Définition : qu'est-ce qu'un coffre-fort numérique ?

Le coffre-fort numérique est un espace d’archivage personnel et sécurisé qui simplifie déjà la vie professionnelle de nombreux Français et la gestion de nombreuses entreprises. C’est en effet l’une des étapes de la dématérialisation de documents.
Imaginez :
Pour les Français, cela signifie ne plus avoir à stocker ses documents administratifs dans de gros classeurs, ne plus courir après une photocopie de son passeport, pouvoir recevoir sa fiche de paie dématérialisée en un clic…
Pour les entreprises, le coffre-fort électronique facilite la diffusion de documents professionnels tout en certifiant l’origine, l’intégrité et la traçabilité du document. Plus besoin d’imprimer les documents de vos collaborateurs, de les mettre sous pli, de les envoyer sans être sûr de la date de réception pour chacun de vos salariés, de produire des duplicatas en cas de perte…
Dans cet article, Digiposte vous dit tout sur le coffre-fort numérique : définition, avantages, utilisation, mode d’emploi… Cette solution numérique au service de la dématérialisation des documents n’aura bientôt plus de secret pour vous ! 

1. Le coffre-fort numérique : définition

Le coffre-fort numérique (aussi appelé coffre-fort électronique) est un outil au service de la dématérialisation des documents et des données.

Espace personnel et sécurisé

C’est un espace de stockage de documents virtuel, personnel et sécurisé. Mis à disposition d’un utilisateur (ou d’un salarié dans le cas de la dématérialisation du bulletin de paie), il est accessible seulement à l’aide d’un système d’identification sécurisé. Ni le prestataire de coffre-fort électronique ni son employeur n’ont accès au contenu du coffre.
L’utilisateur est le seul propriétaire de ce coffre, des documents et des informations qu’il y stocke. Dans le cas de la dématérialisation du bulletin de paie, lorsque le collaborateur quitte son entreprise, il conserve son coffre-fort numérique. Il pourra d’ailleurs y recevoir les fiches de paie de son futur employeur si celui-ci dématérialise aussi avec un coffre numérique Digiposte.

Fonctionnalités

Avec le coffre-fort numérique, l’utilisateur peut y recevoir, archiver, trier, classer des documents. Ces tâches sont automatisées et ce service hautement sécurisé permet de garantir l’intégrité et la conformité d’un document ainsi que sa traçabilité.
Petite particularité du coffre-fort numérique Digiposte : celui-ci peut aussi être utilisé pour simplifier la gestion administrative personnelle de l’utilisateur. Il peut choisir de recevoir automatiquement des factures, ses avis d’impôts, des relevés bancaires…, et les diffuser et partager à des tiers en toute sécurité (lien de partage sécurisé) lors de la constitution d’un dossier de crédit immobilier, par exemple.

Sécurité

Service soumis à une réglementation française très stricte (décret n° 2018-418 relatif aux modalités de mise en œuvre du service de coffre-fort numérique et décret n° 2018-853 relatif aux conditions de récupération des documents et données stockés par un service de coffre-fort numérique), le coffre-fort en ligne assure la réception, le stockage, la suppression et la transmission des documents numériques dans des conditions sécurisées permettant de garantir l’intégrité du document.
Les fichiers professionnels confidentiels y sont donc à l’abri : bulletins de paie électroniques, contrats de travail, Bilan Social Individuel (BSI), etc. 
Les entreprises souhaitant assurer une transition numérique sécurisée choisissent le coffre-fort numérique pour dématérialiser leurs documents RH. C’est une solution hautement sécurisée, simple et facile à déployer, particulièrement adaptée pour diffuser des documents sensibles comme le bulletin de paie.

2. Quels sont les différents usages professionnels du coffre-fort numérique ?

Le coffre-fort numérique (CFN) est utilisé par des entreprises pour diffuser des documents auprès de leurs collaborateurs ou de leurs clients :

Diffusion de documents RH à destination des collaborateurs : Depuis le passage de la loi El Khomri (2017) relative au droit du travail, de nouvelles mesures permettent aux entreprises de dématérialiser le bulletin de salaire. Grâce au principe de dématérialisation par défaut, les fiches de paie peuvent être remises au format numérique, sans accord préalable du salarié (sous réserve de l’informer 30 jours avant le déploiement). Beaucoup d’entreprises débutent avec la dématérialisation du bulletin de paie et choisissent, par la suite, de dématérialiser d’autres documents RH importants comme le contrat de travail, ses avenants, le BSI, le solde de tout compte, les primes d’intéressement… Cette dématérialisation RH de masse est facilitée grâce aux coffres-forts numériques. De plus, l’outil apporte une véritable valeur ajoutée au salarié et se positionne comme un véritable allié du quotidien, pour accéder, stocker et échanger des documents à tout moment !
Remise et stockage de documents clients : d’autres entreprises choisissent le coffre-fort électronique pour transmettre des documents relatifs à leurs clients (des particuliers). Par exemple, le secteur bancaire et les assurances utilisent ce service en ligne pour stocker des relevés de compte bancaire, relevés de remboursement… L’accès aux documents personnels se fait alors en un clic et en toute sécurité, dans un espace personnel et sécurisé.

