La team Digiposte | 15/12/2020

Dématérialisation et enseignement : les grandes initiatives en France et aux Etats-Unis

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Le monde opère sa mue numérique et élimine petit à petit le document papier de notre quotidien. Au-delà des gains de temps et d’argent, c’est aussi un moyen de limiter notre empreinte écologique.  

Séduits par les avantages de la digitalisation, les universités, les écoles et les lycées ce sont eux aussi lancés dans l’aventure de la transformation numériqueNous avons mené une petite enquête sur le web pour découvrir les dernières initiatives en matière de dématérialisation au niveau de l’enseignement en France et aux États-Unis.  

 

Initiatives de dématérialisation dans l’enseignement en France 

 

  • Projets de dématérialisation dans le secteur de l’Enseignement supérieur et de la recherche (ESR) (H3) 

 

Bien que la mise en place de projets de transformation digitale au sein de l’ESR revête une certaine complexité, celle-ci est essentiellement de l’hétérogénéité des métiers et des acteurs. ChristineForet, directrice Conseil cofondatrice de GrandCarré, société de conseil dédiée à la transformation numérique des documents administratifs et processus de traitement, aime à dire qu’en matière de transformation numérique, à chaque organisation son équation 

 

Dans le secteur de l’ESR cohabitent des objectifs d’excellence et d’attractivité internationale, de créativité pédagogique, de gestion de la scolarité, d’aide à l’insertion professionnelle, de modernisation des lieux de vie, de valorisation du patrimoine, de pilotage global, etc. 

Pour y répondre favorablementces établissements dématérialisent certains de leurs processus comme l’apprentissage, l’inscription ou les demandes de doctorats :  

  • démarches de scolarisation ; 
  • gestion assouplie ; 
  • partage des savoirs grâce à la mise à disposition d’espaces collaboratifs ou de moyens pédagogiques innovants ;  
  • solutions applicatives : dématérialisation de contenus ou de processus, mise à disposition facilitée de vidéos, photos ou images, etc. ;  
  • gestion des conventions ;  
  • dématérialisation des courriers ; 
  • gestion des recrutements à distance ; 
  • mise en place de MOOC. 
     

Pour ces établissements, il est aussi primordial que la dématérialisation de leurs processus respectune certaine sécurité juridique. C’est pourquoi ils utilisent également des parapheurs électroniques (simple visa, signature électronique, niveau de certificat, piste d’audit…) et le coffre-fort électronique pour sécuriser le stockage de touteles pièces à destination des étudiants. 

 

  • L’université d’Évry dématérialise sa vie de campus en période de crise sanitaire (H3) 

 

Après l’annonce du premier confinement, l’université d’Évry s’est rapidement réorganisée pour maintenir le lien et assurer une vie de campus virtuelle à ses étudiants et personnels d’encadrement 

Chaque semaine pendant le confinement, luniversité a mis à disposition de sa communauté universitaire une sélection de ressources numériques consultables gratuitement et des lives arts et culture. Ces rendez-vous en ligne ont servi de laboratoire à des créations originales : lectures théâtrales avec accompagnement musical, ateliers d’écriture, théâtre participatif et immersif. 

Des séances quotidiennes de sport en ligne (fitness, step, body attack, cross training, stretching, préparation physique, renforcement musculaire) ont été proposées par les enseignants du Service des sports du lundi au samedi compris. 

Des ateliers «do it yourself» responsables axés développement durable ont également été l’occasion pour le personnel et les étudiants de garder le contact et d’échanger sur les bonnes pratiques en matière de développement durable. 

 

Initiatives de dématérialisation du système éducatif aux États-Unis  
 

  • Script : une jeune pousse qui modernise les sorties éducatives  
     

Mise en œuvre dans plusieurs écoles américainesScript est une nouvelle pousse qui souhaite moderniser l’organisation des sorties éducatives pour le réseau d’enseignement privé aux États-Unis (K-12). Cette application vise notamment à améliorer la collecte des signatures et des paiements, ainsi que le reporting 

En effet, les formulaires d’autorisation de sortie peuvent parfois être multiples et lourdà gérer pour les parents et les enseignants. La suppression du format papier simplifierait grandement la tâche. 

 

  • L’Institut de technologie du Massachusetts (MIT) : le diplôme par smartphone 
     

Si les innovations comme Script dans le réseau K-12 sont formidables, l’enseignement supérieur du Massachussetts a su saisir la puissance de la dématérialisation des documents dès 2018.  

En effet, depuis deux ans maintenant, les jeunes diplômés de l’Institut de technologie du Massachusetts (MIT) reçoivent leurs diplômes sur leur smartphone par le biais d’une application de blockchain, en complément de la version papier traditionnelle.  

 

  • L’université du sud du New Hampshire : plateforme de gestion d’aide financière 
     

Récemment, c’est à New Hampshire qu’une autre plateforme innovante a vu le jour. Celle-ci a pour vocation d’éliminer tous les formulaires papier via une plateforme mobile de gestion des aides financières pour les étudiants 

Ces derniers pourront alors facilement faire leurs demandes à l’aide de leur téléphone ou ordinateur. Des outils annexes sont aussi proposés pour les documents qui requièrent les signatures des parents ou des tuteurs. 

 

Les technologies émergentes et la crise de la Covid-19 ont entraîné un mouvement d’externalisation de la connaissance. Ainsi, pour rester compétitifs, les professeurs et les formateurs d’établissement privé doivent sans cesse améliorer leurs processus éducatifs et rester au fait des dernières innovations en matière de dématérialisation 

Pour les établissements publics, il s’agit au contraire de répondre aux exigences des parents d’élèves et de l’Éducation nationale.