Gérer des documents clés comme le relevé de notes ou l’attestation de réussite peut s’avérer être un processus chronophage pour le personnel administratif. À l’ère du tout numérique, la dématérialisation des processus est donc un enjeu fort pour les établissements scolaires. Néanmoins, le passage à la dématérialisation implique que toutes les parties prenantes adhèrent au projet.
Il y a maintenant cinq ans, l’Université Grenoble-Alpes (UGA) a déployé la dématérialisation de certains processus administratifs au sein de son établissement. Voyons d’un peu plus près ces grandes étapes clés et quels enseignements vous pourriez en tirer pour accompagner vous aussi vos agents administratifs dans un projet de dématérialisation.
Projet de dématérialisation des processus administratifs de l’Université Grenoble–Alpes (UGA)
L’UGA a pour ambition de poursuivre une politique de recherche et de formation visible et attractive sur le territoire grenoblois alpin à l’international. Dans ce sens, elle cherche à dynamiser la vie universitaire au sein des différents campus et sites, mais aussi à optimiser le fonctionnement administratif de l’établissement.
C’est pourquoi l’Université Grenoble-Alpes a entrepris, sur les vingt dernières années, de nombreuses démarches pour dématérialiser ses processus administratifs :
- 1999 : 1re initiative de GED utilisé par la scolarité – objectif, conserver une copie numérique des archives ;
- 2014 : dématérialisation des relevés de notes et attestations de réussite (pièces essentielles pour la réinscription ou la candidature pour un autre cursus) ;
- 2018 : signature électronique.
Pour mener à bien sa mission et dématérialiser les relevés de notes et les attestations de réussite, l’Université Grenoble–Alpes s’est alors tournée vers Digiposte. Un choix raisonné fondé sur la pérennité du groupe La Poste, la cohérence du service, l’hébergement français et le respect du RGPD et des réglementations françaises que cela implique, ainsi que la protection des données personnelles qui en découle.
Si l’Université Grenoble Alpes dématérialise le relevé de notes (nécessaire pour la réinscription ou le renouvellement d’un visa étranger) et l’attestation de diplôme (document provisoire en attente du diplôme universitaire), c’est notamment pour faciliter leur remise auprès des étudiants (qui ont un profil nomade) et sécuriser leur archivage en fournissant un coffre-fort numérique personnel et sécurisé.
Quelques règles d’or pour accompagner vos agents administratifs dans un projet de dématérialisation
Les documents numériques qui s’imposent de plus en plus dans les établissements scolaires ne sont pas juste la résultante d’un amoindrissement de l’usage du support papier. C’est avant tout le résultat d’une transformation numérique qui touche toutes les institutions privées et publiques françaises et européennes.
Mais si l’Université Grenoble Alpes a réussi de telles prouesses, c’est sans doute lié à sa faculté d’accompagner ses agents administratifs. Généralement, un projet de dématérialisation des processus administratifs est un vaste chantier. Il nécessite la participation et l’adhésion des parties prenantes pour remporter un franc succès.
Un projet de dématérialisation est un projet avec de forts enjeux humains et l’Université Grenoble Alpes a décidé de mettre en place un processus basé sur l’analyse des besoins, le volontariat et le bouche-à-oreille des scolarités :
- prendre le temps de se réinterroger sur les systèmes d’organisation en place et d’ajouter de la valeur aux processus (analyser la charge de travail des scolarités pour s’assurer que la solution sert véritablement aux scolarités) ;
- se concentrer sur les documents à forte valeur ajoutée, dont la digitalisation permettra de simplifier la tâche aux scolarités (ceux qui génèrent une forte charge de travail sur un laps de temps très court)
- ne pas imposer l’initiative à l’ensemble des scolarités (privilégier une présentation d’information pour présenter les avantages de la solution);
- laisser le choix d’utiliser l’outil (débuter avec un groupe de scolarités pilotes);
- obtenir une adhésion par l’usage et l’utilité de la solution : gain de temps, fluidité, amélioration de la qualité de l’offre et des procédures (laisser la solution convaincre les scolarités naturellement) ;
- compter sur les agents administratifs convaincus à prêcher la bonne parole (accompagner le bouche-à-oreille) ;
- laisser le temps à la prise en main de l’outil (un changement de pratiques de cet ordre nécessite du temps car c’est un changement d’habitudes et de pratiques).
Par ailleurs, il est également question de faire prendre conscience aux agents des risques que l’exclusion numérique peut engendrer sur les usagers.
Pour que la dématérialisation soit un outil de performance pour les services scolaires, l’accompagnement est primordial. Tous les agents et tous les usagers doivent pouvoir s’approprier les outils numériques et acquérir les compétences nécessaires.
Ainsi, pour accompagner vos agents administratifs dans un projet de dématérialisation, il faut d’abord identifier les besoins. Ensuite, il convient de retranscrire les démarches de façon simple et accessible à tous. Refondre un processus métier nécessite d’en comprendre les mécanismes et les enjeux.
Un projet de dématérialisation est une démarche globale et exigeante qui nécessite du temps, de la rigueur, de la disponibilité et le maintien du libre-arbitre des scolarités. Les agents administratifs doivent avant tout se sentir écoutés et soutenus dans leurs questionnements, car ceux-ci ne manqueront pas.
Le rôle des dirigeants d’établissements scolaires et universitaires est de présenter le projet aux différents collaborateurs participants et de présenter les avantages de la solution, ce qui permettra de lever les freins existants de manière naturelle et positive. En suivant ces quelques règles d’or, il semble tout à fait envisageable de fédérer les agents administratifs autour d’un projet de dématérialisation.