Selon l’usage que vous comptez faire du coffre-fort numérique, soyez attentif(ve) aux différentes fonctionnalités et caractéristiques des solutions du marché.
Par exemple, dans le cas d’un projet de dématérialisation des bulletins de paie, vous avez l’obligation légale de garantir l’intégrité et la disponibilité du bulletin de paie pendant une durée de 50 ans (ou jusqu’aux 75 ans des salariés). Privilégiez donc une solution pérenne.
Choisissez aussi une solution avec un hébergement ultra-sécurisé et opéré en France. Cela vous permettra de bénéficier du cadre réglementaire strict français sur la confidentialité et la protection des données.

3. Coffre-fort numérique : les avantages à connaître

Vous savez désormais ce qu’est un CFN et ses différents usages. Mais pourquoi devriez-vous réellement opter pour cette solution qui prône la dématérialisation ?
Les avantages du coffre-fort numérique sont nombreux. En voici quelques-uns : 

Les documents de vos salariés (ou clients) sont entreposés sur un espace personnel et sécurisé, qui garantit une traçabilité numérique des documents (grâce à l’horodatage par exemple). Les coffres-forts sont encadrés par plusieurs normes liées à la sécurité et la confidentialité des données. Par exemple, Digiposte suit la norme françaises Afnor NF Z42-020. L’intégrité, la pérennité et la conservation à long terme des documents sont parfaitement respectées !
Cette solution de dématérialisation permet un gain de productivité pour vos équipes : inutile de chercher durant des heures après une photocopie, ou d’effectuer des tâches chronophages et sans valeur ajoutée, comme l’impression, la distribution en main propre, l’envoi par courrier des fiches de paie.
De véritables économies sont réalisées grâce à ce service. Terminés l’impression, la mise sous pli, l’affranchissement et l’envoi de documents sous format papier !
En plus d’être simple et pratique, le CFN contribue à moderniser la marque employeur des entreprises qui ont alors une image plus innovante et dans l’air du temps. Recevoir le bulletin de paie numérique est aussi un attendu des nouvelles générations qui sont habituées à utiliser des outils digitaux, à effectuer leurs démarches en ligne et à recevoir leurs documents sous format dématérialisé.
Une réduction de l’empreinte écologique est constatée. Pour les entreprises, le coffre-fort numérique est une initiative au service de la stratégie RSE (limitation des consommables…)

 
4. Passer au coffre-fort numérique… Mode d’emploi !

Le coffre-fort numérique n’a plus aucun secret pour vous. Et s’il était possible de déployer cette solution en entreprise ? Pour faciliter le quotidien des collaborateurs et du service RH, voici la marche à suivre : 

Choisissez le bon partenaire pour vous accompagner dans ce projet de dématérialisation.
Ce partenaire vous aidera à mettre en place un système de routage industriel sécurisé pour le dépôt des documents dématérialisés. Quelle que soit la taille de la communauté (collaborateurs, clients, etc.), le routage et le dépôt des documents numériques sont garantis et certifiés.
Il faut ensuite penser à déployer le coffre-fort et à faciliter l’adhésion. Avec Digiposte, soyez tranquilles : le déploiement est facilité grâce à des campagnes d’adhésion sous des formats déjà testés et éprouvés auprès de nombreuses entreprises. Vous bénéficiez également d’un accompagnement personnalisé avec l’option Digicoach, afin de faciliter vos campagnes de communication et d’optimiser le taux de transformation de votre projet de dématérialisation RH.
Une fois la solution adoptée, chaque collaborateur ou client ayant accepté la dématérialisation pourra accéder à son propre coffre-fort numérique, grâce à un code personnel.

Les enjeux de la dématérialisation touchent l’ensemble des Français et de plus en plus d’entreprises qui souhaitent moderniser leurs processus RH et déléguer des tâches sans grande valeur ajoutée.
Et si vous commenciez par dématérialiser le bulletin de paie en déployant une solution de coffre-fort numérique ?

Chez Digiposte, nous avons fait le bilan. Avec plus de 6000 entreprises partenaires, 5 millions d’utilisateurs, 68 millions de documents RH dématérialisés et 94 % des salariés satisfaits… notre coffre-fort numérique n’attend plus que vous !