Le coffre-fort numérique est un espace d’archivage personnel et sécurisé qui simplifie déjà la vie professionnelle de nombreux Français et la gestion des entreprises. C’est en effet l’une des étapes de la dématérialisation de documents.
Imaginez : cela signifie ne plus avoir à stocker ses documents administratifs dans de gros classeurs, ne plus courir après une photocopie de son passeport, pouvoir recevoir sa fiche de paie dématérialisée en un clic, et bien d’autres avantages encore. Pour les entreprises, le coffre-fort électronique facilite la diffusion de documents professionnels tout en en certifiant l’origine, l’intégrité et la traçabilité.
Plus besoin d’imprimer les documents RH de vos collaborateurs, de les mettre sous pli, de les envoyer sans être sûr de la date de réception pour chacun de vos salariés, de produire des duplicatas en cas de perte…
Dans cet article, Digiposte vous dit tout sur le coffre-fort numérique : définition, avantages, utilisation, mode d’emploi pour le déployer. Cette solution numérique au service de la dématérialisation des documents n’aura bientôt plus de secret pour vous !
Qu’est ce qu’un coffre fort numérique ?
Un coffre-fort numérique est un espace sécurisé de stockage et d’archivage en ligne qui permet à un utilisateur de recevoir, conserver, consulter et partager ses documents numériques (bulletins de paie, factures, contrats…). Il préserve leur intégrité, leur traçabilité et leur valeur probante dans le temps.
Le coffre-fort numérique : définition
Le coffre-fort numérique, aussi appelé coffre-fort électronique, est un outil au service de la num des documents et des données personnelles. C’est un espace personnel et sécurisé.
Le coffre-fort électronique est également un espace de stockage virtuel sécurisé. Il est mis à disposition d’un utilisateur ou d’un salarié dans le cas de la dématérialisation du bulletin de paie ou autres documents professionnels RH.
Il est accessible seulement à l’aide d’un système d’identification sécurisé qui procure l’intégrité et la conformité d’un document. Ni le prestataire de coffre-fort électronique ni l’employeur n’ont accès au contenu du coffre.
L’utilisateur est le seul propriétaire de ce coffre, des fichiers professionnels et des informations qu’il y stocke. Cela vise :
- Bulletins de paie électroniques ;
- Contrats de travail ;
- Bilan Social Individuel (BSI) ;
- Factures ;
- Etc.
Dans le cas de la dématérialisation du bulletin de paie, lorsque le collaborateur quitte son entreprise, il conserve son coffre-fort numérique. Il pourra d’ailleurs y recevoir les fiches de paie de son futur employeur si celui-ci dématérialise avec la même solution de coffre-fort numérique.
Les fonctionnalités du coffre-fort électronique
Les documents de vos salariés, ou clients sont stockés sur un espace personnel et sécurisé, qui délivre une traçabilité numérique des documents grâce à l’horodatage par exemple. Les coffres-forts sont encadrés par des normes archivage électronique et archivage légal liées à la sécurité et à la confidentialité des données.
À noter
Petite particularité du coffre-fort numérique Digiposte : celui-ci peut aussi être utilisé pour simplifier la gestion administrative personnelle de l’utilisateur et l’expérience collaborateur. Il peut choisir de recevoir automatiquement des factures, ses avis d’impôts, ses relevés bancaires, les diffuser et les partager à des tiers en toute sécurité (lien de partage sécurisé) lors de la constitution d’un dossier de crédit immobilier, par exemple.
Opter pour la sécurité avec un coffre-fort numérique
Ce service est soumis à une réglementation très stricte en France :
- Décret n° 2018-418 du 30 mai 2018 relatif aux modalités de mise en œuvre du service de coffre-fort numérique ;
- Décret n° 2018-853 du 5 octobre 2018 relatif aux conditions de récupération des documents et données stockés par un service de coffre-fort numérique.
