À l’ère du numérique, la dématérialisation de documents est devenue un must-have pour toutes les entreprises qui souhaitent rester compétitives et qui souhaitent rationaliser leurs coûts. Les solutions numériques offrent la fluidité, l’accessibilité et la sécurité indispensables à la gestion RH. Quels que soient le secteur d’activité et la taille de l’entreprise, la dématérialisation est une réponse efficace aux problèmes de stockage et de mise à disposition de documents comme le Bilan Social Individuel (BSI), le contrat de travail, les avenants, etc. Prenons l’exemple du BSI : ce document est édité par de plus en plus d’entreprises, les solutions Digiposte permettent de l’envoyer en quelques clics au format numérique à l’ensemble des collaborateurs. Pour les PME, l’offre Digiposte Access, en offre SAAS*, permet de gérer l’envoi de ce type de documents RH directement dans des coffres-forts numériques propres à chaque salarié.
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Qu’est-ce qu’un Bilan Social Individuel et quelle est son utilité ?
Comme son nom l’indique, ce document est individuel et remis à chaque salarié. Il est personnalisé et correspond au profil du collaborateur concerné. Le bilan social individuel synthétise les informations sociales du salarié, en reprenant la rémunération et les acquis de l’année écoulée, tels que la couverture complémentaire santé, l’épargne salariale ou encore les primes d’objectifs. Aucune loi n’impose la réalisation d’un bilan social individuel. Cependant, il tend à se généraliser, à tel point qu’il est en passe de devenir un outil incontournable dans la gestion des ressources humaines, et ses avantages sont multiples :
- La relation client appliquée au salariat devient une démarche de marketing RH. En considérant le salarié comme une partie prenante à séduire et à fidéliser, le BSI devient un formidable levier à activer. Avec son BSI, le collaborateur à une vue exhaustive sur les bénéfices dont il dispose, et un salarié impliqué est un salarié motivé ;
- La valorisation des performances favorise la fidélisation des employés, dans un contexte où le recrutement peut s’avérer problématique ;
- Le BSI RH informe le salarié sur sa rémunération et met en évidence les autres avantages sociaux mis en place par l’entreprise, tels que le PEE, l’intéressement, le PERCO ou encore la couverture santé. Cette présentation exhaustive des acquis du salarié permet de valoriser des éléments de rémunération indirecte souvent occultés.
Pourquoi dématérialiser l’envoi du BSI et les documents RH ?
La communication et la transmission rapide des informations clés sont des enjeux majeurs dans les entreprises notamment dans les équipes RH. La dématérialisation des échanges est un des leviers à activer pour atteindre ses objectifs de rapidité, de fluidité et d’efficacité. Les entreprises qui font le choix de mettre en place un BSI, doivent répondre à deux questions principales :
- Internaliser ou externaliser la conception de ce document ?
- Quel canal de distribution utiliser ?
Pour répondre à la première question, l’entreprise doit faire un diagnostic des compétences et des ressources dont elle dispose en interne pour concevoir ce type de document. Le BSI a connu une mise en route difficile, tant sa version papier est fastidieuse à mettre en place, puis à gérer. Il est impossible à mettre à jour en temps réel, et les salariés finissent par recevoir tardivement ce document qui perd alors sa finalité et donc son intérêt. Dans ces conditions, difficile de trouver le BSI séduisant.
Elle peut en parallèle également faire faire des devis auprès de prestataires externes afin de prendre la décision la plus rentable pour elle.
Sur le point de la distribution au format numérique de son BSI, la question sous-jacente, est : est-ce que les équipes RH utilisent déjà le canal numérique pour envoyer d’autres documents RH comme par exemple le bulletin de paie ? Si oui, alors, il est tout naturel d’envoyer son BSI via ce canal numérique en s’assurant bien que le moyen utilisé est conforme aux exigences de sécurité tout en permettant une bonne délivrabilité des documents confidentiels à chaque destinataire.
