Le terme conformité couvre l’ensemble des règles auxquelles les entreprises du monde entier sont soumises pour garantir leur conduite dans le respect des lois propres à leur activité. Il inclut également l’éthique vis-à-vis des clients et des partenaires, et le respect des jurisprudences en vigueur dans le pays où elles exercent.
La conformité est d’autant plus importante si les sociétés reçoivent des fonds importants de leurs clients. C’est pourquoi, depuis de nombreuses années aux États-Unis, puis en Europe et en France, les établissements financiers, quelle que soit la nature de leur activité principale, sont soumis aux réglementations qui luttent contre le blanchiment de l’argent et le financement du terrorisme.
Pour être en conformité avec ces lois, les compagnies d’assurance ont plusieurs solutions à leur disposition.
La conformité dans le secteur des assurances
LES OBJECTIFS DE LA CONFORMITÉ POUR LES COMPAGNIES D’ASSURANCE
Les compagnies d’assurance, comme les autres établissements financiers en France, doivent appliquer les règles de conformité propres à leur activité. Elles sont, en autre, soumises au KYC (know your client) défini par le code monétaire et financier qui définit très clairement toutes les informations que ces sociétés doivent récolter sur leurs clients, leur stockage et leur mise à jour régulière obligatoire.
LE CONTRÔLE DES DONNÉES CLIENTS
En effet, en acceptant des fonds de particuliers ou d’entreprises, sous forme de contrats d’assurance plus ou moins importants les compagnies d’assurance doivent vérifier :
- l’identité de la personne physique ou morale : sa dénomination, son adresse, sa capacité juridique, son activité ;
- la provenance de l’argent placé et investi ;
- la capacité de l’entité à gérer ces fonds de façon pérenne et en toute connaissance de cause.
Les solutions internes à la mise en place de la conformité dans le secteur des assurances
Les compagnies d’assurance peuvent développer différentes solutions pour être en permanence en conformité avec les lois auxquelles elles doivent répondre. Des outils organisationnels et informatiques doivent d’abord être mis en place en interne.
ORGANISATION INTERNE ET UTILISATION D’UN SYSTÈME DE GESTION DE LA CONFORMITÉ
La fonction conformité est importante dans toutes les entreprises, et notamment dans les très grandes. Cette fonction est la première étape vers la mise en place d’un système de gestion de la conformité, appelé aussi CMS (Compliance management system).
Une équipe responsable de la conformité
La mise en place d’un service conformité, au sein des compagnies d’assurance, est obligatoire pour montrer le sérieux et l’implication de l’entreprise dans ce domaine. Il est d’autant plus utile que les lois évoluent très rapidement. Leur suivi et leur application rapide sont nécessaires au jour le jour.
Il s’agit en général d’une équipe, composée d’experts issus des différents services de la compagnie.
Le rôle de l’équipe conformité
La tâche principale est d’analyser le respect des processus de conformité à tous les niveaux de l’entreprise.
Ensuite, elle doit suivre les directives et leur mise en application au fur et à mesure de leurs publications.
Enfin, l’équipe doit mettre sur pied des outils digitaux, qui vont permettre à l’ensemble de l’entreprise d’être plus efficace au niveau du respect de la réglementation et du respect du processus KYC.
LES SOLUTIONS DIGITALES : IMPLÉMENTATION D’UN SYSTÈME DE CMS
Mettre en place des solutions informatiques pour aider à l’application de la politique de la conformité au sein des sociétés d’assurance et mutualistes semble incontournable aujourd’hui, d’autant que la relation avec les clients est elle-même parfois digitalisée.
L’implémentation d’un système de gestion de la conformité (CMS) digitalisé permet :
- un contrôle quasi continu et automatique des données clients, mais aussi financières ;
- une diminution de l’exposition aux risques d’une supervision uniquement humaine, un reporting précis et une maîtrise des informations, notamment en cas de contrôle par les autorités de tutelle ;
- une connaissance exhaustive des normes réglementaires, et leur intégration rapide dans l’outil informatique pour application immédiate ;
- un élargissement du périmètre de contrôle à tous les niveaux de l’entreprise par des processus automatisés de saisie et de structuration des données recueillies.
Les solutions externes à la mise en place de la conformité dans le secteur des assurances
MUTUALISATION DES DONNÉES CLIENT
Comme les banques, les compagnies d’assurance ont intérêt à partager leur connaissance des données clients afin d’optimiser leurs processus de mise en conformité. En effet, la mise en commun des informations apporte de nombreux avantages.
- Les compagnies d’assurance sont ainsi plus fortes dans le respect des lois anticorruption.
- Elles bénéficient d’un référentiel unique et homogène entre elles.
- Elles mutualisent les coûts informatiques de développement d’outils de traitement des données.
- Elles sont plus efficaces opérationnellement, car souvent les clients ont des contrats dans plusieurs compagnies en même temps.
- Elles réduisent leur risque de non-conformité en bénéficiant du savoir-faire et de l’expertise des autres acteurs de leur secteur.
DIGITALISATION EXTERNE
La digitalisation externe concerne le stockage des données à l’extérieur des entreprises d’assurance. Il s’agit de :
- la globalisation logicielle pour une information pertinente des acteurs, surtout en cas de contrôle ;
- la disposition de la documentation à jour en un seul endroit.
Ainsi, le responsable du traitement et de la protection des données est clairement identifié, extérieur à l’entreprise d’assurance, afin de permettre des économies d’échelle et plus de réactivité.
Pour respecter la conformité liée à leur activité et à la réglementation monétaire et financière de plus en plus complexe, les sociétés d’assurance doivent mettre en place des outils internes organisationnels et, en plus, des outils informatiques performants. Les solutions offertes par les fournisseurs informatiques de logiciels de GRC (Gouvernance, gestion des Risques et Conformité) ne manquent pas. Mais surtout, il semble que le respect de la conformité passe aussi par un travail intelligent partagé entre tous les acteurs-assureurs et mutualistes du marché.
