecte ces obligations légales.
Comment garantir la sécurité des données ?
La sécurité des données est un autre défi majeur, pour des raisons évidentes : avec la recrudescence des cyberattaques, vous devez garantir la sécurité des données personnelles. Cela implique :
- Le cryptage des données ;
- L’utilisation de mots de passe robustes et de systèmes d’authentification à deux facteurs ;
- Et l’instauration de protocoles de sauvegarde et de restauration en cas de perte de données.
C’est sans compter sur la confidentialité qui doit être assurée à tout moment. Seuls les individus autorisés ont accès aux dossiers du personnel. Cela nécessite la mise en place de contrôles d’accès stricts. La sensibilisation des employés aux pratiques de sécurité des données est également incontournable.
Quelle offre choisir pour la dématérialisation des dossiers du personnel ?
Vous êtes perdu devant la multitude d’offres disponibles ? Nous vous aidons ! Et si vous sélectionniez un opérateur qui collabore avec de grands groupes et des institutions ? Découvrez la solution innovante de dématérialisation conçue par Digiposte.
C’est quoi la solution Digiposte ?
Digiposte propose une plateforme numérique sécurisée pour stocker, gérer et partager vos documents importants. Pour les entreprises, découvrez une solution complète pour la dématérialisation des dossiers du personnel.
Que vous ayez à gérer des contrats de travail, des bulletins de paie ou des documents de formation, Digiposte facilite leur numérisation, leur stockage et leur gestion. De plus, grâce à des fonctionnalités d’indexation et de recherche avancées, vous retrouvez n’importe quel document en quelques instants.
Mais ce n’est pas tout. Digiposte garantit aussi la sécurité et la confidentialité de vos données, avec :
- Un archivage à valeur probante ;
- Des protocoles de cryptage robustes ;
- Des systèmes d’authentification à deux facteurs ;
- Et des contrôles d’accès stricts.
Vous pouvez être sûr que vos documents sont en sécurité.
Comment Digiposte dématérialise les dossiers du personnel ?
En offrant une gestion fluide et simplifiée des procédures de création du document, d’archivage et de recherche. La sécurité est optimale et les employés comprennent rapidement les bienfaits d’une telle solution. Cette dernière centralise tous les processus sur une unique plateforme, ce qui la rend très attractive.
Pour réussir la dématérialisation du dossier du salarié et plus globalement, la dématérialisation de la gestion du personnel, faites confiance à Digiposte. Vous souhaitez booster votre gestion des ressources humaines, optez alors pour la sécurité et le respect des obligations légales. La notoriété de votre entreprise s’en trouve renforcée et vous attirez ainsi les talents qui sont à la recherche de modernité.
