La team Digiposte | 08/07/2020

Bulletin de paie et démat RH : Comment organiser la gestion des refus salariés ?

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La dématérialisation RH (souvent abrégée en « démat RH ») vise avant tout à faire gagner du temps. Mais est-ce vraiment le cas si certains salariés refusent que leurs bulletins de paie soient dématérialisés ? 

Vous êtes responsable du service RH (ou expert-comptable chargé des documents relatifs aux salariés de vos clients) et vous souhaitez savoir comment organiser la gestion des refus ? Cet article est fait pour vous. Il vous rappelle quelles sont les conditions pour refuser la dématérialisation des documents administratifs. Vous y trouverez également nos meilleurs conseils afin que la gestion des refus salariés ne soit plus une perte de temps.

 

Bulletins de paie et démat RH : les conditions pour refuser

 

Même si votre entreprise a fait le choix de passer à la dématérialisation RH et au bulletin de paie numérique, il est cependant possible que certains de vos salariés refusent sa remise au format numérique. Comment cela se passe-t-il dans ce cas ? 

Depuis 2009, vous pouvez délivrer le bulletin de salaire au format électronique à vos salariés. La condition était de recueillir leur accord préalable.  

Le décret 2016-1762 de la loi travail (loi El Khomri) permet désormais aux employeurs de déployer en masse le bulletin de paie numérique auprès de leurs salariés. Attention toutefois : les salariés doivent être informés au préalable (1 mois avant le déploiement) et ils ont toujours la possibilité de faire valoir leur droit d’opposition. 
 

Quelles sont les modalités d’un tel refus ? 

Pour être recevable, le refus du salarié doit être clairement et librement exprimé à titre individuel. Autrement dit, chaque salarié doit manifester son refus personnellement. La loi spécifie clairement que le refus doit aussi être signé et horodaté.  

Pour des raisons de sécurité, il est important de s’assurer que l’émetteur du refus est bien le collaborateur qui souhaite continuer à recevoir un bulletin de paie au format papier. D’un point de vue pragmatique, disposer de la date de refus permet aussi, si applicable et nécessaire, d’exclure du processus de refus les collaborateurs qui ne l’auraient pas émis dans les temps. 

Notez que tout silence a valeur de consentement tacite, c’est-à-dire qu’on estime le collaborateur comme étant spontanément d’accord avec la dématérialisation RH. 

Il est de la responsabilité de l’employeur que d’expliquer aux salariés qu’ils ont la possibilité de refuser la dématérialisation de leurs bulletins de paie. Vous devez le faire dès lors que vous communiquez sur le passage à la digitalisation du bulletin de salaire, soit au minimum 30 jours avant son déploiement effectif. 

Cette période de 30 jours sert justement à laisser le temps de la réflexion à vos salariés. Ils pourront ainsi vous poser leurs questions, exprimer leurs doutes et manifester leur refus le cas échéant. 

Autre point à garder à l’esprit : les salariés conservent la possibilité de refuser à tout moment, c’est-à-dire avant ou après le déploiement de l’envoi des fiches de paie numérique dans l’entreprise ou le service. Ils peuvent donc aussi choisir de revenir au bulletin de paie papier après le déploiement.  

Légalement, ce refus peut être exprimé par tout moyen. Cependant, il est dans votre intérêt de l’organiser afin de ne pas engorger vos services avec des expressions de refus émises de manière erratique, sur tous types de supports.

 

Organiser la gestion des refus salariés
 

La gestion des refus des salariés s’articule autour de deux volets. Premièrement, il va vous falloir mettre en place un système de recueil des refus. Deuxièmement, vous devrez gérer la remise du bulletin de paie (ou de tout autre document RH) aux salariés ayant refusé la dématérialisation. 

 

  • Comment recueillir les refus ?

     

Étant donné que les salariés sont susceptibles de manifester leur refus à tout moment (y compris des mois après le déploiement de la solution de dématérialisation RH), il est essentiel que vous mettiez en place un système de recueil des refus efficace. 

Nous vous conseillons de communiquer simplement et clairement via différents canaux (mails, affiches, réunions d’information, etc.) sur la manière précise dont vous allez prendre en compte les refus. 

Vous pouvez, par exemple, décider de joindre un formulaire à compléter à vos communications papier ou encore un formulaire à télécharger depuis votre intranet uniquement si le salarié souhaite exprimer son refus. Pensez à inclure la possibilité de le signer (manuellement ou numériquement) et à demander de mentionner la date et l’heure de la signature (pour rappel, il faut que le document soit horodaté). 

Par ailleurs, il est aussi conseillé de dédier une boîte mail entière (et une personne chargée de son traitement) au recueil des refus. Elle permettra de centraliser toutes les demandes de refus en un seul et même endroit. 

Vos services gestionnaires centraliseront les demandes et en les traiteront jusqu’à l’échéance de la période de recueil de refus pour le lancement du projet. Ce pour constituer un référentiel salariés prenant bien e compte les refus et  faire en sorte que seuls soient créés des coffres aux agents n’ayant pas exprimés de refus ?  

A savoir : la majorité des prestataires de solutions de dématérialisation RH proposent aussi la possibilité de refuser directement depuis leur solution, ce qui permet aussi de prendre en compte les refus post-déploiement. Dans le cas de Digiposte, la résiliation de l’adhésion se fait directement dans Digiposte, il n’est donc plus nécessaire pour l’entreprise de maintenir une solution interne qui peut être couteuse et chronophage. Le retour au papier se fait alors automatiquement, sans que l’équipe RH ait besoin d’intervenir.

 

  • Comment gérer la remise des bulletins de paie aux salariés ayant refusé la dématérialisation RH ?

     

Pour les salariés ayant exprimé leur refus en amont du déploiement, leur BP sera émis au format papier dès le lancement de projet de dématérialisation  

Pour un salarié qui après création de son coffre, émet un souhait de résilier son adhésion au BPN, la loi établit que vous avez 3 mois maximum pour remettre en place le flux papier). 

Ainsi, à moins que 100 % de vos salariés adhèrent immédiatement à la dématérialisation, vous devrez distribuer le bulletin de salaire de deux façons différentes : un mode de distribution par voie électronique et un mode de distribution papier (c’est ce qu’on appelle une approche multicanal). 

Si vous souhaitez qu’un plus grand nombre de vos salariés adhère à la dématérialisation, vous pouvez leur remettre périodiquement une notice de rappel lors de la remise du bulletin de paie. Elle vous permettra de rappeler à vos collaborateurs qu’ils peuvent passer au bulletin de paie électronique dès qu’ils le souhaitent. Cette notice peut également servir à informer le salarié des nombreux avantages du bulletin de salaire dématérialisé

La notice de rappel s’avère des plus utiles, car certains employés ont besoin de temps pour se décider. Bien souvent, ils souhaitent voir les bénéfices concrets que procure le bulletin de paie dématérialisé chez leurs collègues. 

 

Gérer les refus des salariés face à la dématérialisation des bulletins de paie implique une organisation efficace et rigoureuse. Cette gestion dépend en grande partie de l’adhésion de vos collaborateurs à ce type de projet.  

Afin d’être épaulé dans vos démarches de dématérialisation, vous pouvez faire appel aux équipes de Digiposte. Nous sommes là pour ça !