Un coffre-fort numérique (CFN), également appelé coffre-fort électronique, est un service que peuvent mettre à disposition de leurs clients les compagnies d’assurance et les mutuelles.
En complément de leurs services d’assurance, développer une offre plus complète et en lien direct avec leur activité est un moyen d’asseoir leur chiffre d’affaires et de développer toutes les activités liées à la sécurité. En effet, qui dit assurance, dit sécurité face à des risques. Or, le CFN est un moyen technique de sécuriser la diffusion et l’archivage des documents pour le compte de ses clients.
À l’heure de la dématérialisation et du tout numérique, le coffre-fort électronique est un réel avantage pour fidéliser ses clients. Les particuliers n’ont pas forcément confiance en une entreprise tierce. Ils préfèrent se fier à leur compagnie d’assurance chez qui ils ont déjà des contrats.
Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?
Le coffre-fort numérique est un espace sécurisé en ligne personnel et qui permet aux clients de conserver leurs documents numériques à portée de main de façon sécurisée.
Fini les documents papier ! Quelles que soient les pièces administratives, celles-ci arrivent de plus en plus au format PDF et/ou par email. Même les magasins n’impriment plus de factures, mais les envoient par mail.
Dans le monde bancaire et assurantiel, où les opérations financières de placement et de souscription se font de plus en plus par téléphone ou en ligne, les contrats et les conditions générales de vente sont acheminés par voie virtuelle. Ils sont ensuite paraphés et signés par signature électronique et souvent conservés par les clients sur leur ordinateur ou sur un disque dur.
Toutefois, ces deux solutions ne sont pas les plus sécurisées. Les risques de piratages de l’ordinateur sont présents et le disque dur peut être endommagé.
Coffre-fort numérique, un espace de stockage sécurisé
Le coffre-fort numérique est un espace de stockage de documents électroniques. Cet espace est personnel et sécurisé. Il est accessible via Internet et dans certains cas comme le coffre-fort électronique Digiposte, via application mobile native, à l’aide d’un identifiant et d’un mot de passe uniques et secrets. À part le titulaire de ce coffre, personne n’a les droits d’accès aux éléments stockés.
Les modalités de mise en œuvre du service de coffre-fort numérique sont clairement définies par la loi française. Le décret n° 2018-418 précise les modalités de ce service. Le décret n° 2018-853 définit les conditions de récupération des documents et données stockés dans un coffre-fort numérique.
Coffre-fort numérique : des fonctionnalités pratiques pour tous les publics
Selon les prestataires de services de coffres-forts, l’utilisateur peut recevoir, partager, stocker, organiser et classer des fichiers.
Tout échange de document est sécurisé. Le dépôt dans le coffre est tracé électroniquement : son exactitude est enregistrée, il est aussi horodaté.
Cela permet de faciliter et de prouver les échanges de documents entre le propriétaire du coffre et l’institution ou la personne qui dépose le document. D’un point de vue administratif, ces documents échangés sont dits certifiés et considérés comme des originaux numériques.
Mutuelles et assurances : les avantages de proposer le CFN dans vos offres
Ajouter un coffre-fort numérique à votre offre d’assurance est un service à forte valeur ajoutée pour vos clients. Ces derniers vous font déjà confiance pour leurs contrats d’assurance ou leurs placements financiers. Outre les avantages que cela représente pour vous, ils seront d’autant plus enclins à vous confier la sécurisation et l’archivage de leurs documents importants.
Valoriser votre image auprès de vos clients
Grâce au CFN, en tant qu’assureur, vous :
- apportez un service d’assurance complémentaire à vos clients : l’assurance pour eux de garder leurs documents électroniques dans un espace personnel et pérenne, qui les suivra même s’ils mettent fin à leur contrat (à la différence d’un coffre-fort bancaire),
- garantissez l’origine, l’intégrité et la longévité des documents numériques,
- déposez les contrats, les conditions générales de vente, les documents d’informations obligatoires tels que les imprimés fiscaux, directement dans le coffre du client,
- n’avez plus besoin d’imprimer et d’affranchir des courriers, ce qui coûte cher,
- donnez ainsi une image plus moderne à vos clients,
- diminuez votre empreinte carbone et dynamisez votre politique RSE.
Des gains de productivité à tous les niveaux de l’entreprise
Tous les documents personnels et administratifs de vos clients sont numérisés et soigneusement classés. Les collaborateurs n’ont plus besoin de les chercher, de les imprimer, de les envoyer… Un gain de temps et donc de productivité est directement constaté !
Une communication simplifiée avec vos clients
- Les clients accèdent en temps réel à leurs documents confidentiels dans un espace personnel 100 % sécurisé.
- Les documents sont entreposés avec une traçabilité numérique, donc sans nécessité d’envoyer un recommandé pour prouver l’envoi.
- Les coffres-forts sont encadrés par plusieurs normes liées à la sécurité et à la confidentialité des données. L’intégrité, la pérennité et la durée de conservation des documents et des données qu’ils contiennent sont parfaitement respectées.
- Les informations personnelles des clients respectent le RGPD.
Proposer un coffre-fort numérique à vos clients suppose un partenariat avec un fournisseur fiable. Différentes fonctionnalités peuvent être mises en place pour rendre un service plus ou moins complet à vos clients.
Une étude du marché et des solutions existantes est donc primordiale. Nous vous conseillons de privilégier des solutions pérennes qui permettent une conservation à très long terme des documents. Nous vous encourageons aussi à choisir un prestataire français afin d’offrir à vos clients un service de sécurisation des données encadré par la loi française, en non soumis au Patriot Act américain.
Parmi les solutions du marché, Digiposte, coffre-fort numérique de La Poste, se positionne comme pionner en matière d’envoi et d’archivage de documents dématérialisés à vos clients et collaborateurs. Hébergement 100% français dans des serveurs hautement sécurisés du Groupe La Poste, pérennité des documents stockés à vie, niveau de sécurité supplémentaire à double facteur, confidentialité… Pour en savoir plus sur les offres Digiposte, rendez-vous sur cette page
