La digitalisation des process est devenue incontournable, les urgences environnementales ne rendent plus le papier célèbre. Il doit être économisé, tout comme l’énergie des employés qui peut être utilisée à des tâches à plus forte valeur ajoutée. La dématérialisation des dossiers du personnel offre une multitude d’avantages pour une amélioration notable en efficacité et en gain de temps. Vous souhaitez devenir agiles et proactifs ? Découvrez comment organiser la digitalisation des dossiers du personnel de manière efficace et réussie.
Que sont les dossiers du personnel ?
Les dossiers du personnel constituent le répertoire complet des informations privées et professionnelles de chaque employé. Ils sont indispensables à une gestion des ressources humaines optimale. Pour le département RH, chaque dossier est un outil important et capital. Il permet de suivre la trajectoire professionnelle d’un employé depuis son embauche jusqu’à son intégration, en passant par sa formation et ses évolutions.
Lorsqu’ils sont bien organisés et gérés, ils confèrent un gain de temps appréciable aux gestionnaires RH. Cependant, les mettre à jour est une tâche particulièrement chronophage. Cette gestion est aujourd’hui facilitée par l’utilisation de logiciels de gestion du personnel.
Pourquoi digitaliser les dossiers du personnel ?
La digitalisation des dossiers du personnel transforme la gestion des ressources humaines, grâce à un accès rapide et aisé aux informations.
Gain de temps et optimisation des Ressources Humaines
La centralisation des données au format numérique permet d’éliminer les tâches administratives redondantes, ce qui augmente l’efficacité opérationnelle. Les erreurs inhérentes à la manipulation manuelle des dossiers sont écartées ce qui diminue les retards et augmente la productivité.
Avec la digitalisation, ces tâches laborieuses sont simplifiées :
- Les documents numérisés sont facilement accessibles, consultables et modifiables ;
- La mise à jour des dossiers en temps réel est plus simple ;
- La centralisation des dossiers du personnel sur une plateforme numérique permet une récupération instantanée des informations.
Cette optimisation des processus a un effet bénéfique direct sur la gestion des ressources humaines. En allégeant les tâches purement administratives, les professionnels des RH se concentrent sur des initiatives plus stratégiques, telles que :
- Le développement des compétences des employés ;
- Le recrutement ;
- L’amélioration de leur engagement.
La digitalisation libère des ressources humaines réaffectées à des tâches à plus forte valeur ajoutée, ce qui contribue à l’amélioration globale de la performance de l’entreprise.
Sécurité et confidentialité renforcées
Un autre atout majeur de la digitalisation des dossiers du personnel concerne la sécurité et la confidentialité des données. Comparativement au format papier, les données numérisées sont moins vulnérables aux accidents tels que :
- Les incendies ;
- Les inondations ;
- La perte ou le vol.
Les systèmes de gestion électronique de documents offrent des dispositifs de sécurité robustes. Ces fonctionnalités comprennent :
- Le cryptage des données ;
- Les mots de passe ;
- Les pare-feux pour protéger contre les intrusions et les cyberattaques.
De plus, les accès peuvent être définis, limitant l’accès aux données sensibles aux seules personnes autorisées. Enfin, la sauvegarde régulière des données sur des serveurs sécurisés ou dans le cloud assure la récupération des informations en cas de perte ou de dommage.
Comment initier le processus de digitalisation des dossiers du personnel ?
La digitalisation des dossiers du personnel est une transformation majeure qui nécessite une planification réfléchie et une exécution méticuleuse. L’objectif est de garantir un flux de travail efficace, une gestion sécurisée des données et une intégration harmonieuse du nouveau système.
Sélection de la solution de gestion électronique des documents
Pour choisir la bonne solution de gestion électronique des documents, basez-vous sur une compréhension claire des besoins de l’entreprise et des fonctionnalités offertes par les différents systèmes :
- Assurez-vous que la solution choisie est facile à utiliser, dispose des options de sécurité nécessaires et est compatible avec les autres systèmes informatiques existants dans l’entreprise ;
- Puis, examinez les aspects juridiques et réglementaires liés à la gestion des dossiers du personnel ;
- La solution doit être conforme aux normes de protection des données en vigueur et capable de répondre à des exigences spécifiques, telles que la capacité d’audit ou l’archivage à long terme.
Préparation et numérisation des dossiers du personnel existants
Avant la numérisation, triez vos dossiers. C’est le moment de vérifier les informations et de mettre à jour les dossiers du personnel qui en auraient besoin. Ainsi, vous facilitez le processus de conversion et la gestion ultérieure des dossiers numérisés.
À noter
Prêtez attention à la qualité de l’image et à l’organisation des fichiers. Les documents doivent être facilement lisibles et accessibles. Les métadonnées, telles que la date, le type de document et le nom de l’employé, doivent être correctement saisies pour permettre une recherche et une récupération efficaces des informations.
Maintien de l’efficacité après la digitalisation des dossiers du personnel
Une fois la digitalisation mise en place, il convient d’assurer son efficacité à long terme. Pour cela, voici les étapes à suivre.
Former les employés aux outils numériques
La formation des employés à l’utilisation de la nouvelle solution est indispensable. Montrez-leur comment accéder, utiliser et gérer leur dossier du personnel au format numérique.
En effet, une bonne compréhension du système permet d’assurer une transition en douceur et d’éviter les erreurs potentielles. De plus, elle garantit une utilisation optimale du système. Ainsi, l’entreprise tire pleinement profit de la digitalisation.
Effectuer des mises à jour et des sauvegardes régulières
Un système de gestion des dossiers du personnel digitalisés requiert des mises à jour régulières pour rester efficient. De même, les sauvegardes périodiques sont indispensables pour éviter la perte de données.
La digitalisation des dossiers du personnel est un investissement qui améliore l’efficacité, la sécurité et la gestion de votre entreprise. En suivant ces étapes, vous accédez à une meilleure organisation, une transition plus douce et une mise en place réussie.
En bref, pour une digitalisation des dossiers du personnel réussie
La digitalisation des dossiers du personnel est une avancée stratégique qui améliore la productivité, la sécurité et la gestion de l’entreprise. Suivez ces étapes :
- Sélection de la solution adéquate ;
- Préparation et numérisation soigneuses des dossiers ;
- Formation des employés ;
- Et entretien régulier du système.
Votre entreprise bénéficie ainsi d’une organisation optimisée, d’une transition harmonieuse et d’une mise en œuvre réussie de la digitalisation.
Organiser la digitalisation des dossiers du personnel rend votre organisation plus flexible et agile. Pour vous aider dans cette transition numérique, faites-vous accompagner par un professionnel. Découvrez la solution de dématérialisation des documents, proposée par Digiposte. Essentielle pour la transformation digitale des entreprises et des organismes publics, cette solution BtoBtoC permet de convertir des supports d’information physiques en fichiers numériques sécurisés. Elle réduit les délais de traitement et les coûts tout en améliorant les relations avec les collaborateurs. Les documents numériques sont archivés en toute sécurité pendant la durée légale de conservation et sont accessibles via un espace personnel sécurisé.
