Digiposte ACCESS
En tant que professionnels RH, Digiposte Access vous permet d'envoyer en illimité l'ensemble de vos documents RH dans les coffres-forts numériques Digiposte de vos salariés.
Profitez d'un mois d'essai gratuit !
Entreprise déjà cliente ? Se connecter
Gain de productivité dans la gestion administrative RH
Amélioration de l’expérience collaborateur
Conformité aux exigences réglementaires
Une offre tout compris
Choisissez le nombre de destinataires qui vous correspond
puis inscrivez-vous à Mon Compte Pro pour accéder à Digiposte ACCESS
Starter
- Envoi illimité de documents à valeur probante
- Coffres-forts Digiposte gratuits pour vos destinataires
- Jusqu’à 2 utilisateurs
- Rapports en temps réel
- Aide en ligne et support client par e-mail
- Mode de paiement par CB
Vous avez plus
de 250 destinataires ?
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pour une offre sur-mesure
Plateforme intuitive
Sans engagement et sans frais d'installation
Sécurisé et hébergé en France
Comment ça marche ?
1Importez votre liste de salariés
Importez via un simple document csv votre liste de collaborateurs, avec leur nom, prénom, matricule RH et une adresse e-mail.
2Déposez vos documents
Les documents déposés seront envoyés directement dans les coffres-forts numériques Digiposte de vos salariés.
3Suivez vos dépôts
Gardez une trace des dépôts effectués en temps réel.
Visualisez si vos salariés ont activé leur Digiposte.
Quels avantages pour vos salariés ?
Un coffre fort numérique gratuit Digiposte, web et mobile
Pour conserver tous leurs documents personnels importants et faciliter leur vie administrative.
En savoir plus
Valorisez votre marque employeur dans Digiposte
Personnalisez votre espace dédié dans Digiposte, avec votre logo, site internet....
Respect de la loi Travail
Que dit la loi ?
[L3243-2, et D3243-8 du code du travail]
« L'employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l'intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret (50 ans ou jusqu’au 75 ans du salarié) et la confidentialité des données. »
Pas d’envoi des bulletins de paie numérique par e-mail !
En France, les envois de bulletins de paie par e-mail ne permettent pas de garantir le respect des obligations juridiques imposées aux employeurs.
« Depuis le 1er janvier 2017, les employeurs peuvent choisir par défaut la distribution des bulletins de paie par voie électronique.
(…) L’employeur doit également avertir ses salariés de la mise en place de ce dispositif 30 jours avant les premiers envois. »
Information des salariés en amont.
Assurez-vous d’avoir informé vos salariés au moins 30 jours avant votre projet de dématérialisation. A noter : les salariés peuvent demander à rester ou revenir au format papier à tout moment.
Les prérequis pour utiliser Digiposte ACCESS
-
Un numéro de SIRET
-
Une liste de salariés
et leur adresse e-mail personnelle -
Des documents au format PDF
Importez le fichier PDF de votre éditeur de paie ou déposez vos fichiers unitaires et nominatifs. -
Un nommage pour les PDFs unitaires
Un nommage des documents avec l'identifiant par destinataire est nécessaire. -
Un envoi 100% numérique
Digiposte ACCESS n’intègre pas la distribution des documents au format papier
Exemples de document RH à déposer
- Bulletin de paie
- Contrat de travail
- Avenants
- Bilan Social Individuel (BSI)
- Charte informatique
- Attestation de remise du salarié
- Guide de Mutuelle du salarié
- Fiche d’intéressement
Autres documents RH concernant vos salariés
Ils en parlent mieux que nous
Depuis le déploiement de la solution, j'ai réussi à réduire le temps alloué à la distribution des Bulletins de paie par deux. C'est du temps que je mets à profit pour développer notre politique RH.
Aujourd'hui, Digiposte Access est notre canal d'envoi principal. Je l'utilise pour les Bulletins de paie tous les mois mais également pour partager d’autres documents RH comme les relevés d'heure.
La mise en place est très rapide. J’ai pu prendre en main la solution toute seule et effectuer mon premier envoi de document.
Simplifiez votre gestion administrative RH
Foire aux questions
Comment est garantie l’authenticité des documents ?
Les documents déposés dans le Coffre-fort numérique Digiposte ont la même valeur juridique que ceux transmis sur papier. L’authenticité des documents est garantie par deux facteurs :
Intégrité du document : Une fois stocké dans le Coffre-fort numérique Digiposte, le document ne peut plus être modifié et Digiposte garantit son intégrité pendant toute la durée de conservation.
Source du document : L'identité de la société émettrice et de son mandataire légal est vérifiée par l'attestation du compte La Poste Pro.
Chaque document que vous envoyez se voit attribuer un certificat d'authenticité que le destinataire peut consulter dans Digiposte.
Quelle est la durée de conservation des documents soumis ?
La période de conservation dépend du type de document sélectionné par vos soins. Par exemple, pour les fiches de paie, la durée de conservation associée est de 50 ans, et pour les notes d'information, elle est de 1 an.
Les destinataires conserveront ces documents gratuitement dans l'intervalle et ils ne seront pas pris en compte dans les 5 Go de stockage disponibles pour ajouter des documents personnels.
Et le destinataire ?
Les destinataires recevront le document dans le coffre-fort numérique Digiposte.
Dans le cas où ils disposent déjà un Digiposte, ils seront en mesure de le configurer pour recevoir des documents. Sinon, ils peuvent activer Digiposte gratuitement.
Digiposte est un service en ligne qui permet aux utilisateurs de gérer facilement tous leurs documents personnels. Vous pouvez accéder à ce service via une application Web ou mobile disposant d'un accès à Internet.
Il permet de :
-
Recevoir, centraliser et auto-classifier les documents (factures, relevés bancaires, fiches de paie, etc.) des entreprises, organismes et commerçants de son choix,
-
Stocker et protéger les documents dans un coffre-fort numérique hébergé en France
-
Partager des documents en toute confiance avec ses proches et des tiers
-
Préparer et faciliter la gestion des démarches en ligne (renouvellement d'identité, demande de prêt bancaire, dossier de location immobilière, inscription club sportif, etc.).
Quelles sont les Conditions Générales de Vente ?
Les CGV de l'offre sont consultables ici : Conditions générales de vente DIGIPOSTE ACCESS
Quels sont mes prérequis en termes d'identifiants?
- L'identifiant doit être unique pour chaque destinataire;
- Être différent du numéro de sécurité sociale (selon les recommandations de la CNIL);
- Ne doit pas contenir de caractères spéciaux de type : tiret bas (_) , tiret (-) , espace ( ) , barre oblique (/) ou abréviation de numéro (°).
Exemples de format autorisé :
- N12345
- 12345
- M001245
Exemples de format non autorisé :
- N_1234
- Num-1234
- N/001234
- 1 85 08 78 006 084 36
- N°1234
Nos équipes améliorent le produit pour prendre en compte ces caractères spéciaux. En cas de doute, n'hésitez pas à nous contacter.
