Souvenez-vous de cette époque. Celle où vous deviez impérativement remettre à vos clients particuliers une facture papier suite à l’achat d’un bien ou la réalisation d’un service. Aujourd’hui, cette époque est révolue. Grâce à la dématérialisation des documents bancaires et plus précisément des factures, les entreprises facilitent une expérience client plus simple, fluide et digitale.
La transformation numérique est en marche. Pour saisir pleinement ses enjeux et ses avantages, Digiposte répond à vos questions.
Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ? Les factures dématérialisées sont-elles obligatoires ? Pourquoi dématérialiser les factures de vos clients particuliers ? Comment passer à l’action ?
Qu’est-ce que la dématérialisation de la facturation ?
La dématérialisation des factures de vos clients particuliers repose sur un processus simple et avantageux, pour l’entreprise et ses clients.
Cette démarche consiste à faire la transition entre les factures au format papier vers les factures au format électronique.
Pour qu’une facture électronique ait la même valeur probante qu’une facture papier, elle doit respecter deux conditions, détaillées dans l’article 1313-1 du CODE CIVIL :
La personne qui a produit le document doit pouvoir être identifiée. Le document doit être établi et conservé dans des conditions garantissant son intégrité. La facture dématérialisée n’est pas une simple facture PDF envoyée aux clients par e-mail. Pour respecter les réglementations, une facture dématérialisée doit être envoyée et reçue sur un outil numérique sécurisé, comme le coffre-fort Digiposte.
Pourquoi dématérialiser les factures de vos clients particuliers ?
Vous l’aurez compris, les entreprises favorisent de plus en plus une démarche zéro papiers, et la législation évolue également dans ce sens.
Pour exemple, la loi Macron du 21/02/2015 « Objectif 2020 », rend la dématérialisation des factures obligatoire pour les fournisseurs de services publics (Etat, collectivités territoriales et établissements publics). Mais ce n’est pas le cas du service privé.
Alors pourquoi devriez-vous vous y mettre ?
Les avantages de la dématérialisation des factures sont :
Le gain de temps : fiches de salaires, justificatif de domicile, factures bancaires, relevés de comptes, diplômes, acte de naissance, …. vos clients ont de nombreux documents personnels et/ ou professionnels à conserver. Leur offrir un espace numérisé et sécrisé en ligne leur fera gagner un temps certain.
Une gestion plus efficace des documents : oubliez les heures passées à chercher des factures papiers. Les factures numériques peuvent désormais être déposées sur le coffre-fort numérique de vos clients particuliers, pour qu’ils puissent y accéder à tout moment.
Un meilleur impact environnemental : la dématérialisation des factures limite la consommation de papier, d’encre, d’énergie… Cette démarche zéro papiers améliore votre impact sur l’environnement, contribue à l’optimisation de votre démarche RSE et représente même un avantage pour votre image de marque.
Factures électroniques : comment passer à l’action ?
Pour passer à la dématérialisation, Digiposte vous invite à suivre ces trois étapes.
Faire un choix entre internalisation ou externalisation
Prenons l’exemple d’une banque, qui souhaite dématérialiser les factures de ses clients particuliers. L’idéal pour cette banque serait de commencer par réaliser un audit pour définir les processus à mettre en place et les ressources nécessaires.
En fonction des résultats de l’audit, elle peut ainsi :
- Choisir d’externaliser cette transition digitale et faire appel à prestataire, qui sous-traitera les factures dématérialisées.
- Internaliser la dématérialisation au sein de la banque, en optant pour un logiciel de e-facturation.
- S’assurer de respecter toutes les conditions juridiques
En optant pour une facturation électronique, cette banque doit s’engager à respecter des règles strictes. Les mentions obligatoires des factures papiers doivent figurer sur les factures électroniques. Par ailleurs, les factures doivent être :
- Valides et originales
- Intègres
- Horodatées (conformément à la norme RFC 3161)
- Lisibles
- Identifiables (l’identité des signataires doit pouvoir être reconnue)
Les factures électroniques doivent également être archivées et conservées. La durée d’archivage est de 6 ans pour le droit fiscal (article L 102 b du Livre de Procédures Fiscales) et 10 ans pour le droit commercial et la partie comptable (article L. 123-22 du Code du Commerce).
Opter pour les bons outils
Les factures électroniques émises aux clients de la banque ne pourront pas être éditées et stockées avec une solution de GED (Gestion Electronique de Documents).
Pour garantir la sécurité des factures, la banque ne pourra pas non plus les archiver directement sur un ordinateur professionnel, avant de les transmettre aux clients particuliers.
Pour optimiser les processus de dématérialisation, l’entreprise à tout intérêt à opter pour un Système d’Archivage Électronique (SAE). Le passage à la facturation dématérialisée rime aussi avec l’intégration de la signature électronique. La signature électronique certifie l’intégrité du document et l’authentification des signataires.
En complément, l’usage d’un coffre-fort numérique permet de garantir la transmission des factures auprès des clients particuliers. Cet espace personnel garantit sécurité, traçabilité et disponibilité des documents.
En suivant ces trois étapes, la banque peut enfin passer à l’action ! Tout comme vous, si vous souhaitez dématérialiser les factures de vos clients particuliers.
Le coffre-fort numérique est l’outil idéal pour accélérer votre projet de transformation digitale. Découvrez sans plus attendre la solution Digiposte, qui fait de la dématérialisation un enjeu bénéfique pour votre entreprise… Mais aussi pour vos clients particuliers !
