Dans le cadre d’un projet de dématérialisation, les universités et les grandes écoles doivent s’équiper de solutions spécifiques pour entreprendre une démarche d’archivage électronique de leurs documents.
Mais quelles sont ces différentes solutions ? Comment fonctionnent-elles ? Quels types de documents peut-on entreposer dans un coffre-fort électronique, par exemple ?
Voici quelques éléments de réponse.
Archivage électronique : adoptez une solution de GED
La GED, aussi nommée Gestion Électronique de Documents, est un outil qui permet aux universités et aux grandes écoles d’optimiser la gestion de leurs documents au moyen d’outils électroniques. Ce système d’information informatisé permet le stockage, le classement et l’archivage des documents dans un seul et même logiciel.
Les enjeux principaux de l’acquisition d’une solution GED au sein des établissements scolaires sont :
- améliorer l’utilisation des supports numériques ;
- assurer l’archivage numérique des données ;
- accroître la productivité des agents administratifs grâce à la centralisation des informations ;
- renforcer la mobilité des collaborateurs grâce à une simple connexion à distance ;
- intégrer la dimension écoresponsable ;
- rendre un document consultable à tout moment ;
- éviter que les documents circulent et se perdent ;
- réduire les coûts de gestion.
Ainsi, mettre en place une GED dans le secteur de l’éducation améliore la recherche documentaire, la gestion des documents et leur suivi durant tout leur cycle de vie.
Coffre-fort électronique
Dans le cadre d’un projet de dématérialisation, l’archivage électronique des documents se fait majoritairement à l’aide d’un coffre-fort électronique.
Aussi appelé coffre-fort numérique, celui-ci fait partie des solutions de stockage d’informations dématérialisées les plus sécurisées du marché. Il permet non seulement la conservation des documents et données tels qu’ils y ont été ajoutés, mais avant tout, il facilite la restitution des pièces des étudiants à l’identique.
L’un des principaux enjeux du coffre numérique, que ce soit dans le secteur public ou privé, est donc de conserver l’intégrité des données et leur confidentialité. Ainsi, à la différence d’un stockage numérique classique, les données stockées sont cryptées et accessibles uniquement via une clé de déchiffrement personnelle.
Le coffre-fort électronique permet de stocker notamment des documents civils, des pièces comptables, des documents fiscaux ou relatifs à la gestion du personnel, et des justificatifs de scolarité.
Signature électronique
L’utilisation de la signature électronique dans le secteur de l’éducation est également un outil qui progresse à grands pas. La signature électronique permet de signer numériquement un document électronique dans le respect de son intégrité, tout en authentifiant le signataire.
La signature électronique telle que nous la connaissons aujourd’hui peut prendre différentes formes :
- une signature manuscrite effectuée sur une tablette digitale ;
- une signature scannée par des moyens biométriques : empreinte digitale, identification rétinienne, par la voix, etc.
Dans l’enseignement, l’utilisation de la signature numérique est principalement utilisée pour gérer d’importants volumes de contrats et de documents administratifs :
- contrat d’inscription de scolarité ;
- convention de stage ;
- contrat d’apprentissage ;
- règlement intérieur ;
- procès-verbal de jury d’examen ;
- contrat de travail.
Les étudiants et le personnel enseignant peuvent signer les documents directement en ligne, depuis un ordinateur ou un smartphone. Grâce à cette approche, les pièces justificatives n’ont plus besoin d’être imprimées, ni scannées, ni même envoyées par la Poste pour signature.
Dématérialisation des documents étudiants
L’utilisation d’une solution de gestion électronique de documents peut donc s’avérer très utile au sein des établissements scolaires.
Les documents les plus fréquemment traités sont les relevés de notes et les attestations de réussite. En effet, grâce à leur format standardisé et formalisé, il est assez facile d’en extraire des données. Ainsi, les agents administratifs n’ont pas à réaliser manuellement le découpage d’un lot de relevés de notes, par exemple. L’outil s’occupe de tout.
Les documents sont ensuite déposés dans une application de gestion de workflow. Les pièces sont alors contrôlées, vérifiées et validées par un contrôleur. Une fois cette tâche réalisée, une copie électronique de l’originale est déposée dans le logiciel de GED. Les originaux numériques, quant à eux, sont déposés dans le coffre-fort virtuel des étudiants.
Ainsi, la collecte automatisée des documents facilite le travail des agents administratifs à plusieurs niveaux. Pour les étudiants, il s’agit d’un endroit unique pour retrouver l’ensemble de leurs documents scolaires. Munis de leurs identifiants personnels, ils peuvent alors se connecter au coffre-fort numérique, peu importe l’endroit où ils se trouvent (école, domicile, à l’étranger, etc.).
De plus, à chaque dépôt d’un nouveau document, les étudiants reçoivent une notification en signe d’avertissement.
D’utilité administrative, la GED, le coffre-fort électronique et la signature numérique s’inscrivent dans les usages de la transition numérique. Les universités et les grandes écoles ont désormais la possibilité de recourir à de nombreuses solutions d’archivage électronique des documents étudiants dans le cadre de leur processus de dématérialisation.
