L’ère de la transformation numérique pousse de plus en plus d’entreprises à passer à la dématérialisation des documents : pièce d’identité, factures, attestation de diplôme… Le relevé de notes n’échappe pas à cette mouvance.
Ce concept, qui touche largement la vie des établissements scolaires et de leurs processus métiers, vise à se débarrasser du papier, mais aussi d’une tâche bien chronophage et sans valeur ajoutée pour les agents de l’enseignement.
Si faire le choix de la dématérialisation est bien souvent une décision motivée par le souci écologique, il en résulte pourtant de nombreuses finalités. Regardons dans le détail les avantages que vous pourriez retirer de la mise en place de la dématérialisation du relevé de notes au sein de votre structure.
Les avantages du relevé de notes numérique
Les professionnels de l’enseignement sont confrontés chaque année à trois périodes de « rush » : les admissions au début de la période de scolarité, la délivrance des relevés de notes après les périodes d’examen (en février-mars et en juin-juillet) et la remise de l’attestation de réussite en fin de cursus scolaire.
L’idée première qui se cache derrière la démarche du relevé de notes numérique est avant tout de permettre au personnel concerné de se libérer du temps. En effet, lors de ces périodes charnières, les agents sont fortement sollicités sur l’étude des dossiers d’admission, la préparation, l’envoi et la réimpression post-envoi des documents.
Retrouver une attestation de niveau, un diplôme national, les résultats d’un examen professionnel ou un certificat de fin d’études peut vite devenir fastidieux quand on sait que bien souvent, les documents peuvent être mal classés (faute de temps, précipitation…). Avec la dématérialisation, retrouver un document en saisissant seulement des métadonnées ou des références telles que le nom de l’élève, le type de document (attestation, diplôme, certificat) est alors un véritable gain de temps.
Dans un second temps, la dématérialisation des relevés de notes permet de considérablement réduire les délais de préparation et de mise à disposition des documents. En effet, les résultats des examens, l’attestation de diplôme numérique, ainsi que les copies et duplicatas étant disponibles via un espace sécurisé et en version dématérialisée, il est possible d’y avoir accès sans délai.
Sur une simple demande, les services administratifs peuvent dorénavant envoyer telle ou telle pièce justificative (brevet, examens et concours, attestations de réussite, baccalauréat professionnel) via un service digital dédié sécurisé, sans avoir à passer par la case imprimante ou fax. Ceci limite le nombre d’envois d’enveloppes timbrées par courrier postal ou par lettre recommandée.
Un autre avantage d’avoir recours à un service de dématérialisation des relevés de notes est celui d’offrir aux établissements scolaires (cas d’une GED) et aux étudiants (mise à disposition des coffres-forts numériques personnalisés) un espace sécurisé pour sauvegarder les données académiques, ce qui réduit nettement les risques de perte ou de vol.
Cette sécurité accrue offre alors aux étudiants et aux établissements scolaires l’assurance de :
- disposer, à toute heure et de partout, des documents originaux ;
- d’améliorer la valeur écologique ;
- de faciliter les échanges entre les différents services départementaux.
La mise en place du dispositif au sein de votre établissement
Chaque fin d’année, les services de scolarité génèrent des centaines, voire des milliers de relevés de notes et d’attestations de réussite pour leurs étudiants. Ils n’ont donc pas droit à l’erreur. Les données académiques (résultats, classement, mention) sont des informations personnelles et privées qui n’ont pas à être divulguées à d’autres personnes. Le diplôme ou l’attestation de réussite vont, quant à eux, être utilisés dans le cas d’une candidature pour un emploi, et, ne devraient pas tomber entre les mains d’une autre personne qui pourrait, elle-même, le modifier et l’envoyer pour postuler à un travail, sans avoir le cursus académique ou les connaissances requises pour la mission.
Ainsi, au lieu de produire ces documents en version papier comme à leur habitude, un coffre-fort numérique, comme le propose Digiposte, permet aux agents de déposer un fichier PDF dans le coffre-fort numérique personnel et sécurisé de l’étudiant. Chaque étudiant peut alors ensuite disposer de son relevé de notes en version dématérialisée (original numérique), et le réutiliser au sein du coffre-fort numérique, le partager à des tiers de confiance, le réutiliser dans des démarches administratives courantes (candidature pour une location immobilière, demande de crédit bancaire…).
Les documents sont des originaux numériques, signés numériquement et certifiés par la Poste, ce qui garantit leur authenticité pour n’importe quelle démarche. Chaque original numérique est accompagné d’un certificat d’authenticité. L’autre avantage, c’est que le coffre-fort numérique appartient définitivement à l’étudiant qui en dispose gratuitement et à vie.
Aujourd’hui, la dématérialisation est l’un des aspects les plus parlants de la transformation numérique. Elle permet aux établissements scolaires de gagner en compétitivité et en flexibilité en tirant avantage des nouvelles technologies.
La dématérialisation du relevé de notes numérique représente donc un enjeu fort. Si elle réduit les coûts d’envoi et d’archivage, diminue le temps passé à réaliser des tâches chronophages et à faible valeur ajoutée, modernise la communication, sécurise et simplifie les échanges de documents, elle offre avant tout un meilleur confort de travail aux agents lors de ces périodes intensives.
Pour les établissements scolaires, ne plus être obligé de solliciter des vacataires au moment de la mise sous pli des relevés pour pallier aux périodes de forte charge administrative est une véritable avancée technologique.