La version dématérialisée du BSI est sans commune mesure avec sa version papier. La dématérialisation du BSI permet de tirer parti des nombreux avantages que présente ce document, autant pour l’entreprise que pour le salarié :
- La dématérialisation du Bilan Social Individuel participe à l’expression de la culture d’entreprise et bonifie son image de marque, démontrant ainsi son ouverture et sa volonté de modernité ;
- Le partage d’informations par le biais du BSI crée une synergie qui favorise la cohésion vers un objectif commun, et chaque salarié se sent impliqué dans sa réalisation ;
- Le pilotage managérial est simplifié et la stratégie mise en place pour parvenir à l’objectif devient ainsi plus facile à appliquer ;
- Le BSI dématérialisé est consultable par les autres collaborateurs. Cette transparence favorise d’une part l’implication et la motivation de chacun, et d’autre part développe l’esprit de cohésion et de performance des équipes ;
- Le numérique permet de réaliser des documents graphiques agréables à consulter. Il peut intégrer des infographies ludiques et déchiffrables par le plus grand nombre. Chaque salarié dispose ainsi d’une vision synthétique et claire de ses acquis au sein de l’entreprise ;
- Enfin, la dématérialisation permet une mise à jour instantanée des données, offrant toujours au salarié qui le consulte un document récent et valide.
Pour celles qui n’utilisent pas encore le canal numérique, elles peuvent inscrire ce projet dans un chantier de modernisation et de transformation, en choisissant un partenaire tel que Digiposte pour les accompagner dans la dématérialisation de tous les documents RH.
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Les bénéfices de la dématérialisation des documents RH
L’essor du numérique constitue un réel progrès et une vraie source de confort pour le monde de l’entreprise, quel que soit le domaine d’activité. La dématérialisation des documents RH est un vrai bond en avant pour l’entreprise, à qui elle apporte fonctionnalité, simplicité, souplesse, accessibilité, ergonomie et rapidité. Tant de choses qui font cruellement défaut avec la gestion papier ! La numérisation des documents RH est donc un vrai plus pour l’entreprise, pour le service RH et également pour les salariés. Chaque membre de l’effectif peut en effet accéder à tout moment à son coffre-fort digital personnel, dans lequel sont rassemblés ses BSI, ses fiches de paie, son contrat de travail, et tous les documents relatifs à sa vie professionnelle au sein de l’entreprise.
Mais au-delà de tous ces avantages, la dématérialisation des documents RH entraîne d’autres bénéfices :
- En diminuant drastiquement l’impression et la reproduction de documents papier, la dématérialisation permet de contribuer à la politique RSE de l’entreprise.
- Ne pas imprimer, ne pas reproduire et ne pas envoyer de documents papier permet, par ailleurs, de réaliser des économies sur les consommables comme l’encre et le papier, mais également sur les appareils de type imprimantes et photocopieuses, dont la maintenance peut s’avérer coûteuse ;
- Enfin, la dématérialisation facilite le stockage de tous vos documents RH. Le 0 papier permet effectivement un gain de place considérable, là où les m² sont parfois précieux. Les archives sont stockées dans des fichiers sécurisés et ne monopolisent plus d’espace.
Devenue indispensable pour toutes les entreprises, les grands groupes mais également les PME et TPE, la dématérialisation des documents est le prochain défi à relever. Digiposte vous accompagne dans la transformation digitale de votre structure. Bénéficiez d’un service complet de collecte, de stockage et d’archivage sécurisés de tous vos documents. Optez pour des pratiques innovantes, qui conjuguent à la fois confort et gain de temps. La dématérialisation des documents dans l’entreprise signe l’émergence d’une tendance, qui tend à privilégier la communication et le management des performances. Elle participe activement à l’identité de l’entreprise et à son image, celle d’une entreprise moderne et réactive, éco-responsable et soucieuse du bien-être de ses salariés.
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*(Software As A Service)
