Accélérée par la crise sanitaire, la dématérialisation fait désormais partie intégrante du parcours étudiant dans l’enseignement supérieur. À l’image du coffre-fort numérique RH, qui s’est peu à peu imposé dans les entreprises françaises, le milieu universitaire est en train de faire sa transformation digitale. Malheureusement, des doutes subsistent encore concernant le choix des bons outils numériques.
Dans cet article, vous allez découvrir comment choisir la solution IT qui vous permettra de réussir votre dématérialisation en Université et grande école.
Dématérialisation en Université et grande école : vers quelle solution électronique vous tourner ?
En France, la volonté est claire concernant la dématérialisation dans l’enseignement et la recherche : le numérique doit être au service de l’école de la confiance. De ce postulat découle un ensemble de services numériques permettant de gérer les examens à distance, les relevés de notes, la remise de diplôme, etc.
Archivage électronique dans les universités et grandes écoles : quelles solutions techniques envisager ?
Aujourd’hui, il existe des outils numériques pour tous les besoins. Rien que pour archiver et stocker des documents au format électronique, il y a plusieurs options. Passons en revue les principales solutions d’archivage électronique pour les universités et grandes écoles :
- la Gestion Électronique de Documents (GED) : système d’information numérique permettant de stocker, classer et archiver tous les types de documents (pièces d’identité des étudiants, diplômes, etc.) dans un seul et même espace dédié.
- le coffre-fort numérique (CFN) : solution sécurisée de stockage d’informations dématérialisées permettant de conserver les documents, tout en garantissant leur protection, leur confidentialité et leur intégrité.
- la signature électronique : outil permettant de signer numériquement un document électronique, tout en respectant son intégrité et en authentifiant le(s) signataire(s).
À noter que ces trois exemples d’outils IT au service de la dématérialisation ne sont pas nécessairement antinomiques. Au contraire, certaines solutions se complètent bien. C’est le cas, par exemple, du coffre-fort numérique proposé par Digiposte, qui propose la signature électronique en option.
Dématérialisation du relevé de notes et attestation de réussite : retour d’expérience de l’université Grenoble-Alpes
L’Université de Grenoble-Alpes (UGA) est un bon exemple parmi les établissements de l’enseignement supérieur ayant pris le virage du numérique avec succès.
Depuis 2014 déjà, cette université remet ses relevés de notes et ses attestations de réussite au format numérique. Ces documents sont délivrés aux étudiants directement dans leur coffre-fort électronique personnel et sécurisé.
Le personnel de l’université de Grenoble-Alpes dresse un bilan très positif de cette digitalisation des processus. Pour en savoir plus, cliquez ici pour regarder le replay du webinaire sur le témoignage du responsable technique de la dématérialisation des services à l’UGA.
Dématérialisation en Université et grande école : combien cela va-t-il vous coûter ?
Une idée reçue consiste à dire que la dématérialisation coûte forcément cher. Si elle nécessite un certain investissement au départ, les gains sont très vite considérables : productivité, praticité, image de marque de l’établissement renforcée, etc.
Coffre-fort numérique Digiposte : comment estimer ses ressources à allouer ?
Parmi toutes les offres disponibles actuellement sur le marché des solutions de dématérialisation, il peut être difficile de vous y retrouver. Soyez donc attentif à la crédibilité des entreprises qui proposent ces outils et services numériques, mais aussi aux besoins précis de votre université ou école en la matière.
Concernant le cas spécifique du coffre-fort électronique Digiposte, nous vous orientons sur la lecture de notre article dédié à l’estimation de ses ressources à allouer au projet digital*.
Fonds européens et projets universitaires : faisons le point sur les aides possibles dans votre projet d’éducation
Les financements européens pour l’éducation nationale sont là pour aider les établissements scolaires et les organismes de l’enseignement supérieur à faciliter leur projet de transition numérique. À la clé : favoriser la mobilité, l’élévation des niveaux de qualification et la lutte contre le décrochage scolaire et l’illettrisme.
Ces financements destinés aux services publics peuvent prendre plusieurs formes, parmi lesquelles :
- les fonds structurels européens : ces fonds, parmi lesquels le Fonds européen de développement régional (FEDER), sont distribués pour une période de 7 ans pour financer les équipements informatiques des établissements d’enseignement public, ainsi que les programmes intégrés de développement du numérique ;
- les fonds européens structurels et d’investissement (FESI) : ces fonds servent à financer les investissements matériels informatiques auprès des régions (entre 2014 et 2020, 1,9 milliard d’euros ont été alloués à des projets pour l’éducation et le développement des compétences) ;
- le programme Erasmus+ : programme qui encourage financièrement la coopération et les partenariats pour l’innovation et le partage d’expériences dans l’éducation (notamment par rapport à la mise en place de solutions IT).
Dématérialisation en Université et grande école : un changement de paradigme à accompagner
Tout comme le ministère de l’Éducation nationale a opéré sa « mue digitale » (via sa plateforme d’attestation des diplômes par exemple), le monde universitaire est en train de faire face à un véritable changement de paradigme. Comme tout changement, il nécessite d’être accompagné pour être accepté et optimisé.
RGPD et coffre numérique : quels sont les droits des étudiants ?
Le changement a toujours fait peur. Ce constat est d’autant plus vrai lorsqu’il concerne la protection d’informations sensibles que sont les données personnelles des étudiants. Heureusement, le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) est venu normaliser la gestion de ces données avec des protocoles stricts.
Pour aller plus loin sur le sujet, nous vous conseillons la lecture de notre article sur les droits des étudiants dans le cadre du RGPD et du coffre-fort électronique.
Comment embarquer vos agents administratifs dans un projet dématérialisation : l’exemple de l’université de Grenoble
Un projet de dématérialisation des services et processus d’une université nécessite que toutes les parties prenantes y trouvent de la valeur ajoutée. Même si les bénéfices du digital ne sont plus à démontrer pour les agents administratifs (gain de temps, économies de consommables, rangement facilité, praticité, etc.), il n’en demeure pas moins qu’il faut accompagner les plus réfractaires à l’usage de ces outils numériques.
Là encore, le projet de dématérialisation des processus administratifs de l’Université Grenoble-Alpes est un excellent exemple de mise en place de bonnes pratiques. Obtenir l’adhésion par l’utilisation, laisser le temps aux usagers et usagères de prendre en main les outils et ne pas imposer l’initiative ne sont que quelques-unes des règles d’or de l’accompagnement vers le numérique.
Vous souhaitez passer à la dématérialisation des processus au sein de votre université ? La solution Digiposte est faite pour vous ! Conçue pour faire face aux enjeux de l’enseignement public, elle répondra clairement à vos besoins.
