La team Digiposte | 27/07/2021

Avis d’expert – Pierre Lecomte – Archivage électronique et coffre-fort numérique

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C’est un constat : le nombre de données générées ne cesse de croître et la dématérialisation prend de l’ampleur, portée par les avantages qu’elle procure, mais aussi par un cadre juridique favorable. Se posent alors les questions de la conservation des documents électroniques et de leur sécurisation.

En la matière, les services d’archivage électronique et le coffre-fort numérique sont souvent confondus, à tort. Pierre Lecomte, Directeur du développement dématérialisation, Business Unit Solutions d’Archivage Electronique chez Docaposte, nous parle de ces deux solutions numériques et nous aide à les différencier.

 

Coffre-fort numérique, archivage, sauvegarde : parle-t-on de la même chose ?

 

L’environnement numérique est vaste et chacun utilise la digitalisation selon ses propres objectifs, ce qui génère autant de besoins différents en matière d’accès et de traitement des données.

Plusieurs solutions digitales existent. Si leur objet premier est commun, à savoir, la conservation des données, elles sont bel et bien différentes et, pour certaines, complémentaires.

La sauvegarde est une mesure de vigilance qui vise, en cas de plantage d’un écosystème informatique, à pouvoir le réinstaller à l’identique.

Le stockage revient, comme son nom l’indique, à stocker des informations et/ou des documents sur des supports divers, pour une durée déterminée. Parmi ces solutions, les clouds sont souvent proposés par de grands groupes du monde de l’informatique et hébergés le plus souvent sur des serveurs à l’étranger.

L’archivage électronique permet de conserver les données à long terme, de manière pérenne et intègre dans le temps et d'accéder facilement à l'information, tout en y appliquant des règles archivistiques strictes et en garantissant la sécurisation des fonds documentaires immatériels. L’archivage numérique se divise pour sa part en deux grands items :

 

  • d’une part, les Services d’Archivage Électronique (SAE), eux-mêmes différenciés en SAE en licence, avec des logiciels déployés directement chez le client, et en SAE en Saas, autrement dit hébergés dans les data centers des tiers-archiveurs ;

 

  • d’autre part, le coffre-fort numérique, solution personnelle et sécurisée pour conserver des données et documents importants de manière intègre et pérenne sur une période donnée.

 

Concrètement, quelle est la différence entre le coffre-fort numérique Digiposte et le service d’archivage électronique de Docaposte ?

 

Les liens entre Docaposte et Digiposte sont très étroits. Docaposte, leader en France de l’archivage de données numériques à vocation probatoire, est un exploitant, un hébergeur. Docaposte dispose de technologies propriétaires et maîtrisées, qui ne dépendent pas d’un éditeur. Les données de ses clients sont opérées et hébergées dans ses data centers en France.

Docaposte déploie ce que l’on appelle des composants coffre-fort numérique. Derrière cette appellation commune qui engendre trop souvent de la confusion se distinguent deux solutions pourtant différentes et complémentaires : un Service d’Archivage Électronique Docaposte et le coffre-fort numérique Digiposte.

Pour bien comprendre leurs différences, je vous propose une image : la salle des coffres telle qu’on peut se la représenter dans une banque. Avec le Service d’Archivage Électronique, la salle comporte plusieurs coffres. Plusieurs personnes détiennent la clé d’un même coffre.

Cette solution s’adresse principalement à un environnement BtoB. Une entreprise va pouvoir utiliser le service d’archivage électronique pour permettre l’accès à une même information à différents services. Par exemple, la DAF et le service RH peuvent avoir besoin de la même donnée, mais pour une utilisation différente.

Avec le coffre-fort numérique, la salle ne comporte qu’un unique coffre et un seul propriétaire en possède la clé. Il en a l’exclusivité, son authentification est donc renforcée.

À ce titre, il est le seul propriétaire et gestionnaire des informations, des données et des documents qu’il renferme. Toutefois, il peut délivrer des autorisations à des tiers de confiance pour y effectuer des consultations ou des dépôts de documents numérisés.

Le coffre-fort numérique s’apprécie dans un cadre BtoBtoC. Il peut par exemple être déployé auprès des salariés d’une entreprise, des étudiants d’une université, des adhérents d’une mutuelle… Il permet de faciliter la diffusion des documents par l’entreprise ou l’organisme (BtoB) auprès des destinataires (BtoC), mais aussi l’accès, la conservation sécurisée et la gestion des documents par les utilisateurs.

 

L’actualité fait régulièrement part de failles de sécurité informatiques, de vol de données personnelles, de rançon... Qu’en est-il avec les solutions numériques ?

 

Les méthodes de stockage et d’archivage n’offrent pas toutes les mêmes garanties de confidentialité et de sécurité. Le RGPD, dont la CNIL veille au respect, impose pourtant à tous les opérateurs qui recueillent des données personnelles de les sécuriser et d’en contrôler l’usage qui en est fait.

Le coffre-fort numérique est la solution qui offre les meilleures garanties en matière de confidentialité des données et de sécurisation. Elle est d’ailleurs la seule à être concernée par l’application du RGPD, ce qui induit le chiffrement des données et le droit à l’oubli.

Ainsi, les documents sont stockés dans cet espace sécurisé avec une durée de conservation minimale prédéterminée. On parle de Durée d’Utilité Administrative (DUA), qui diffère selon la nature du document. À l’issue de celle-ci, le document peut faire l’objet d’une suppression automatique ou d’une restitution au propriétaire. Son choix peut lui être demandé.

Aussi, l’utilisation d’un coffre-fort numérique s’accompagne d’un chiffrement des données. Seul le propriétaire peut les consulter, il peut choisir de partager certaines données, par lien sécurisé, à une personne de confiance. Même l’exploitant, Digiposte, n’y a pas accès. Le niveau de sécurité d’un coffre-fort digital est donc particulièrement élevé.

 

La crise sanitaire amène beaucoup de professionnels et de particuliers à revoir leur rapport au numérique. Comment cela se répercute-t-il sur des solutions comme le coffre-fort numérique ?

 

De nombreux secteurs d’activité ont amorcé leur transition numérique avant l’arrivée du covid-19. Pour autant, il est vrai que la crise sanitaire, avec des mesures telles que le confinement et le télétravail, a eu un impact retentissant sur le rapport des entreprises à la digitalisation.

Les volumes d’échanges ont été réduits de manière conséquente, mais le nombre de projets a très largement augmenté, avec des besoins en matière d’accessibilité des données, de solution d’archivage, de capacité de stockage ou encore de sécurité.

On constate une maturité vers la mise en œuvre de réelles politiques de gestion électronique des documents, avec l’émergence de métiers dédiés. Il ne s’agit plus de simplement numériser des documents en format PDF, d’autant que nous sommes dans un monde hybride, où le 100% numérique est loin d’être atteint.

Les fonds de documents engageants en version numérique, tels que les factures, les bulletins de paie, les pièces justificatives, les copies d’examens et relevés de notes côtoient encore souvent leurs homologues en documents papier. L’une comme l’autre conservent leur valeur probante.

Une étude IDC alerte sur les dangers encourus par les entités qui ne mettraient pas en œuvre les moyens nécessaires quant à leur pérennité.

 

Voilà plus de dix ans déjà que Digiposte développe son coffre-fort numérique. La solution se démocratise avec des tarifs en baisse et des prestations toujours plus en phase avec l’actualité économique, juridique et sociétale. Le coffre-fort numérique étant que jamais plébiscité, de nouveaux déploiements sont en cours d’étude.