Entre les cours, les partiels, les diplômes, les dossiers d’inscription et le suivi de scolarité, la vie universitaire est jalonnée de documents scolaires importants à remplir et à distribuer ou à rendre. Pour faciliter la consultation et l’archivage du dossier scolaire, l’université se digitalise et rend ses process plus agiles et flexibles.
Quels sont les documents à dématérialiser pour les étudiants ? Découvrez toutes les possibilités offertes par le numérique à l’université.
La dématérialisation du dossier scolaire : durabilité et flexibilité
La digitalisation des universités et l’intégration croissante du numérique dans le secteur éducatif entend inscrire les écoles et universités dans une dynamique vertueuse. La dématérialisation des documents permet :
- De mieux coordonner la communication entre les étudiants et leurs professeurs ;
- D’optimiser les apprentissages ;
- Et de mieux s’accorder avec les attentes des professionnels envers les jeunes diplômés lors de leur entrée dans le monde du travail.
Étudiants, professeurs et futurs employeurs sont donc positivement impactés par la digitalisation. Elle est utile à tous.
L’utilisation du numérique à l’école est continue tout au long du parcours estudiantin :
- Les diplômes viennent sanctionner la fin des cycles d’études ;
- Tout au long de la scolarité d’un élève, les écoles et universités disposent de documents administratifs dématérialisés ;
- Bulletins de notes, relevés de notes ;
- Inscription au restaurant scolaire ;
- Gestions des paiements ;
- Documents d’inscriptions ;
- Etc.
Tous ces documents sont importants pour les étudiants (et leurs parents) et l’administration éducative. Beaucoup sont uniques et sont utiles tout au long de la carrière professionnelle. Par exemple, le relevé de notes du baccalauréat ou l’attestation du dernier diplôme sont très souvent demandés lors des process de recrutement. C’est pourquoi, les retrouver facilement et pouvoir les partager en quelques clics représente un véritable gain de temps.
Dématérialisation du dossier scolaire : diplômes et attestation de réussite
Diplôme et attestation de réussite au format numérique
Les étudiants sur les bancs des universités sont les futurs employés de demain. Le diplôme numérique est un atout de taille pour leur recherche d’emploi.
Les avantages de la dématérialisation des diplômes
Le dépôt d’un diplôme numérique ou d’une attestation de réussite de diplôme dans un coffre-fort virtuel individuel est plus rapide que la délivrance du diplôme sous format papier.
Dès la connaissance des résultats, le jeune diplômé récupère son certificat numérique et le diffuse via un CV dynamique pour sa recherche d’emploi en ligne. Cette réactivité est déterminante, compte tenu du temps souvent long avant de décrocher son premier emploi.
Même en multipliant les démarches dans le cadre de sa recherche d’emploi, l’étudiant retrouve facilement son diplôme scolaire dématérialisé archivé dans son coffre-fort numérique. Il y est stocké en toute sécurité.
Les avantages de l’attestation de réussite numérique
Les atouts du diplôme numérique ou de l’attestation de diplôme numérique pour trouver du travail ne s’arrêtent pas là :
- Il est aussi possible de joindre à la candidature un second document, le relevé de notes numérique ;
- Il atteste des connaissances et compétences acquises par l’étudiant et pouvant être mobilisées dès son entrée en fonction.
Cela permet également de se démarquer parmi la masse de toutes les candidatures reçues pour chaque offre d’emploi.
Le diplôme numérique, un raccourci vers l’emploi ?
Dématérialisation de l’attestation de diplôme : utile aussi pour les entreprises
Tout comme les jeunes diplômés en recherche d’emploi, les entreprises trouvent elles aussi des avantages à la dématérialisation de l’attestation de diplôme :
- Sécurité renforcée : l’évolution vers le zéro papier et la totale dématérialisation des diplômes, certificats et brevets s’accompagne de mesures de contrôle renforcées quant à la véracité des documents numériques.
- Une vérification en ligne automatique : l’authenticité de l’attestation de diplôme numérique s’opère de manière automatique et systématique grâce à son caractère original numérique.
Par exemple, chez Digiposte, toute attestation de diplôme déposée via le site diplome.gouv.fr, est accompagnée d’un certificat d’authenticité. Celui-ci est alors envoyé en même temps que le document numérique à l’entreprise qui recrute. Les chasseurs de talents ont ainsi la certitude de la qualification des candidats sélectionnés.
Les avantages d’un diplôme numérique pour les entreprises
Le dispositif freine immédiatement toute tentative d’émission de faux CV et de fraude aux diplômes, en validant la valeur légale des pièces fournies par les postulants.
À lire : Dématérialisation de l’attestation de diplôme : une évolution utile pour les entreprises.
Dématérialisation du dossier scolaire : avantages des bulletins de notes numériques
Le relevé de notes est un document très attendu des élèves et de leurs parents. Le format papier est désormais remplacé par le format électronique.
Un gain de temps et de papier grâce au relevé de notes numérique
Le relevé de notes est établi après le passage des partiels et des examens en moyenne deux fois par an. Il est donc semestriel. Pour chaque cursus, l’envoi du relevé de notes par voie électronique permet un gain de temps considérable pour les administrations. Et cela est possible grâce aux outils digitaux comme les espaces numériques de travail (ENT) et les coffres-forts numériques.
Un process déjà bien installé
À l’instar de l’Université de Grenoble, de nombreux autres établissements publics sont séduits par les avantages du relevé de notes dématérialisé. L’attestation de réussite associée à la solution du coffre numérique est également plébiscitée, car ce système propose une consultation et un archivage sécurisés.
Se lancer dans la digitalisation : Quand le relevé de notes devient numérique
La transformation digitale à l’Université et dans l’Éducation nationale en général est un chantier vaste et prometteur. Plusieurs projets numériques sont déjà lancés. La dématérialisation massive des documents vise à faciliter la vie des futurs et jeunes diplômés durant tout leur parcours scolaire et jusqu’à leur entrée dans la vie active.
La mise à disposition du coffre-fort digital Digiposte s’inscrit dans cette démarche. Grâce à lui, les attestations de diplômes, les attestations de réussite ou encore les relevés de notes des étudiants les suivront leur vie durant.
Partenariat entre le ministère de l’Éducation nationale et Digiposte : quels sont les avantages ?
Avoir son bac marque l’entrée dans l’enseignement supérieur ou dans la vie active. Selon ses aspirations, le jeune bachelier poursuit ses études dans le secondaire ou occupe un emploi. Dans tous les cas, il sera amené à présenter son attestation de diplôme de :
- Baccalauréat ;
- BTS ;
- BEP ;
- CAP ;
- Etc.
Pour accompagner les bacheliers dans leurs démarches et lutter contre les pertes et oublis de diplômes, l’Éducation nationale a noué un partenariat avec Digiposte. Il s’agit de permettre à chaque bachelier de se créer gratuitement un coffre-fort numérique pour y déposer son attestation de diplôme numérique, le sésame vers son futur.
À découvrir : Partenariat ministère de l’Éducation nationale et Digiposte : quels avantages pour vos bacheliers ?
