Universités et dématérialisation : quels documents dématérialiser pour vos étudiants ?

Entre les cours, les partiels, les diplômes, les dossiers d’inscription, le suivi de scolarité…, la vie universitaire est jalonnée de documents importants. Pour faciliter leur consultation et leur archivage, l’université se digitalise.

Quels documents dématérialiser pour les étudiants ? Les possibilités offertes par le numérique à l’université.

Secteur éducatif : pourquoi la dématérialisation des documents est-elle utile à tous ?

L’intégration croissante du numérique dans le secteur éducatif entend inscrire les écoles et universités dans une dynamique vertueuse. Il s’agit, à travers la dématérialisation des documents, de mieux coordonner la communication entre les étudiants et leurs professeurs, mais aussi d’optimiser les apprentissages, pour mieux s’accorder avec les attentes des professionnels envers les jeunes diplômés lors de leur entrée dans le monde du travail. Étudiants, professeurs et futurs employeurs sont donc positivement impactés par la digitalisation, utile à tous.

• Le diplôme numérique et son attestation numérique, des raccourcis vers l’emploi ?

Les étudiants sur les bancs des universités sont les futurs employés de demain. Le diplôme numérique est un atout de taille pour leur recherche d’emploi.

Le dépôt d’un diplôme numérique ou d’une attestation de diplôme dans un coffre-fort virtuel individuel est plus rapide que la délivrance du diplôme sous format papier. Dès la connaissance des résultats, le jeune diplômé peut récupérer son certificat numérique et le diffuser via un CV dynamique pour sa recherche d’emploi en ligne. Cette réactivité est déterminante, compte tenu du temps souvent long avant de décrocher son premier emploi.

Même en multipliant les démarches dans le cadre de sa recherche d’emploi, l’étudiant peut facilement retrouver son diplôme dématérialisé archivé dans son coffre-fort numérique. Il y est stocké en toute sécurité.

Mais les atouts du diplôme numérique ou de l’attestation de diplôme numérique pour trouver du travail ne s’arrêtent pas là. Il est aussi possible de joindre à la candidature un second document, le relevé de notes numériques, attestant des connaissances et compétences acquises par l’étudiant et pouvant être mobilisées dès son entrée en fonction. Cela peut faire la différence parmi toutes les candidatures reçues pour chaque offre d’emploi.

Je veux savoir en quoi le diplôme numérique et l’attestation de diplôme numérique constituent un raccourci vers l’emploi.

• Dématérialisation de l’attestation de diplôme : une évolution utile pour les entreprises ?

Tout comme les jeunes diplômés en recherche d’emploi, les entreprises trouvent elles aussi des avantages à la dématérialisation de l’attestation de diplôme.  

L’évolution vers le zéro papier et la totale dématérialisation des diplômes, certificats et brevets s’accompagne de mesures de contrôle renforcées quant à la véracité des documents numériques.

Pour les entreprises, il devient plus facile de procéder à la vérification de l’authenticité de l’attestation de diplôme numérique. Grâce à son caractère original numérique, elle peut s’opérer de manière automatique et systématique. Par exemple,  chez Digiposte, toute attestation de diplôme déposée via le site diplome.gouv.fr, est accompagnée d’un certificat d’authenticité. Celui est alors envoyé en même temps que le document numérique à l’entreprise qui embauche. Les recruteurs ont ainsi la certitude de la qualification des candidats sélectionnés.

Le dispositif permet de mettre un frein aux faux CV et à la fraude aux diplômes, en validant la valeur légale des pièces fournies par les postulants.

En plus d’être une obligation légale, cela assure une bonne intégration de la jeune recrue dans l’entreprise au moment de sa prise de poste, car les connaissances et compétences réelles de la recrue sont bien en ligne avec celles présentées dans le CV.

Je découvre toute l’utilité de la dématérialisation des attestations de diplômes pour les entreprises.

Écoles, universités : les documents à dématérialiser

Les diplômes viennent sanctionner la fin des cycles d’études, mais c’est tout au long de la scolarité que les écoles et universités peuvent proposer à leurs élèves des documents administratifs dématérialisés. L’utilisation du numérique à l’école est continue, tout au long du parcours estudiantin.

• Partenariat entre le ministère de l’Éducation nationale et Digiposte : quels avantages pour vos bacheliers ?

Avoir son bac marque l’entrée dans l’enseignement supérieur ou dans la vie active. Que le jeune bachelier souhaite poursuivre ses études dans le secondaire ou occuper un emploi, il sera amené à présenter son attestation de diplôme (Baccalauréat, BTS, BEP, CAP…).

Pour accompagner les bacheliers dans leurs démarches et lutter contre les pertes et oublis de diplômes, l’Éducation nationale a noué un partenariat avec Digiposte. Il s’agit de permettre à chaque bachelier de se créer gratuitement un coffre-fort numérique pour y déposer son attestation de diplôme numérique, sésame vers son futur.

Je découvre tous les avantages du partenariat Digiposte – ministère de l’Éducation nationale pour les bacheliers.

• Dématérialisation des bulletins de notes : avantages et mise en place

Le relevé de notes est un document très attendu des élèves et de leurs parents. Le format papier est désormais remplacé par le format électronique.

Établi après le passage des partiels et examens en moyenne deux fois par an pour chaque cursus, l’envoi du relevé de notes par voie électronique grâce aux outils digitaux comme les espaces numériques de travail (ENT) et coffres-forts numériques permet un gain de temps conséquent pour les administrations.

À l’instar de l’Université de Grenoble, de nombreux autres établissements publics sont séduits par les avantages du relevé de notes dématérialisé ou encore l’attestation de réussite associés à la solution du coffre numérique, ce qui permet une consultation et un archivage sécurisés. La dématérialisation et la gestion électronique des documents y sont pratiquées.

Je souhaite mettre en place la dématérialisation du relevé de notes en lien avec un coffre-fort numérique et profiter de ses avantages.

La transformation digitale à l’Université et dans l’Éducation nationale en général est un chantier vaste. Plusieurs projets numériques y sont déjà lancés. La dématérialisation massive des documents vise à faciliter la vie des futurs et jeunes diplômés durant tout leur parcours scolaire et jusqu’à leur entrée dans la vie active.

La mise à disposition du coffre-fort digital Digiposte s’inscrit dans cette démarche. Grâce à lui, les attestations de diplômes, les attestations de réussite ou encore les relevés de notes des étudiants les suivront leur vie durant.