L’une des premières étapes de la transformation digitale au sein des établissements scolaires est le passage au coffre-fort numérique. Essentiel pour les étudiants et les agents administratifs, il facilite la transmission de documents dématérialisés et permet le stockage de documents importants (relevés de notes, attestation de réussite…).
Vous souhaitez initier la transition numérique au sein de votre université ? Commencez par estimer les ressources (humaines, technologiques, outils) à allouer à votre projet !
Initier le changement au sein de vos équipes
Pour initier le changement au sein de vos équipes administratives, 3 règles majeures prévalent :
- analyser vos besoins en matière de coffre-fort électronique ;
- communiquer sur le projet de dématérialisation des processus en amont ;
- mettre en place une conduite du changement.
Avant d’investir dans un coffre-fort numérique, assurez-vous d’avoir mené une réflexion complète au sein de votre établissement scolaire.
- Quels services sont concernés ?
- Quelles problématiques rencontrez-vous aujourd’hui pour faire le choix de cette transformation numérique ?
- De quel type de solution disposez-vous actuellement ?
- Quels sont les enjeux en matière de stockage des informations relatives à vos étudiants ?
- Quelles sont vos ressources financières ?
- Faudra-t-il prévoir un temps de formation pour acquérir les compétences nécessaires ?
- Quelle est la technologie requise pour sécuriser les données et documents des étudiants ?
Ce travail préparatoire est la partie la plus importante pour mener à bien un projet de dématérialisation des processus internes. Prenez votre temps et menez une analyse profonde, avec vos équipes RH et administratives, sur la gestion des documents de vos étudiants. Vous pourrez alors identifier avec plus d’aisance le coffre-fort numérique qui correspond exactement aux besoins de vos élèves.
Une fois votre choix fait, la deuxième étape sera de communiquer en amont sur ce projet de grande envergure. Toutes les parties prenantes doivent être au fait de ce changement. Cela concerne aussi bien vos élèves que vos agents administratifs. Cette période permet de faire face aux éventuels refus, mais aussi de cadrer les démarches afférentes au projet.
Enfin, pour obtenir l’adhésion de tout le monde et garantir le succès de votre nouveau coffre-fort virtuel, nous vous conseillons de mettre en place une politique d’accompagnement au changement.
Bien que le numérique fasse désormais partie intégrante de nos vies, le changement est souvent synonyme d’inconnu. Qu’il s’agisse de vos employés ou de vos étudiants, la pédagogie sera de mise.
- Du côté de vos agents administratifs, il vous faudra leur expliquer dans les moindres détails comment les documents seront dorénavant traités, contrôlés, suivis et régularisés dans le système de workflow.
- Quant à vos étudiants, vous devrez les sensibiliser sur les nombreux avantages d’accéder au coffre-fort numérique à distance.
Conseils pour bien choisir son coffre-fort numérique
Le premier critère pour bien choisir son coffre-fort numérique est de s’assurer qu’il réponde parfaitement aux normes de sécurité et de traitement des données des utilisateurs.
Avant de choisir votre futur espace d’archivage, assurez-vous du respect des points suivants :
- Le propriétaire des données confidentielles doit pouvoir demander au prestataire choisi par l’établissement s’il détient des données sur lui et en vérifier le contenu.
- Le prestataire de coffres-forts numériques doit, sur demande, effacer dans les meilleurs délais les données à caractère personnel si l’étudiant le lui demande.
- Le propriétaire des données doit pouvoir récupérer facilement ses données personnelles. Celles-ci doivent être fournies dans un format lisible par voie électronique.
Le deuxième critère à respecter concerne les délais légaux de conservation des documents. Vous devez vérifier que votre solution de stockage respecte ces 4 critères : pérennité, confidentialité, intégrité, traçabilité.
Ce qui signifie que les documents des étudiants stockés dans le coffre-fort numérique doivent :
- respecter une duplication sécurisée des documents afin d’éviter les pertes ;
- être accessibles par identification électronique sécurisée et personnelle ;
- être certifiés à l’aide d’une empreinte numérique ;
- permettre le suivi de l’historique des utilisateurs.
En ces temps incertains où le monde du travail et de l’éducation est sans cesse bouleversé, le coffre-fort numérique est un outil qui simplifie grandement la vie quotidienne des agents administratifs et des élèves.
Utiliser le coffre-fort numérique de Digiposte, c’est disposer :
- d’un espace sécurisé en ligne ;
- d’une solution d’archivage à long terme des documents ;
- d’un outil permettant d’offrir un service à valeur ajoutée.
Réputé inviolable, l’espace sécurisé du coffre-fort numérique permet de se prémunir contre les risques de perte, de vol ou de destruction des documents personnels.
À travers cet espace de stockage, vous pourrez :
- sécuriser les attestations de réussite et les relevés de notes de vos étudiants ;
- archiver les bulletins de paie de vos agents ;
- numériser vos documents papier ;
- sauvegarder vos contrats de travail ou vos offres commerciales ;
- gérer plus efficacement votre portail RH ;
- centraliser dans un lieu unique l’ensemble de vos documents importants.
L’utilisation du coffre-fort numérique s’inscrit dans l’amélioration de la relation université-élève. Elle offre aux différentes parties prenantes la possibilité de gagner un temps précieux dans la transmission et la gestion des documents.
Par ailleurs, elle constitue le socle de départ indispensable des nouveaux usages des étudiants. Il est donc essentiel de mûrir en amont votre projet pour veiller à identifier toutes les ressources utiles à la dématérialisation de vos processus.
