La dématérialisation est un sujet qui gagne de l’ampleur dans notre société. Les coffres-forts numériques sont autant utilisés dans les entreprises privées que dans les établissements publics qui s’en servent pour stocker et partager des documents à leurs collaborateurs en toute simplicité.
Depuis quelques années, nous observons également une tendance à la dématérialisation dans les universités qui proposent notamment à leurs étudiants un relevé de notes électronique.
Les avantages du relevé de notes électronique pour les universités et les étudiants
Comme de nombreux établissements universitaires ou de formation, vous avez sans doute déjà entamé le chantier de la dématérialisation dans votre structure. Vous savez donc que le relevé de notes numérique est un document récapitulant les notes (accompagnées d’éventuels commentaires des professeurs) mis à disposition des étudiants au format digital. Prenant la forme d’un fichier PDF que l’on dépose sur un coffre-fort numérique accessible partout et tout le temps, il est facile pour les étudiants de le consulter quand ils le souhaitent, voire de le partager si besoin.
Déjà implémenté dans de nombreuses universités et établissements scolaires, l’objectif initial était de permettre au personnel de se dégager du temps pour les autres tâches administratives, souvent chronophages. Il en ressort de nombreux bénéfices connexes dont les économies réalisées sur l’achat de fournitures et l’impact environnemental réduit lié à un moindre usage du papier.
Dans les faits, vous avez donc compris que les avantages du relevé de notes électronique sont multiples et représentent une réelle avancée aussi bien pour vous en tant qu’établissement que pour vos étudiants.
L’impact du relevé de notes électronique sur l’image de marque des universités
Tout d’abord, permettre au personnel administratif de se libérer un maximum de temps en ne s’occupant plus de ces tâches chronophages permet de fluidifier les périodes chargées. En effet, l’envoi du relevé de notes est souvent accompagné, pour un certain nombre d’étudiants, de l’attestation de diplôme ou de réussite de fin de formation. Fini les délais interminables pour recevoir ces documents.
Ce qui, au début, était un simple outil pour faciliter la vie des employés s’est rapidement transformé en valeur ajoutée, aussi bien pour le personnel que pour les apprenants. Puisque, en simplifiant ce process administratif, vous permettez à votre personnel encadrant de rester au plus proche des problématiques quotidiennes des étudiants. Se sentant réellement accompagnés, cela joue évidemment un grand rôle sur leur ressenti global, durant leurs études et à la sortie.
De plus, le déploiement d’un coffre-fort numérique individuel permettant à chaque étudiant de disposer d’un espace personnel au sein duquel il retrouve facilement tous ses documents importants (dont ses différents relevés de notes) s’inscrit dans l’air du temps et peut attirer de nombreux jeunes vers votre structure. Surtout que la solution proposée par Digiposte propose également une offre de signature numérique et une certification de ces documents. Ce service global et moderne est en parfaite adéquation avec les usages de la nouvelle génération et montre donc une plus grande compréhension de cette dernière.
En plus des relevés de notes, vous pourrez aussi déposer de nombreux documents administratifs importants et ainsi proposer à vos étudiants un outil de qualité totalement sécurisé et accessible gratuitement.
Contactez-nous si vous souhaitez aller plus loin dans la dématérialisation de vos documents au sein de votre école ou université et permettez-nous de vous accompagner dans ce chantier important. Pour cela, découvrez nos solutions !
