L’archivage électronique est une pratique qui tend à se généraliser dans les entreprises. S’il permet une meilleure traçabilité des documents, les sociétés doivent se soumettre à un cadre légal strict lors de sa mise en place et de son utilisation.
Dans cet article, nous vous présentons les règles à respecter à travers 6 questions liées à l’archivage électronique.
L’archivage électronique est-il soumis au même cadre légal que l’archivage papier ?
En matière de délai de conservation, l’archivage informatique doit respecter les mêmes durées que celles imposées à l’archivage physique. Ainsi, il convient de prendre en compte les types de documents à garder plus que le support utilisé.
En revanche, nous pouvons noter des différences du point de vue des obligations légales. En effet, les textes ont tendance à être plus stricts envers l’archivage électronique qu’envers l’archivage papier. Par exemple, l’article 1366 du Code civil expose que l’intégrité de l’écrit électronique doit être préservée dans le temps. Cela n’est pas précisément exprimé au sujet des écrits physiques.
De même, la CNIL recommande aux entreprises de privilégier une politique d’archivage différenciée selon la nature du document et les données qu’il comporte, lorsqu’il s’agit d’un archivage électronique. Le « droit à l’oubli » instauré par la Loi Informatique et Libertés peut ainsi être respecté.
L’archive électronique a-t-elle la même valeur qu’un document sur support papier ?
Le règlement eIDAS, qui s’applique à l’identification électronique, aux services de confiance et aux documents électroniques, ainsi que les textes de la Commission des Nations unies pour le droit commercial international (CNUDCI), ont mis au point un principe de non-discrimination médiatique.
Cela signifie qu’aucune différence entre une archive papier et une archive électronique ne doit être faite dès lors que le document est strictement le même. Ainsi, une archive électronique ne pourra pas être refusée comme preuve juridique sous prétexte qu’elle est fournie sous ce format. Elle a donc la même valeur légale qu’un document sous format papier.
La seule différence que nous pouvons noter entre ces deux documents en matière de valeur juridique provient du fait que ce soit un original ou une copie, si cette dernière n’est pas fiable.
Quelles sont les règles à respecter pour bénéficier d’une valeur probante ?
Pour que la notion de valeur probante soit apposée à vos documents d’entreprise archivés électroniquement, vous devez faire en sorte que votre solution d’archivage soit fiable.
Ainsi, vous devez être en mesure de prouver la lisibilité, l’intégrité et la pérennité du document. L’ensemble de ces éléments pourra ensuite être utilisé devant une administration ou en justice, notamment en cas de litige.
Est-il obligatoire d’avoir recours à un logiciel d’archivage électronique ou à un coffre-fort électronique ?
Grâce à un principe de non-discrimination technologique, il n’existe aucune obligation en matière de dispositifs techniques pour les processus d’archivage électronique. De ce fait, la loi ne vous impose pas d’utiliser une solution plus qu’une autre pour procéder à l’archivage de vos documents d’entreprise.
Toutefois, que vous optiez pour un système d’archivage électronique (SAE), un coffre-fort électronique ou un autre outil, vous devez être en mesure de prouver le contenu des documents conservés. Cela implique que l’archivage de vos documents au format numérique respecte certaines normes et pratiques.
L’archivage électronique et le RGPD s’opposent-ils ?
Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) a pour objectif d’améliorer la transparence en matière de collecte et de traitement des données à caractère personnel. Les entreprises et organismes sont tenus d’indiquer pourquoi, comment et combien de temps ils comptent les archiver. Cette démarche doit donc se faire dans un but bien précis et la finalité doit être légale.
Dans le cadre de l’archivage électronique en entreprise, la conservation des documents répond bien à une finalité légale. En effet, les archives peuvent servir de justificatifs ou de preuves en cas de litige, mais elles sont également encadrées par un cadre juridique précis lorsqu’il s’agit de préserver la mémoire d’une société ou de se plier à des délais de conservation stricts.
Le cadre légal de l’archivage électronique est-il amené à évoluer ?
Actuellement, aucune évolution législative en matière d’archivage électronique n’est prévue sur le plan national.
Cependant, il convient de noter que l’European telecommunications standards institute (ETSI) prévoit des normes pour la durée de conservation sur le long terme.
D’autres normes peuvent être mises à jour ou, dans certains cas, être annulées. Ces décisions sont prises notamment en fonction des progrès techniques observés du point de vue des nouvelles technologies.
Le règlement eIDAS, quant à lui, doit faire l’objet d’une refonte. Cette dernière a pour objectif de prendre en compte l’archivage numérique des documents dans son intégralité, et non plus uniquement les signatures électroniques qualifiées.
En définitive, l’archivage électronique est une pratique qui est encadrée par la loi, dans le but de préserver les entreprises et les différents acteurs qui la font fonctionner.
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