Le coffre-fort en ligne pilote la réception, le stockage, la suppression et la transmission des documents numériques dans des conditions sécurisées. L’intégrité du document est préservée.
Les fichiers professionnels confidentiels y sont donc à l’abri : bulletins de paie électroniques, contrats de travail, etc.
Les entreprises qui souhaitent effectuer une transition numérique sécurisée choisissent le coffre-fort numérique pour dématérialiser leurs documents RH.
C’est une solution hautement sécurisée, simple et facile à déployer, particulièrement adaptée pour diffuser des documents sensibles comme le bulletin de paie. Les employeurs doivent en particulier respecter les règles de stockage des fiches de paie pour l’employeur afin d’assurer la conformité de leur politique de dématérialisation.
À savoir
Dans le cadre de la normalisation dans le domaine de l’archivage électronique, Digiposte est un coffre-fort numérique (CFN numérique conforme NF 203).
Quels sont les différents usages professionnels du coffre-fort numérique ?
Le coffre-fort numérique (CFN) est utilisé par les entreprises pour diffuser des documents auprès de leurs collaborateurs ou de leurs clients.
Diffusion de documents RH à destination des collaborateurs via coffre-fort électronique
Depuis le passage de la Loi El Khomri (2017) relative au droit du travail, de nouvelles mesures permettent aux entreprises de dématérialiser le bulletin de salaire. Grâce au principe de dématérialisation par défaut, les fiches de paie sont remises au format numérique, sans accord préalable du salarié (sous réserve de l’informer 30 jours avant le déploiement).
Beaucoup d’entreprises débutent avec la dématérialisation du bulletin de paie et choisissent, par la suite, de dématérialiser d’autres documents RH importants comme :
- Le contrat de travail ;
- Les avenants ;
- Le BSI ;
- Le solde de tout compte ;
- Les primes d’intéressement ;
- Le recrutement et l’onboarding.
Cette dématérialisation RH de masse est facilitée grâce aux coffres-forts numériques. De plus, l’outil apporte une véritable valeur ajoutée au salarié et se positionne comme un véritable allié du quotidien, pour accéder, stocker et échanger des documents à tout moment. La digitalisation du recrutement et de l’onboarding doit s’appuyer sur des outils adaptés, comme le démontre notre article sur la dématérialisation du recrutement et de l’onboarding.
Remise et stockage de documents clients via coffre-fort numérique
Certaines entreprises choisissent le coffre-fort électronique pour transmettre des documents relatifs à leurs clients (des particuliers).
Par exemple, le secteur bancaire et les mutuelles et assurances utilisent ce service en ligne pour stocker des relevés de comptes bancaires ou des relevés de remboursement par exemple. L’accès aux documents personnels se fait alors en un clic et en toute sécurité, dans un espace personnel et sécurisé.
Selon l’usage que vous comptez faire du coffre-fort numérique, soyez attentif aux différentes fonctionnalités et caractéristiques des solutions du marché.
À savoir
Dans le cas d’un projet de dématérialisation des bulletins de paie, vous avez l’obligation légale de garantir l’intégrité et la disponibilité du bulletin de paie pendant 50 ans (ou jusqu’aux 75 ans des salariés).
Privilégiez donc une solution pérenne. Choisissez aussi une solution avec un hébergement ultra-sécurisé et opéré en France. Cela vous permet de bénéficier du cadre réglementaire strict français sur la confidentialité et la protection des données. La dématérialisation du dossier salarié simplifie largement les processus RH et optimise la valeur probante des documents.
Coffre-fort numérique : les avantages pour les entreprises
Vous savez désormais ce qu’est un CFN et ses différents usages. Mais pourquoi devriez-vous réellement opter pour cette solution qui prône la dématérialisation ? Les avantages du coffre-fort numérique sont nombreux. En voici quelques-uns.
Des fichiers professionnels sécurisés dans un coffre-fort numérique
Les documents de vos salariés (ou clients) sont stockés sur un espace personnel et sécurisé, qui garantit une traçabilité numérique des documents (grâce à l’horodatage par exemple). Les documents peuvent y être stockés pendant toute la durée légale de conservation.
