Dématérialisation : comment traiter les envois des bulletins de paie papier ?

Vous souhaitez mettre en place le bulletin de paie dématérialisé dans votre entreprise et vous vous demandez comment traiter les envois de bulletins de paie papier une fois la dématérialisation mise en place ?  

Cet article vous apporte de nombreuses réponses sur le sujet. Rédigé à partir d’une interview réalisée auprès d’un expert Maileva, marque de Docaposte et partenaire historique de Digiposte, il vous propose une solution clé en main de traitement hybride des envois de vos bulletins de paie, en mode électronique ou papier. 

1. Comment se déroule la mise en place de la dématérialisation du bulletin de paie avec la solution Maileva ? 

Cette dématérialisation fonctionne en plusieurs étapes successives :  

Le responsable RH, ou la personne en charge de l’édition de la fiche de paie (employeur, expert-comptable, etc.) doit simplement extraire le PDF des bulletins de salaire (issu de son logiciel de paie) puis le déposer sur une interface web ou un serveur FTP spécialement ouvert pour lui, par Maileva. 

Ensuite, Maileva s’occupe de tout. Un découpage est d’abord effectué afin de segmenter le PDF en plusieurs lots, chaque bulletin de paie correspondant à un lot. 

L’étape suivante est celle de l’aiguillage : pour chaque fiche de salaire, la solution Maileva va automatiquement aller reconnaître chez Digiposte si le coffre-fort numérique est ouvert (si le salarié ne s’y est pas opposé). 

Cette information, collectée en temps réel, va déterminer le canal vers lequel la fiche de paie sera orientée : 

• Soit elle est directement déposée dans le coffre-fort numérique Digiposte du salarié, 

• Soit elle est envoyée à notre chaîne de traitement éditique, qui va l’éditer, l’imprimer, la mettre sous pli, l’affranchir et la remettre dans le circuit postal classique. 

Maileva va donc traiter les envois numériques dans les coffres-forts Digiposte et les envois papier des bulletins de paie pour les salariés ayant refusé la dématérialisation. 
 

2. Comment prenez-vous en compte les refus des salariés ? 

Depuis la loi travail de 2017, les entreprises peuvent dématérialiser par défaut les envois de bulletins de paie. Ce mode de fonctionnement, appelé « opt out », est le plus plébiscité par les entreprises.  

Auparavant, alors que le salarié devait, lui-même, faire la démarche pour demander la dématérialisation de son bulletin de paie, le taux d’adhésion était moins élevé. La tendance s’est inversée grâce à la mise en place de l’opt-out, dans la mesure où il appartient au salarié d’exprimer son refus.   

Le taux de dématérialisation se situe entre 60 et 80 % selon les entreprises. La loi a ainsi clairement facilité et accéléré la mise en place du bulletin de paie digital. 

Lors de la phase de mise en place, et au-delà, les salariés ont la possibilité de manifester leur refus auprès de leur employeur, qui met à jour cette information sur la plateforme Maileva. La forme d’expression de ce refus est à déterminer par l’employeur. Ces salariés recevront alors leur bulletin de paie par courrier postal, géré également par Maileva. 
 

3. Qu’en est-il des salariés changeant d’avis et souhaitant passer du papier à la version dématérialisée ? 

Si un collaborateur souhaite finalement adhérer à la dématérialisation de sa fiche de paie (notamment après avoir vu les bénéfices chez ses collègues), il peut en informer son employeur ou son responsable RH. Ce dernier va alors prendre en compte simplement ce changement depuis l’interface Maileva (en un clic). 

Un salarié peut ainsi changer d’avis et passer d’un statut à l’autre, et exercer ces changements à plusieurs reprises. 
 

4. Comment se passe l’arrivée d’un nouveau collaborateur après le déploiement avec Maileva ? Idem concernant le départ d’un salarié ? 

Tout nouveau collaborateur intègre le système automatisé décrit précédemment : son bulletin de paie lui est remis en version dématérialisée sauf s’il se manifeste pour le refuser. 

Pour ce qui est d’un salarié quittant l’entreprise, le coffre-fort Digiposte reste sa propriété (et non celle de l’employeur). Cela veut dire que les données et bulletins de paie déjà déposés restent dans son coffre-fort Digiposte, qui est gratuit pour le salarié. S’il rejoint une nouvelle entreprise utilisatrice, elle aussi, de la solution Digiposte, il recevra à nouveau son bulletin de salaire dans son coffre-fort numérique. Il y a donc une continuité du service. 

Ce dernier point motive d’autant plus à choisir le coffre-fort numérique proposé par Digiposte, qui est la solution privilégiée par les entreprises. Il y a en effet de grandes chances que la future entreprise du salarié propose elle aussi le coffre-fort Digiposte. A date, plus de 5000 entreprises utilisent Digiposte. 
 

5. Pouvez-vous résumer les avantages de la dématérialisation du bulletin de paie avec Maileva ? 

Nous les synthétiserons en 5 points principaux :  
 

• Le gain de temps 

Notre solution intègre un ensemble d’expertises du Groupe La Poste : Digiposte, Docaposte et Maileva.  

Une fois la dématérialisation déployée, l’employeur est ainsi déchargé du traitement fastidieux de l’envoi des bulletins de paie. Il met en œuvre des process automatisés pouvant aller jusqu’à une connexion directe à ses outils RH. 

L’employeur gagne également un temps très important sur l’édition, l’impression et la mise sous pli de chaque bulletin de salaire. Maileva s’occupe pour lui, de toutes ces tâches chronophages, répétitives et sans valeur ajoutée. 
 

