Vous êtes en quête d’un coffre-fort numérique à mettre à la disposition de vos salariés ? Vous vous intéressez à la solution Digiposte ?
Dans cet article sous forme de vrai / faux, nous faisons justement un point complet sur ce qu’est le coffre-fort numérique Digiposte. Mais aussi sur ce qu’il n’est pas.
Digiposte est un outil facilitant votre digitalisation : VRAI
Mettre en place un coffre-fort numérique constitue une étape incontournable de la transition digitale de votre entreprise.
Avec le coffre-fort numérique Digiposte, vous pouvez déposer les documents RH de vos salariés (bulletin de paie, contrat de travail, bilan social individuel, etc.) en un lieu sûr. Il en est de même pour les documents d’entreprise (attestations de mutuelle, règlement intérieur, lettres d’information, etc.).
Le coffre-fort numérique Digiposte peut ainsi devenir le partenaire privilégié de votre dématérialisation RH. Il vous fournit un outil de back office très complet afin que vous puissiez suivre précisément (et en toute autonomie) l’avancement de vos projets de dématérialisation : liste des salariés ayant accepté, suivi des documents déposés et consultés, etc.
Digiposte contribue aussi à votre marque employeur (image d’entreprise innovante et digitale). Le coffre-fort numérique génère aussi de la « satisfaction salariés » : pratique, il permet d’envoyer facilement tous types de documents directement dans l’espace personnel de chaque salarié.
Notez toutefois que le coffre-fort numérique Digiposte n’est ni un cloud, ni une solution de GED (Gestion Electronique de Documents), ni une solution d’archivage employeur au sens propre. C’est une solution d’archivage mise à la disposition de vos salariés.
Digiposte est réservé aux grands comptes : FAUX
Une idée reçue en matière de dématérialisation RH consiste à en faire l’apanage des grandes entreprises. Rassurez-vous : les PME et les TPE peuvent également dématérialiser leur documentation RH (et ont tout intérêt à le faire).
Le coffre-fort numérique Digiposte est disponible quelle que soit la taille ou le type de votre entreprise. Il existe une version de la solution simplifiée et plus adaptée aux besoins et aux spécificités des petites entreprises.
Avec Digiposte, vous ne déploierez jamais seul(e) : VRAI
Digiposte est bien plus qu’un simple coffre-fort digital. En plus du coffre-fort numérique, qui est la pierre angulaire de la dématérialisation, vous aurez aussi accès à de nombreux services de support et de suivi, avant, pendant et après le déploiement de vos projets digitaux.
C’est le cas, par exemple, de la solution d’accompagnement Digicoach : Digiposte vous conseille et vous guide pas à pas dans l’analyse de la maturité digitale de vos collaborateurs, l’identification des canaux de communication adaptés, l’élaboration du message et des outils de communication utilisés lors du déploiement du coffre-fort numérique. Ce dispositif vise avant tout à maximiser l’adhésion de vos salariés à la dématérialisation.
Afin d’accompagner vos salariés lors de ce changement, Digiposte leur propose un support dédié : assistance sous la forme d’un chatbot performant, mais aussi un service client accessible par mail (et par téléphone si vous souscrivez à l’offre d’assistance téléphonique).
Digiposte est le coffre-fort numérique leader du marché RH : VRAI
Digiposte est incontestablement le coffre-fort numérique n°1 des salariés. Nous proposons une solution industrielle éprouvée et réputée pour sa qualité de service. Un point particulièrement rassurant pour nos partenaires, ainsi que pour les nombreux clients qui nous font confiance.
Les solutions de dématérialisation présentes sur le marché sont aujourd’hui bien rôdées. Le critère différenciant réside dans la pérennité de l’entreprise qui fournit la solution. Le groupe La Poste est reconnu comme étant le partenaire de confiance des Français lorsqu’il s’agit de gérer leurs échanges (au format papier et numérique).
Selon une étude d’OpinionWay de décembre 2018, Digiposte est le principal éditeur de coffre-fort numérique identifié par les salariés français : 40 % d’entre eux citent Digiposte comme étant le fournisseur du coffre-fort numérique utilisé dans leur entreprise (question posée aux personnes bénéficiant d’un coffre-fort numérique au travail).
Autre point non-négligeable : avec Digiposte, vous êtes assuré(e) de voir vos données numériques 100 % hébergées en France. Toute la chaîne de traitement des données se trouve au sein du Groupe La Poste. Nous n’utilisons pas de sous-traitants. De quoi rassurer vos collaborateurs.
Le déploiement des coffres-forts numériques Digiposte est lourd et compliqué : FAUX
Chez Digiposte, nous sommes conscients que les aspects techniques peuvent être rebutants. Notre coffre-fort numérique a été conçu pour être facile et rapide à déployer. Comptez 3 mois en moyenne pour un déploiement complet sur site (dans le cas d’une grande entreprise). Ces 3 mois incluent la période légale de communication pré-déploiement auprès de vos salariés.
Lors du choix de votre coffre-fort numérique, il est essentiel de vous assurer qu’il soit parfaitement compatible avec les logiciels RH mis en place dans votre entreprise. Avec Digiposte, le coffre-fort numérique est d’ores et déjà intégrable aux principaux systèmes de paie du marché.
Par ailleurs, vous vous demandez sans doute comment vous allez mettre en place une démarche multicanale efficace. Soyez tranquille : avec l’intégration d’autres solutions partenaires La Poste (telles que Docaposte ou Maileva), vous pouvez facilement gérer d’un côté les documents dématérialisés et de l’autre l’envoi papier pour les salariés ayant refusé la dématérialisation.
Digiposte sert l’intérêt de vos salariés : VRAI
Vos salariés aussi ont tout à gagner avec le coffre-fort numérique Digiposte. Ils bénéficient d’un service avec une vraie valeur ajoutée, simple et facile d’accès : accès 24h/24, de n’importe où, même hors des locaux de l’entreprise.
Digiposte collecte automatiquement les documents administratifs importants de leur vie quotidienne (factures, justificatifs, relevés d’assurance, avis d’impôts…) et facilite grandement les démarches administratives (lors de la constitution d’un dossier de location par exemple) grâce à la mise à disposition de dossiers administratifs pré-enregistrés ou la fonctionnalité de partage sécurisé. Les certifications de Digiposte, comme l’agrément « données de santé HDS », s’avèrent aussi utiles lorsque le collaborateur souhaite aussi archiver ses documents de santé en toute sécurité (pour les relevés de mutuelles notamment).
Avec le coffre-fort numérique Digiposte, vos salariés sont sûrs de retrouver tous leurs documents intègres en un seul et même endroit. En quelques clics, le service est utilisable sur le web et sur mobile (il y a une application mobile native, la seule actuellement sur le marché).
Nous espérons que cet article sous forme de vrai / faux a répondu à toutes les questions que vous vous posez sur le coffre-fort numérique Digiposte. Si certaines interrogations subsistent, vous pouvez nous contacter directement. Nous y répondrons avec plaisir.
