Dès qu’une discussion se lance autour de la transformation digitale, il n’est pas rare d’entendre quelques amalgames : dématérialisation, numérisation…
Les termes se ressemblent, mais les définitions et les usages sont bien distincts. Alors, comment faire la différence entre ces solutions ? Vaut-il mieux privilégier la dématérialisation ou la numérisation des documents en entreprise ?
Digiposte répond à ces questions. Prêt(e) à maîtriser le jargon de la digitalisation ?
Qu’est-ce que la numérisation ?
Cette situation vous est forcément familière.
Un jour, vous avez eu besoin de scanner votre carte d’identité, un bulletin de salaire ou un document administratif pour un usage personnel ou professionnel ?
En passant d’un format papier original à un support numérique, vous avez numérisé ce document. La numérisation représente la transformation d’un document physique en une version numérique (aussi appelée « image numérique »).
Le fichier est numérisé (le plus souvent au format JPEG, TIFF, PDF) grâce à un scanner ou copieur multifonction (MFP).
Souvent considéré comme la première étape d’une démarche de transformation digitale, la numérisation fait partie des actions de gestion électronique de documents (GED).
Voici plusieurs de ses avantages :
- Conservation des documents sur le long terme,
- Informations centralisées grâce au digital,
- Accès à l’information souvent plus rapide, qui limite le temps de recherche dans les archives papiers.
Enfin, les entreprises sont invitées à suivre la norme volontaire NF Z42-026. Cette norme précise des exigences techniques et fonctionnelles pour garantir une numérisation fidèle des documents sur papier.
Vous multipliez les déplacements professionnels et avez donc difficilement accès à un scanner ? L’application mobile Digiposte permet à ses utilisateurs de numériser, dans de bonnes conditions, les originaux qu’ils ne pourraient pas recevoir de manière nativement numérique.
Tout savoir sur la dématérialisation
D’un côté, nous avons la numérisation, qui se résume en une action : transformer un document physique en copie numérique.
De l’autre côté, nous avons la dématérialisation, qui est davantage un processus complet de transformation digitale.
La dématérialisation permet de produire un document directement au format numérique, à partir d’un système d’information.
Prenons l’exemple d’un bulletin de salaire. Il y a quelques années, la norme était à la création, l’édition, l’impression, puis la distribution manuelle ou l’envoi postal des fiches de paie.
Ces actions chronophages ont laissé place à des processus simplifiés ! Depuis la loi du 12 mai 2009, la remise des fiches de paie peut se faire directement de façon dématérialisée. Toute entreprise a donc l’opportunité et l’utilité de dématérialiser les bulletins de salaire, à partir d’un SIRH (Système d’Information de gestion des Ressources Humaines).
La dématérialisation des bulletins de paie, ou de tout autre document administratif, permet un traitement et une gestion facilités. Les avantages sont nombreux :
- Réduction des coûts d’impression et de distribution des documents administratifs, ce qui contribue au respect de l’environnement (d’après 52 % des salariés interviewés lors du sondage OpinionWay pour Althéa),
- Gain de productivité pour l’ensemble du département Ressources Humaines, qui peut alors se focaliser sur sa véritable valeur ajoutée.
- Fluidification et simplification des échanges avec les salariés,
- Renforcement d’une image de marque innovante (pour 81 % des salariés interviewés lors du Sondage OpinionWay pour Althéa), ce qui contribue à l’amélioration de la marque employeur.
Un document dématérialisé peut avoir la même valeur probatoire qu’un document papier original dès lors qu’il respecte la norme NF 42-013. Cette norme définit de manière précise les critères indispensables liés à l’archivage électronique et à la conservation des documents dans le temps.
Deux démarches différentes mais complémentaires
En entreprise, la numérisation se limite à la transformation de documents papiers, là où la dématérialisation englobe des processus plus larges.
On parle de dématérialisation de documents, mais aussi de dématérialisation RH via la mise en place d’un coffre-fort numérique pour les salariés, de dématérialisation de la signature de documents (via un procédé de signature électronique), de dématérialisation de projets de gouvernance de l’information…
Au final, la dématérialisation prône le zéro papier en gérant de façon entièrement numérique différents projets et processus.
Malgré leurs différences, la dématérialisation et la numérisation sont deux démarches complémentaires.
Elles prennent en charge les flux de données de l’entreprise, qu’elles soient entrantes ou sortantes. La dématérialisation englobe aussi souvent un procédé de numérisation : avant de passer au zéro papier, il peut être pertinent de transformer toute la mémoire physique de l’entreprise en documents électroniques, qui pourront être consultés à tout moment.
Numériser ou dématérialiser : que faut-il privilégier ?
Votre entreprise, et plus particulièrement votre service de ressources humaines, souhaite mettre en œuvre une stratégie de transformation digitale sur le long terme ?
La dématérialisation est le processus à privilégier, qui vous aidera à revoir toute la chaîne de gestion, notamment le traitement et la conservation des documents. Cette solution, plus pérenne que la numérisation, permet de mettre en place un système nativement numérique.
Si la dématérialisation est à privilégier en entreprise, c’est aussi pour les avantages qu’elle représente pour l’ensemble des parties prenantes.
Saviez-vous qu’au moins 58 % des salariés sont favorables à la généralisation du bulletin de paie électronique (d’après l’étude OpinionWay pour Althéa) ? Se protéger en cas de sinistre au domicile ou en entreprise, éviter les pertes de documents, favoriser l’accès à distance…
La dématérialisation des documents RH est une solution bien plus sécurisée et efficace pour tous les collaborateurs !
Vous avez désormais toutes les cartes en main pour mieux comprendre les différences entre numérisation et dématérialisation. Au prochain grand débat, l’expert du digital, c’est vous !
Une étude de satisfaction en ligne menée du 20 décembre 2019 au 16 février 2020 sur un échantillon représentatif de 1584 utilisateurs montre que 94% des salariés utilisant le service Digiposte en sont satisfaits.
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