• Le gain économique 

De même, l’entreprise réalise d’importantes économies sur les consommables utilisés dans le processus d’impression classique : imprimantes, encre, feuilles, enveloppes, etc. A cela s’ajoutent des économies en termes d’affranchissement et d’envoi. Nous estimons que cet avantage financier permet de réaliser de fortes économies par rapport au bulletin de paie édité en interne de façon traditionnelle. 

En outre, il y a également la diminution des erreurs humaines (durant le traitement du bulletin de paie), qui s’avère être un facteur de productivité et de sécurité important. 

• L’expérience salarié 

La dématérialisation, c’est aussi l’occasion pour les entreprises de proposer à leurs salariés un outil gratuit et très utile. Le coffre-fort électronique Digiposte leur sert non seulement à recevoir leurs bulletins de paie, mais aussi à stocker leurs autres documents personnels (passeport, carte d’identité…), administratifs (en lien avec de nombreux organismes publics : impôts, sécurité sociale…) ou par exemple les factures de leurs fournisseurs (énergie, télécoms…). Ils peuvent aussi réutiliser ces documents, en les partageant depuis leur coffre-fort numérique, par lien sécurisé, lors de démarches administratives (demande de crédit immobilier, candidature pour la location d’un appartement…). 

Par ailleurs, les salariés apprécient particulièrement de pouvoir utiliser une application mobile pour accéder à leur coffre-fort (ce que ne proposent pas la majorité des fournisseurs de solutions de dématérialisation du bulletin de paie). L’appli Digiposte est même le moyen le plus utilisé pour consulter son bulletin de paie.  

• L’accès à distance 

C’est le propre d’une solution dématérialisée : pouvoir échanger des données et accéder à son contenu 24h/24 et de n’importe où. Plus qu’une tendance de société, il s’agit d’un moyen permettant à l’entreprise de continuer à fonctionner et à transmettre les bulletins de paie à ses salariés, même en période de crise sanitaire. 

Pendant le confinement imputable à la Covid-19, où il fut impossible de remettre des documents en main propre, le bulletin de paie dématérialisé a prouvé tout son intérêt : pratique et instantané. 

• L’hébergement en France 

Le fait que les documents RH soient hébergés sur des serveurs français est, de plus en plus, une exigence des entreprises françaises. Il est facile de comprendre pourquoi au vu des garanties de sécurité et de confidentialité (RGPD européen, droit français, etc.). 

En choisissant une solution du Groupe La Poste, l’entreprise fait le choix d’une chaîne de traitement de ses données 100 % hébergée en France (contrairement à d’autres acteurs du marché) et bien entendu de la pérennité.
 

6. Justement, concernant la sécurité, que pouvez-vous nous dire ? 

Nous sommes particulièrement vigilants à respecter la sécurité et la confidentialité de nos clients pendant toute la chaîne de traitement de l’information. 

Que ce soit au niveau de l’hébergement, de l’accès ou du transfert des données, nous respectons des normes très strictes et bien entendu toutes les exigences en matière de RGPD. Idem du côté de la fiabilité technique de nos solutions largement éprouvée par plusieurs millions de bulletins de paie traités. 

La sécurité s’étend aussi à nos sites de production : accès par badges via des doubles portes, des plages horaires surveillées et des salariés soumis à un engagement de confidentialité concernant le secret des correspondances.  
 

7. Quelle est la typologie de vos clients ? 

Les entreprises qui optent pour Maileva vont de la TPE (moins de dix salariés) à la très grande entreprise (de plus de 15 000 salariés). Elles sont issues de tout type de secteurs d’activité, des gestionnaires de réseaux d’EHPAD aux groupes de concessions automobiles, en passant par les entreprises de transport, ou des organismes publics (conseils départementaux, Assurance Maladie…) et bien d’autres encore. 

Ainsi, Maileva est la solution privilégiée par les entreprises de toutes tailles qui souhaitent entamer un virage digital rapide et souhaitent gérer l’envoi hybride de leurs bulletins de paie. Elles nous voient comme une solution quick win : cela prend entre un et deux mois pour que la dématérialisation soit déployée et opérationnelle. 

Notez qu’en théorie, cela pourrait même prendre beaucoup moins de temps. Mais il nous faut simplement respecter les trente jours légaux de communication auprès des collaborateurs de l’entreprise (en mode « opt-out »). 
 

8. Outre le bulletin de paie, sur quels sujets RH intervient Maileva ? 

Notre activité de dématérialisation du bulletin de paie s’est considérablement développée depuis la loi de 2017. De plus, dès les premières semaines du confinement de 2020, nous avons constaté un réel besoin de s’équiper pour pouvoir assurer la continuité de ce type d’opérations de gestion. 

Mais nous intervenons également pour faciliter l’activité des responsables RH : envoi d’autres types de courriers simples ou recommandés (communications générales, procédures disciplinaires…), organisation des élections professionnelles (en mode « papier » ou électronique), signature électronique (contrats de travail, avenants…)  
 

9. Un mot de la fin ? 

Nous terminerons cette présentation du bulletin de paie multicanal par quelques chiffres. Digiposte est le numéro 1 des coffres-forts numériques pour les salariés français, avec environ 5 millions de coffres-forts actuellement ouverts et 200 millions de documents qui y sont stockés. 

Maileva est, par ailleurs, le premier opérateur en nombre d’entreprises émettrices de bulletins de paie dématérialisés en France, soit près de 1 000 services RH opérant pour une ou plusieurs entités. 

La dématérialisation du bulletin de salaire avec Maileva et Digiposte n’a désormais plus de secret pour vous. Avec nous, les envois papier de bulletins de paie sont aussi pris en charge. Si, vous aussi, vous souhaitez avancer à nos côtés, nous vous invitons à nous contacter directement.