Les entreprises l’ont bien compris, la dématérialisation de documents et la mise en place de coffres-forts numériques révolutionnent actuellement le quotidien des Français et fait partie intégrante de leur vie administrative. Réussir sa transition digitale est devenu primordial pour s’aligner sur les habitudes et les attentes des Français. Nouveau département à connaître sa révolution digitale : les Ressources Humaines. Avec les dernières évolutions légales, notamment dans le domaine du bulletin de paie (Loi El Khomri), la dématérialisation des documents RH est devenue une réalité.
Mais qu’implique-t-elle réellement ? Et quel est concrètement son champ d’application ? En bref, qu’est-ce que la dématérialisation de documents et qu’avez-vous à y gagner ?
Dématérialisation de documents : de quoi parle-t-on exactement ?
Le concept de transformation digitale en entreprise n’a rien de nouveau en soi (numérisation, logiciels de pose de congés, réseaux sociaux d’entreprise, réservation de salles de réunion depuis la messagerie professionnelle, dématérialisation du processus d’achat, signature électronique, élections du CSE en ligne …).
Le recours aux solutions de dématérialisation de documents s’est, quant à lui, accéléré ces dernières années afin de satisfaire les nouveaux besoins d’archivage dématérialisé des entreprises.
Pour faire simple, la dématérialisation est l’utilisation d’outils digitaux et numériques pour simplifier, faciliter et accélérer le stockage et la diffusion de documents. Concrètement, les processus sont mappés et industrialisés, les documents au format papier sont remplacés par des originaux au format numérique. Ces documents numériques ont ainsi la capacité d’être édités, stockés et diffusés de façon électronique.
Grâce à son aspect pratique, la dématérialisation des documents facilite alors les démarches administratives. En quelques clics, il est possible d’accéder aux archives numériques ou de transmettre des documents.
Les deux solutions les plus souvent mises en place en entreprise sont : l’archivage employeur, plus communément appelé GED (Gestion Electronique des Documents) et le coffre-fort numérique, un espace personnel et sécurisé mis à la disposition des collaborateurs.
Les deux sont complémentaires et ne servent pas le même but. Avec la GED, l’employeur peut archiver, en ligne, tout le dossier salarié et y accéder facilement dès qu’il a besoin. Avec le coffre-fort numérique, l’employeur peut diffuser des documents du dossier collaborateur, en les déposant dans l’espace personnel numérique du salarié. Ici, le ticket d’entrée est souvent le bulletin de paie, un document récurrent et plus simple à dématérialiser.
Que dit la loi sur la dématérialisation du bulletin de paie ?
Encouragée par le gouvernement français, la dématérialisation de documents est de plus en plus encadrée par la réglementation européenne et la loi française. Les documents dématérialisés concernent bien souvent des données personnelles. Il est donc primordial de s’assurer que celles-ci soient suffisamment protégées.
Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de 2018, a reposé le cadre et rappelé les règles pour garantir un niveau de protection aux données dématérialisées.
La loi française est venue préciser et encadrer les solutions de dématérialisation. Dans le cas du coffre-fort numérique, deux décrets (Décret n°2018-418 relatif aux modalités de mise en œuvre du service de coffre-fort numérique et Décret n°2018-853 relatif aux conditions de récupération des documents et données stockés par un service de coffre-fort numérique) encadrent la réception et le stockage de documents afin de garantir leur intégrité, l’identification de l’utilisateur, les méthodes de récupération des documents et données ainsi que leur lisibilité… Le décret n°2018-418 instaure aussi l’obligation de chiffrement numérique des données afin de renforcer la sécurisation de leur stockage (retrouvez davantage d’informations sur ce sujet dans cet article).
L’utilisation d’autres dispositifs de sécurité est également fortement recommandée, voire rendu obligatoire par la loi. C’est le cas, par exemple, de l’horodatage ou de la signature électronique.
Et lorsqu’il s’agit de dématérialisation des documents RH, la loi peut être particulièrement rigoureuse. En témoigne la loi El Khomri de 2016, qui précise les conditions de remise du bulletin de paie numérique aux salariés. S’il est possible de dématérialiser en masse, sans accord préalable du salarié, il faut cependant l’informer 30 jours avant le déploiement afin de lui donner la possibilité de refuser en amont.
Quels sont les documents concernés par la dématérialisation ?
La dématérialisation concerne tout type de document, qu’il soit personnel ou professionnel.
Dans le domaine de la sphère privée, la quasi-totalité des documents administratifs personnels peut désormais être dématérialisée : factures d’électricité, de gaz et de téléphonie, relevés bancaires, factures d’achats faits en ligne, avis d’imposition etc.
La dématérialisation concerne aussi les documents RH de l’entreprise. On parle alors de dématérialisation RH. Elle s’applique aussi bien aux bulletins de salaire qu’aux documents relatifs au personnel (le « dossier du salarié ») : contrat de travail, notices de mutuelle, certificats de formation, évaluations professionnelles, etc.
Au-delà des documents du personnel, la dématérialisation RH désigne également les documents communs aux collaborateurs d’une même entreprise. On peut citer par exemple : le règlement intérieur, les mots du Président, les lettres d’information, etc.
La dématérialisation peut aussi aider à gérer les durées de conservation des documents d’entreprise, comme le démontre la présence de rappels dans le cas d’une GED. A savoir, lorsque vous dématérialisez le bulletin de paie, vous devez le mettre à disposition du salarié pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du collaborateur.
Retrouvez plus en détail ces documents RH propices à être dématérialisé (accompagnés de nos conseils pour chacun d’entre eux) dans notre article qui leur est entièrement consacré.
Les bénéfices de la dématérialisation de documents
La dématérialisation de documents est une réelle avancée, ainsi qu’une belle opportunité. Les particuliers comme les professionnels ont tout intérêt à s’y mettre.
Les avantages de passer à la dématérialisation sont incontestables. La possibilité d’accéder aux documents, en seulement quelques clics, à tout moment et depuis n’importe où, représente un gain de temps phénoménal pour vos collaborateurs.
Pour les entreprises, la dématérialisation est un excellent moyen de gagner en productivité. Avec le digital, les équipes peuvent se décharger des tâches administratives les plus chronophages, telles que l’impression, la mise sous pli et la remise des fiches de paie à chacun des salariés.
D’ailleurs, dématérialiser les documents est souvent synonyme de réduction des impressions et d’une baisse de l’utilisation de consommables (feuilles, cartouches d’encre, imprimantes, enveloppes, etc.). C’est donc un bon point en faveur de la transition écologique et plus globalement de la marque employeur de l’entreprise digitalisée.
Enfin, la dématérialisation permet de sécuriser le stockage de documents. Stockés et classés en un lieu sûr (dans un coffre-fort électronique salarié par exemple), les documents dématérialisés sont à l’abri de la perte et de l’usure. Ils sont aussi protégés des intentions malveillantes (vol, falsification) grâce à des protocoles techniques renforcés (double authentification, chiffrement, hachage cryptographique…).
Vous souhaitez accélérer la dématérialisation des documents de vos salariés et bénéficier de ses nombreux avantages ? Passez à l’action avec le coffre-fort numérique proposé par Digiposte. Découvrez-le dès maintenant en cliquant ici.
