Face à la kyrielle d’offres présentes sur le marché du coffre-fort numérique (CFN), comment s’y retrouver ? Comment bien se faire accompagner pour votre dématérialisation RH, et gagner en productivité grâce à l’automatisation ?
Avoir confiance en son partenaire est un point clé, en particulier pour l’optimisation des données RH, sensibles et confidentielles par nature, telles que le bulletin de paie ou le contrat de travail. Il est important de choisir un fournisseur connu et pérenne pour un archivage sur le long terme (par exemple, 50 ans pour le bulletin de paie).
Outre son expertise, quelles garanties et quels engagements peut vous proposer votre prestataire ?
Pour faire le bon choix, les entreprises doivent :
- Définir un cahier des charges le plus précis possible, compatible avec la maturité numérique des salariés et de l’organisation,
- Choisir un partenaire éthique et respectueux des normes imposées par la loi française et européenne (Loi Travail, RGPD…),
- Travailler avec un expert RH à l’écoute, expérimenté et rigoureux en gestion de projets numériques ou digitaux, soucieux du respect de la démarche qualité associée. Un professionnel rassurant et en capacité d’accompagner le déploiement d’une solution simple et efficace aussi bien pour les salariés que pour les employeurs.
Choisir un coffre-fort numérique conforme à la législation
Conformité juridique
La mise à disposition, par les employeurs, du bulletin de paie dans un coffre-fort numérique personnel et confidentiel est strictement encadrée.
Il s’agit d’être vigilant à la conformité du coffre-fort numérique en vérifiant le respect de la Loi Travail et du décret relatif à la dématérialisation des bulletins de paie et leur accessibilité (Décret n° 2016-1762 du 16 décembre 2016.)
En résumé, la conformité du coffre-fort s’appuie sur :
- le respect des normes NF Logiciel (AFNOR),
- La certification par la CNIL (organisme indépendant),
- L’obtention du label « Coffre-Fort Electronique » (Cf. Fédération des Tiers de Confiance).
Sécurité informatique
Les critères à retenir pour faire le bon choix d’un Système d’Archivage Electronique (SAE) reposent sur 4 mots-clés : intégrité des données, pérennité, confidentialité, et traçabilité.
De ce fait, il est nécessaire de vérifier :
- La localisation des serveurs de stockage de données en France (ou en Europe) pour que les données soient protégées selon la législation française (ou européenne – Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)),
- Le respect des normes d’archivage : AFNOR NF Z 42-013 (en France) / ISO 144644-1 (norme internationale),
- La conservation et la garantie de l’intégrité des données dans la durée : AFNOR Z 42-020.
Toutes les données doivent demeurer personnelles et confidentielles, et ne peuvent faire l’objet de publicité (l’archivage est gratuit pour les utilisateurs), ni être revendues à un tiers à des fins marketing.
Les documents de type bulletin de paie doivent avoir une valeur probatoire : le salarié doit pouvoir justifier que le document n’a subi aucune modification, et aucune altération, face à un juge.
Par conséquent, l’employeur doit pouvoir garantir l’origine, l’intégrité (inviolable, non modifiable) et la valeur probante du document.
Dès que le document est envoyé dans le coffre-fort numérique du salarié, celui-ci est horodaté, puis tracé. Toute consultation est enregistrée.
Rappel des règles de base imposées par la CNIL :
- L’accès au coffre-fort doit être limité à son seul utilisateur,
- Les mécanismes d’authentification (mot de passe) doivent être forts : mot de passe à usage unique, sécurisation par mail, sms…),
- Les données en lien avec la santé (visite médicale, arrêt de travail…) sont soumises à une réglementation spécifique, et les prestataires doivent avoir l’agrément du Ministère de la Santé, reçu après consultation de la CNIL.
Les engagements minimum d’un partenaire spécialiste de la mise à disposition de coffre-fort numérique :
- Maintenance corrective et évolutive de la solution proposée,
- Non perte et intégrité des documents confiés,
- Des moyens de sécurité en cas de coupure ou défaillance matérielle,
- Réversibilité : récupération des documents électroniques et des éléments de traçabilité en cas de rupture de contrat.
Pourquoi choisir le coffre-fort numérique Digiposte ?
Pour remplir les objectifs définis, et répondre aux besoins en dématérialisation de ses clients, Digiposte propose une solution adaptée qui permet de :
- Faciliter l’accès aux documents numériques (comme le bulletin de paie), quelle que soit la compétence numérique des salariés,
- Être compatible avec les sirh et les solutions de gestion de paie de votre entreprise,
- Optimiser le taux d’adhésion de la solution par vos salariés : accompagner la transformation numérique de votre organisation par la création de valeur RH
Les grandes étapes de la gestion de projet pour la mise en place d’un coffre-fort électronique, selon la roue de Deming.
Chez Digiposte, nous sommes particulièrement vigilants aux points suivants :
- Cycle de vie de l’archive : accessibilité personnelle, pérennité, intégrité, tenue d’un calendrier de conservation,
- Recueil des données : horodatage d’archivage, valeur probante des bulletins de salaire
- Respect du format adapté à l’archivage électronique,
- Normalisation des fichiers (compréhension immédiate, conservation…),
- Confidentialité des données,
- Professionnalisme de nos experts RH pour évaluer le degré de maturité numérique des entreprises ou organisations.
Nous allons un cran plus loin et nous vous proposons une solution d’accompagnement en communication, Digicoach :
Nos experts RH vous accompagnent pour vous simplifier le déploiement et optimiser les taux d’adhésion. Ils travaillent avec vous sur votre contexte de déploiement spécifique sur un dispositif de communication adapté (affichettes, dépliants, tutoriels…). Une fois le déploiement commencé, vous bénéficiez alors d’un accompagnement dans le suivi et l’analyse de vos résultats.
Tout au long du processus de déploiement, Digiposte propose une solution efficace optimisée en réponse aux exigences légales et en ligne avec les besoins de sécurisation des bulletins de paie numérique. Digiposte propose aussi, en option, le soutien d’un expert RH dédié pour vous accompagner dans votre transformation numérique.
N’oubliez pas, la solution Digiposte est intégrable aux principales solutions de gestion de la paie ou de service comptable. Vous souhaiteriez nous présenter vos besoins ? N’hésitez pas à prendre contact avec nous.
