En tant qu’outil emblématique de la digitalisation, la signature électronique (ou signature numérique) est devenue omniprésente dans notre quotidien, si bien que le stylo n’est désormais plus utile pour signer un document en bonne et due forme.
Mais qu’est-ce que la signature électronique au juste ? Comment fonctionne-t-elle ? C’est ce que nous allons voir dans cet article.
Qu’est-ce que la signature électronique ?
La signature électronique, également appelée signature numérique, e-signature ou signature digitale, est un procédé qui consiste à pouvoir signer des documents au format numérique. Son intérêt est de valider l’intégrité de la signature et d’authentifier le signataire, même à distance.
Notez que la signature électronique n’est pas un simple équivalent digital de la signature manuscrite. Signer directement sur l’écran d’une tablette tactile ou scanner sa signature habituelle n’est pas suffisant. Le processus permettant de générer, de signer et de garantir une signature numérique authentique nécessite l’utilisation d’une solution de signature électronique dédiée (prenant la forme d’une plateforme web sécurisée).
Par ailleurs, la numérisation de la signature désigne aussi la signature scannée, mais aussi l’ensemble des critères d’identification biométrique : utilisation de l’empreinte digitale, identification rétinienne ou vocale, etc. Elle est utilisée pour signer et protéger plusieurs types de documents administratifs : RH, commerciaux, scolaires, etc.
En France, une signature électronique a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. Pour cela, il faut respecter deux conditions :
- l’identité du signataire doit être vérifiable (via un certificat électronique) ;
- le système de signature utilisé doit pouvoir garantir l’intégrité du document signé (afin de sceller l’engagement du signataire).
Signature électronique : comment ça marche ?
Il est nécessaire de formaliser contractuellement des décisions et des documents dans plusieurs types de situations. Parfois, les parties prenantes ne peuvent se voir physiquement (en cas de distance géographique ou de pandémie, par exemple). La signature numérique est alors tout indiquée.
Mais comment fonctionne concrètement le processus de signature électronique ? Nous allons distinguer ce processus selon que vous êtes côté émetteur ou côté signataire du document.
Côté émetteur
Voici comment se passe la signature électronique, étape par étape, si vous êtes l’émetteur du document à signer :
- Se connecter à la plateforme de signature électronique : une fois vos identifiants entrés, il vous suffit de vous authentifier et d’accéder à votre tableau de bord dédié.
- Créer une collecte de signatures : depuis le tableau de bord du logiciel de signature, vous avez la possibilité de créer une nouvelle demande de collecte de signature(s) électronique(s). Nommez cette collecte, renseignez une date limite de signature en fonction de vos besoins, avant d’uploader les documents à faire signer sur la plateforme.
- Ajouter les différents signataires : pour cela, il vous faut renseigner l’adresse email des personnes concernées, ainsi que leurs numéros de téléphone (un code de vérification leur sera envoyé afin qu’elles puissent valider leurs signatures). Une fois ces éléments remplis sur la plateforme de signature électronique, cliquez sur « Envoyer aux signataires » (ou un équivalent). Dans le cas d’une signature intégrée dans le coffre-fort numérique, le document à signer est envoyé directement dans le coffre du destinataire.
- Récupérer les documents signés : depuis votre tableau de bord, vous pouvez vérifier en permanence l’état d’avancement de votre collecte. Une fois que le document demandé est renvoyé par le signataire, il vous suffit de le télécharger. Vous pouvez alors vérifier que la signature y est bien présente. Dans le cas d’une signature via coffre-fort électronique, le document signé va s’archiver dans le coffre pour le destinataire, et dans l’espace de stockage entreprise pour l’émetteur.
Côté signataire
Dès que la demande de collecte de signatures est remplie par l’émetteur sur la plateforme, chaque signataire reçoit un email. Celui-ci l’invite à aller voir le(s) document(s) attendant d’être signé(s). Voyons maintenant comment se passe le processus de signature électronique du côté du signataire.
- Répondre favorablement à l’email en question : pour aller consulter les documents à signer, le signataire peut cliquer sur le lien intégré dans l’email. Il peut aussi le copier dans votre navigateur afin d’atteindre la plateforme de signature électronique. Dans le cas d’une demande de signature faite directement dans le coffre-fort numérique, le signataire reçoit une notification pour l’informer de la présence d’un nouveau document à signer.
- Visualiser les documents à signer : une fois sur la plateforme en question, le signataire peut lire les documents nécessitant sa signature. Il a également accès à l’outil de signature intégré à la plateforme et à la documentation afférente. Dans le cas de la signature électronique via coffre-fort numérique, il peut directement visualiser le document dans le coffre.
- Valider la demande de signature numérique : pour cela, il vous faut accepter les CGU (conditions générales d’utilisation) après en avoir pris connaissance. Si vous ne souhaitez pas accepter, il vous suffit de rejeter la demande. Une notification sera alors envoyée à l’émetteur. Si le processus de signature électronique se fait via le coffre-fort électronique, le destinataire signe directement le document dans son coffre.
- Inscrire le code de vérification reçu par SMS : après avoir accepté les CGU, vous recevrez par SMS un code de vérification unique que vous devrez recopier dans le champ approprié sur la plateforme de signature. Vérifiez ensuite que votre signature électronique figure bien en bas des documents à signer. Dans le cas d’une signature intégrée au coffre, le signataire peut vérifier tous ces éléments dans le coffre.
Vous savez maintenant ce qu’est une signature électronique et comment en faire une (côté émetteur et côté signataire). Comme vous le voyez, il s’agit d’un processus simple, rapide et efficace !
Chez Digiposte, nous aimons les solutions digitales qui facilitent la vie. Nous avons donc développé notre coffre-fort numérique et nous y avons intégré le processus de signature électronique afin de vous faciliter la gestion et le suivi.