Un gain de productivité grâce au coffre-fort électronique
Cette solution de dématérialisation permet un gain de productivité pour vos équipes : inutile de chercher durant des heures une photocopie, ou d’effectuer des tâches chronophages et sans valeur ajoutée, comme l’impression, la distribution en main propre, ou l’envoi par courrier des fiches de paie. Vous êtes également libéré des contraintes de stockage de documents physiques.
Le coffre-fort numérique permet des coûts réduits
De véritables économies sont réalisées grâce à ce service. Terminés l’impression, la mise sous pli, l’affranchissement et l’envoi de documents sous format papier ! L’achat de consommables et l’entretien du matériel tel que les imprimantes est considérablement réduit.
Une marque employeur valorisée grâce au coffre-fort numérique
En plus d’être simple et pratique, le CFN contribue à moderniser la marque employeur des entreprises qui ont alors une image plus innovante et moderne.
Recevoir le bulletin de paie ainsi que d’autres documents professionnels au format numérique est aussi un attendu des nouvelles générations qui sont habituées à utiliser des outils digitaux, à effectuer leurs démarches en ligne et à recevoir leurs documents sous format dématérialisé. De plus en plus de démarches s’effectuent en ligne et cela simplifie le transfert de documents.
En route pour la durabilité avec le coffre-fort électronique
Une réduction de l’empreinte écologique est constatée. Pour les entreprises, le coffre-fort numérique est une initiative au service de la stratégie RSE amorcée avec la limitation de l’utilisation des consommables par exemple. La dématérialisation s’impose aussi comme un véritable levier de votre stratégie RSE grâce à la gestion dématérialisée des documents.
Passer au coffre-fort numérique : mode d’emploi
Le coffre-fort numérique n’a plus aucun secret pour vous. Et s’il était possible de déployer cette solution dans votre entreprise ? Pour faciliter le quotidien des collaborateurs et du service RH, voici la marche à suivre :
- Choisissez le bon partenaire pour vous accompagner dans ce projet de dématérialisation.
- Il vous aidera à mettre en place un système de routage industriel sécurisé pour le dépôt des documents dématérialisés. Quelle que soit la taille de la communauté (collaborateurs, clients, etc.), le routage et le dépôt des documents numériques sont garantis et certifiés.
- Il faut ensuite penser à déployer le coffre-fort et à faciliter l’adhésion.
Avec Digiposte, soyez tranquille : le déploiement est facilité grâce à des campagnes d’adhésion sous des formats déjà testés et éprouvés auprès de nombreuses entreprises. Vous bénéficiez également d’un accompagnement personnalisé avec l’option Digicoach, afin de faciliter vos campagnes de communication et d’optimiser le taux de transformation de votre projet de dématérialisation RH.
À noter :
Une fois la solution adoptée, chaque collaborateur ou client ayant accepté la dématérialisation pourra accéder à son propre coffre-fort numérique, grâce à un code personnel.
Les enjeux de la dématérialisation touchent l’ensemble des Français et de plus en plus d’entreprises qui souhaitent moderniser leurs processus RH et déléguer des tâches sans grande valeur ajoutée.
Coffre-fort numérique : quels avantages pour les particuliers
Le coffre-fort numérique ne présente pas que des avantages pour les entreprises. Les particuliers aussi bénéficient des fonctionnalités du coffre-fort électronique.
Le coffre-fort électronique permet de récupérer automatiquement des documents importants et de les stocker en toute sécurité.
Grâce au stockage centralisé, il est facile et rapide de retrouver un document en particulier.
Les démarches administratives sont simplifiées et le partage de documents s’effectue en quelques clics.
Le coffre-fort numérique accompagne vos collaborateurs tout au long de leur vie administrative :
- Accompagnement de la vie étudiante avec la possibilité de recevoir et stocker des documents comme des attestations de diplômes, des relevés de notes, des contrats d’apprentissage, etc.
