Vous avez décidé qu’il vous fallait un coffre-fort numérique pour gérer les documents administratifs de vos salariés ? C’est une très bonne initiative. Ce type de solution vous fait pleinement entrer dans la dématérialisation.
En tant qu’employeur, responsable RH ou expert-comptable pour le compte de vos clients, c’est à vous qu’il incombe de choisir un coffre-fort électronique. Mais le choix peut s’avérer difficile, compte tenu des contraintes légales et de la complexité de certaines fonctionnalités techniques.
Vous ne savez pas quel coffre-fort numérique choisir pour les salariés de votre entreprise ? Suivez le guide.
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Rappel : qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?
Un coffre-fort numérique (parfois abrégé CFN) est un espace numérique personnel et sécurisé mis à la disposition d’un salarié. L’employeur peut y déposer des documents propres à ce salarié, et le salarié peut alors les consulter, les archiver, les organiser et les partager comme il le souhaite.
Loin de se cantonner à un simple rôle de stockage à distance, le coffre-fort électronique est avant tout conçu dans un souci de sécurité. Il doit garantir la confidentialité des données personnelles et l’intégrité des documents administratifs de vos salariés.
Ces derniers ont la possibilité d’accéder à leurs documents à tout moment, grâce à leurs identifiants. Ni l’employeur, ni le fournisseur de coffre-fort numérique n’ont accès au coffre-fort numérique du salarié et à son contenu. Les salariés sont également assurés de ne plus les perdre ou les abîmer.
Les documents administratifs concernés, sont ceux liés à la vie de vos salariés dans l’entreprise : bulletins de paie, contrats de travail, BSI, etc.
Depuis 2019, afin de garantir un niveau de sécurité maximal, les documents numériques sont chiffrés selon un dispositif devant répondre aux exigences de l’ANSSI (l’Agence Nationale de Sécurité des Systèmes d’Information).
Pour savoir quel coffre-fort numérique choisir pour vos salariés, le meilleur moyen est de passer chaque solution potentielle au crible des critères qui suivent.
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Vérifier que le coffre-fort numérique soit conforme aux normes
Avant même d’évaluer les fonctionnalités d’un coffre-fort, assurez-vous de sa fiabilité et de sa conformité légale.
Ainsi, vérifiez que la solution respecte les normes françaises en matière d’archivage numérique, comme le précise le décret n° 2018-418 relatif aux modalités de mise en œuvre d’un coffre-fort électronique.
En synthèse, il faut que la traçabilité des documents contenus dans le coffre-fort puisse être totalement garantie. Le fournisseur de la solution doit pouvoir vous communiquer une information claire sur le fonctionnement du coffre-fort et sur la façon dont sont traitées les données.
La solution doit également être conforme avec le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données, dont vous trouverez les modalités complètes sur le site de la CNIL).
L’utilisateur doit pouvoir pleinement et facilement exercer ses droits d’information, de modification, de suppression et de récupération des documents.
Par ailleurs, validez bien que le coffre-fort numérique soit en conformité avec la norme Afnor NF Z42-020, qui garantit l’intégrité de la documentation dans le temps. La solution doit aussi répondre aux exigences de la certification ISO 27 001, qui prouve la sécurité de son système d’information.
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S’assurer de la valeur probatoire des documents stockés dans le coffre-fort
Gardez à l’esprit qu’un coffre-fort numérique ne sert pas uniquement à stocker les fichiers de vos salariés. L’un de ses intérêts majeurs réside dans la valeur probante des documents numériques qu’il protège.
Afin d’assurer un archivage à vocation probante, le coffre-fort doit respecter des processus et des mécanismes précis : signature électronique, horodatage, journal des activités.
En effet, la valeur juridique de vos documents numériques est assurée par la signature électronique, comme le précise le Règlement « eIDAS », ainsi que l’article 1366 du Code Civil. La signature électronique est le moyen qui permet d’identifier l’origine et l’intégrité de chaque document du coffre-fort numérique.
L’horodatage et le journal sont là pour consigner toute activité réalisée dans le coffre-fort. Par exemple, ils certifient la date d’émission des bulletins de paie numériques de vos salariés.
Ces outils servent aussi à éviter la falsification de documents officiels. L’idée est de pouvoir prouver devant une autorité quelle qu’elle soit que le document n’a subi aucune modification.
Le caractère probatoire du coffre-fort numérique est de plus en plus encouragé par les professions réglementées. Il facilite les démarches administratives, mais aussi les procédures juridiques.
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Choisir un coffre-fort répondant précisément aux besoins de l’entreprise
Une fois ces prérequis légaux validés, il est important de vous recentrer sur les raisons qui vous ont motivé à mettre en place un coffre-fort numérique dans votre entreprise (ou celle de votre client si vous êtes expert-comptable).
Il est important que le prestataire de coffre-fort numérique soit pérenne dans le temps afin de garantir que les documents stockés dans la solution (bulletins de paie…) soient disponibles sur 50 ans, comme l’indique clairement la réglementation.
Choisir un acteur historique peut permettre de bénéficier d’une expertise éprouvée et des bonnes pratiques mises en place au sein des autres entreprises clientes.
Selon l’utilisation que vous souhaitez en faire, soyez attentif(ve) aux fonctionnalités proposées pour chaque coffre-fort. Ces fonctionnalités sont à évaluer en fonction du type de documents qui y seront disponibles : bulletins de paie électroniques, factures dématérialisées, données de communication RH, etc.
Pensez à choisir un coffre-fort numérique facilement compatible avec les applications métier déjà en place dans l’entreprise.
La connectivité de la solution est en effet essentielle. Elle facilitera d’autant plus la gestion des flux de données entre vos différents outils et constituera un atout indéniable pour votre dématérialisation RH.
L’idéal est que tout soit connecté afin que l’ensemble des documents du salarié puissent être accessibles en un seul et même endroit.
Dans le cas du bulletin de paie dématérialisé, par exemple, il est recommandé d’avoir un coffre-fort numérique directement compatible avec votre logiciel de paie. En tant qu’employeur ou expert-comptable, vous n’avez alors plus qu’à éditer les fiches de salaire dans votre logiciel et à les envoyer en un clic sur le coffre-fort de vos salariés.
En propre, en SaaS ou en ligne, tout est possible en matière de coffre-fort numérique. Il en est de même pour ce qui est de la propriété des documents stockés : souhaitez-vous qu’ils appartiennent uniquement à vos salariés ou également à votre entreprise ?
Digiposte a bien compris les enjeux de digitalisation auxquels votre entreprise est confrontée. Nous mettons à votre service notre coffre-fort numérique, qui respecte les normes Afnor NF Z42-025, NF Z 42-020, et ISO 27 001. Avec nous, les documents de vos salariés sont en sécurité. Pour toute question ou demande, contactez-nous.
