La team Digiposte | 04/02/2021

Comment aller plus loin avec le coffre-fort numérique ?

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Le coffre-fort numérique s’avère fort utile pour faciliter la transition numérique en entreprise. De nombreux employeurs et responsables Ressources humaines l’ont bien compris : ils n’hésitent pas à remettre le bulletin de paie dématérialisé directement dans les coffres-forts électroniques de leurs salariés. 

Et ils ont bien raison ! Les avantages de la digitalisation sont extrêmement nombreux, mais ils sont loin de se limiter aux processus RH. Découvrez comment aller plus loin avec votre coffre-fort numérique. 
 

Le coffre-fort numérique au service de la digitalisation des entreprises 
 

À condition d’être conforme aux exigences législatives, vous pouvez tout à fait remettre les bulletins de paie dématérialisés à vos salariés dans des coffres-forts numériques, ce sont des espaces personnels et sécurisés parfaitement adaptés à archiver des documents sensibles. C’est bien sûr le cas avec la solution proposée par Digiposte. 

La dématérialisation du bulletin de paie est souvent considérée comme la première étape de la transformation digitale en entreprise.  

 

Le coffre-fort électronique, l’outil essentiel à votre transition numérique  

 

La transformation numérique est une réalité depuis plusieurs années déjà. Elle est souvent perçue comme un élément qui s’impose aux entreprises et sur lequel elles n’ont pas la mainmise. 

Pourtant, toute entreprise a la possibilité de faire de sa transformation digitale un véritable levier stratégique. 

Les enjeux sont colossaux : gain de productivité, simplification des processus administratifs, sécurisation des informations, participation aux enjeux écologiques, amélioration de la marque employeur et de la RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises). 

Chargés de la gestion des documents de leurs salariés, tout service RH a intérêt à prendre en compte le virage digital et à mettre en place une transition numérique efficace. En associant les nouvelles technologies à leurs activités quotidiennes, les Ressources humaines tirent profit des nombreux avantages de la digitalisation. 

Pour réussir leur dématérialisation, les services RH doivent s’appuyer sur un outil devenu incontournable aujourd’hui : le coffre-fort virtuel (aussi appelé coffre-fort numérique ou coffre-fort électronique)

 

Cette solution leur permet de : 

  • transmettre électroniquement les documents RH aux salariés dans des espaces personnels et sécurisés en quelques clics ; 
  • garantir la confidentialité, l’intégrité et la pérennité des documents en question ; 
  • être en conformité légale (notamment vis-à-vis de la loi El Khomri) ; 
  • assurer la protection des données personnelles des salariés grâce à des protocoles hautement sécurisés. 

 

Le multicanal : gérer le papier et le numérique  
 

Lorsqu’un employeur ou un responsable RH est sur le point de mettre en place un projet de transformation digitale (comme la dématérialisation du bulletin de paie), il peut se demander comment gérer les refus de ses salariés et deux flux de fiche de paie : le papier et le numérique

C’est une réalité : tout projet de numérisation implique une phase de transformation progressive qui nécessite une approche multicanale. Mais qu’est-ce que le multicanal exactement ? 

Il s’agit de savoir gérer conjointement des flux de documents sous format papier et sous format numérique pour un même projet. Par exemple, dans le cas du bulletin de paie, vous devrez remettre ce document en version numérique aux salariés l’ayant accepté, et en version papier aux salariés qui ont refusé la dématérialisation. 

Le multicanal est à prendre en compte dans votre stratégie digitale si vous souhaitez la réussir. De plus, dans le cas du bulletin de paie numérique, c’est une obligation légale à respecter (Loi El Khomri).  

Là encore, le coffre-fort numérique va vous être fort utile en facilitant l’adhésion de vos collaborateurs à la dématérialisation, notamment à l’aide de campagnes d’adhésion et de campagnes de communication. Découvrez comment dans cet article entièrement consacré au multicanal.  

 

Optimiser l’expérience collaborateur : entre phygital, digital workplace et nouveaux outils numériques 
 

Dans la continuité du point précédent, mettre en place une stratégie digitale implique de prendre en compte l’expérience de vos collaborateurs. 

En clair, vous devez faire en sorte de leur offrir la meilleure expérience possible afin de faciliter leur quotidien professionnel. C’est à cette seule condition qu’ils adhéreront à vos projets de transition numérique.  

Le digital workplace et le phygital ont révolutionné la façon de travailler en entreprise. Le numérique y occupe désormais une place centrale… pour simplifier la vie à tous ! Avec les outils digitaux, vous dites adieu aux tâches chronophages et répétitives, auxquelles vous n’apportez aucune valeur ajoutée

Une fois votre personnel formé à ces nouveaux outils, il n’a plus qu’à automatiser au maximum la gestion administrative afin de pouvoir se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. 

Le coffre-fort numérique en est le parfait exemple. En automatisant la remise des bulletins de salaire, vos équipes RH n’ont plus à les remettre un à un à tous les salariés. Toutes ces actions chronophages (édition, impression, affranchissement, remise en main propre et envoi) sont effectuées en quelques secondes depuis un ordinateur. Un gain de temps phénoménal ! 

 

Le coffre-fort numérique pour le secteur de la santé 
 

Vous l’avez vu, le coffre numérique est un outil incontournable en entreprise. Mais son utilité va plus loin encore. Il s’avère en effet très utile pour protéger les données sensibles, comme le sont celles relatives à la santé. 

Tel que le stipule la loi française, les traitements utilisant des données de santé sont soumis à un régime protecteur particulièrement strict. C’est pourquoi chez Digiposte, nous avons tenu à mettre en place un agrément santé pour notre coffre-fort. 

 

Digiposte hébergement agréé données de santé : qu’est-ce que cela signifie ?  

 

Le coffre-fort numérique Digiposte a été l’un des précurseurs à obtenir l’agrément HADS : Hébergeur Agréé des Données de Santé. Cet agrément assurait que les données de santé personnelles stockées dans le coffre-fort Digiposte étaient confidentielles, intègres, traçables et bien protégées. L’accessibilité était aussi protégée par la double authentification : en effet, une fois dans son coffre, l’utilisateur souhaitant accéder à son document de santé, devait se ré-authentifier pour le lire.  

Depuis, le cadre ayant changé, Digiposte a obtenu la certification HDS : Hébergeur de Données de Santé.  

Pour tout savoir sur l’hébergement agréé données de santé de Digiposte, nous vous invitons à consulter cet article

 

Focus : à l’AP-HP, des coffres-forts numériques protègent les documents importants des plus précaires  

Voici un exemple emblématique de l’utilisation du coffre-fort numérique dans un cadre dépassant le simple stockage de données. Les 39 établissements de l’AP-HP sont en mesure de proposer la solution Digiposte afin que les patients les plus vulnérables puissent y sauvegarder leurs documents de santé

Il s’agit d’une révolution pour les données personnelles des patients, ainsi qu’un gain de temps pour le personnel hospitalier ! 

Retrouvez plus d’informations sur le sujet dans cet article

 

Le coffre-fort numérique représente un véritable tremplin pour les projets digitaux de votre entreprise. Il assure un niveau de sécurité optimal pour les données de vos salariés, et, dans le cas de Digiposte, il peut apporter une véritable valeur ajoutée à vos collaborateurs, notamment dans la gestion de leur vie administrative professionnelle et personnelle (Digiposte conserve même les données de santé dans les règles de l’art). 

Découvrez le coffre-fort Digiposte afin de stocker et de protéger les données de vos salariés !