- Accompagnement de la vie de famille avec le stockage de documents liés au logement, aux factures, à la vie scolaire des enfants, aux démarches bancaires, etc.
- Accompagnement de la vie professionnelle avec la possibilité de recevoir et stocker tous les documents que l’entreprise envoie au format dématérialisé.
- Accompagnement de la vie de sénior avec la possibilité de préparer et gérer sa retraite de manière complètement dématérialisée.
Et si vous commenciez par dématérialiser le bulletin de paie en déployant une solution de coffre-fort numérique ?
Foire aux questions
Comment fonctionne le coffre-fort numérique ?
Le fonctionnement d’un coffre-fort numérique repose sur trois grandes étapes : le versement, la conservation et la restitution des documents. Lors du dépôt, les fichiers sont horodatés, scellés numériquement et chiffrés pour garantir leur intégrité et confidentialité. L’utilisateur s’identifie via un accès sécurisé, puis peut accéder ou partager ses documents à tout moment. Enfin, le prestataire veille à ce que les données restent lisibles dans le temps et restituables à l’utilisateur.
Quels sont les inconvénients d’un coffre-fort numérique ?
Même si les coffres-forts numériques présentent de nombreux avantages, quelques inconvénients peuvent être signalés : l’utilisateur dépend d’un prestataire, il faut choisir un acteur pérenne. L’accès nécessite une connexion internet et une authentification : en cas de perte d’identifiants, l’accès peut devenir complexe.
Certains fichiers anciens ou mal formatés pourraient poser des problèmes de lisibilité dans le temps si la solution n’effectue pas la migration des formats. Enfin, les offres annoncées gratuites s’avèrent limitées (espace, fonctions) : il faut bien comparer.
Comment puis-je accéder à mon coffre-fort numérique
L’accès se fait via une application mobile ou un navigateur Web, après création d’un compte et authentification (mot de passe, code, biométrie). Une fois connecté, vous pouvez consulter vos documents, déposer de nouveaux fichiers, les classer ou les partager via lien sécurisé. Pour les solutions certifiées, l’hébergeur ne peut accéder à vos données : vous êtes seul propriétaire.
Quel est le meilleur coffre-fort numérique gratuit pour les particuliers ?
Il n’existe pas de meilleur coffre-fort numérique : tout dépend de vos besoins (espace, fonctions, compatibilité avec vos organismes). Plusieurs solutions gratuites existent, mais assurez-vous qu’elles respectent bien les normes et que votre hébergeur est fiable.
Pour un usage basique, privilégiez un hébergement en France, le chiffrement, la possibilité de déposer et archiver vos documents administratifs (bulletins de paie, factures…) et une interface simple à utiliser. Vous pouvez ensuite évoluer vers une offre payante si vos besoins augmentent.
Quel est l’intérêt de la mise en place d’un coffre-fort numérique ?
Pour un particulier ou une entreprise, ce service offre : une meilleure organisation : tous les documents centralisés dans un espace sécurisé ; un gain de temps : accès rapide, recherche facilitée, fin des archives papier ; une valeur probante : les documents sont horodatés, scellés et tracés, ce qui est essentiel en cas de contrôle ou de litige. Enfin, une réduction de l’empreinte écologique : moins de papier, moins de transport, moins de stockage physique.
Quelle est la meilleure solution de coffre-fort numérique RH ?
La meilleure solution dépend de votre profil : usage personnel ou professionnel, volume de documents, exigences de conformité, budget. Voici quelques critères clés à comparer : conformité aux normes, hébergement en France ou Europe, fonctionnalités de recherche/partage, durée de conservation, coût. Prenez le temps de comparer les offres et de choisir un prestataire reconnu.
*DIGIPOSTE utilise un composant de coffre-fort électronique communicant développé par CECURITY.COM et certifié NF203, attestant de la conformité avec les exigences de la norme AFNOR NF Z42-020.
