S’intéresser à la protection des données de vos collaborateur est une chose, mais qu’en est-il de la durée de conservation des documents administratifs de votre entreprise ? Si vous êtes en train de vous poser cette question, vous avez bien raison. Car pourquoi conserver des documents n’ayant plus de valeur (surtout d’un point de vue légal) ? Mais les délais de conservation peuvent grandement varier d’un document à l’autre, si bien qu’il n’est pas toujours évident de s’y retrouver.
Dans cet article, nous allons voir comment gérer les durées de conservation des documents administratifs de votre entreprise.
Quelle est la durée de conservation des documents ?
La durée de conservation d’un document est en fait au cœur de tout processus administratif, que celui-ci soit effectué dans un cadre professionnel ou personnel.
Cette durée influence directement ce que votre entreprise peut faire, ou non, avec le document. Elle sert à prouver l’existence d’un droit et/ou le respect d’une obligation bien précise. Elle va déterminer le bon déroulé d’une démarche administrative.
Il est donc essentiel que vous vous intéressiez à la « durée de vie » des documents de votre entreprise.
Il n’est pas forcément facile de déterminer combien de temps votre entreprise doit garder tel ou tel document administratif. Le temps de conservation peut différer énormément d’un document à l’autre. Il dépend avant tout de sa nature.
Certains documents peuvent être conservés à vie, tandis que d’autres possèdent des durées de conservation beaucoup plus courtes.
Si vous êtes chef d’entreprise, responsable du service RH ou expert-comptable pour le compte de vos clients, vous devez notamment vous pencher sur les délais de conservation des documents ressources humaines.
Pour ce qui est du bulletin de paie électronique, notez que vous devez le conserver et le rendre accessible à vos salariés pendant cinq ans (le salarié, lui, doit le conserver jusqu’à sa retraite).
Les entreprises ont également tout intérêt à maîtriser les durées de conservation de leurs documents fiscaux. Ainsi, les factures sont à conserver pendant un délai de six ans.
Vous pouvez retrouver un résumé complet des durées de conservation des documents d’entreprise dans cet article (site officiel de l’administration française).
Rappel : l’importance de la forme originale du document
En matière de délai de conservation, c’est la forme originale qui importe pour la majorité des documents administratifs. La forme originale émane directement de l’auteur ou de la source du document : ce n’est ni une reproduction de son contenu, ni une copie de sa forme, ni même une photocopie (reproduction par photographie).
Ainsi, si vous scannez un document papier, vous en faites une copie numérique. Une administration peut vous la refuser au motif qu’il ne s’agit pas de l’original.
Cela dit, un document électronique n’est pas forcément synonyme de copie. Ce qui importe, c’est de savoir si l’original a était remis sous forme numérique ou papier.
Si l’original est au format papier (par exemple, lettres d’embauche, procès-verbaux des élections CSE, reçus pour solde tout compte ou attestations Pôle Emploi, transmis à la main ou par voie postale), assurez-vous de le conserver sous cette forme. Le numériser ou le photocopier ne lui donne qu’une valeur de copie et l’administration peut vous exiger l’original, même si votre copie respecte la durée de conservation du document (comme indiqué dans le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies).
Si l’original est au format numérique (par exemple, fiches de paie, contrats de travail ou factures, transmis par mail ou via un site internet), conservez-le sous sa forme électronique. Sa version papier aura alors uniquement une valeur de copie.
Dans tous les cas, la durée de conservation des documents papier est la même que celle des documents numériques. C’est uniquement la nature du document qui détermine sa durée.
Mettre en place un plan de classement des documents
Pour gérer au mieux les durées de conservation des documents d’entreprise, nous vous conseillons de faire un plan de classement précis. Aussi appelé plan de classification, le plan de classement vise à archiver rigoureusement vos documents.
Ce mode d’archivage dépend de la quantité de documents dont vous avez la charge.
Par exemple, il peut être organisé par client, par objectif, par date, par ordre alphabétique ou encore par sujet (gestion du personnel, fiscalité, emprunt, santé, etc.). C’est à vous de choisir ce qui est le plus adapté à votre situation ou à votre organisation.
La mise en place d’un plan de classement va vous permettre de gagner en traçabilité et d’accéder plus facilement à vos documents administratifs. Il constitue un processus fiable pour stocker ces documents selon leur durée de conservation.
Un plan de classement efficace va également vous aider à définir les documents à traiter en priorité. Il permet aussi de classer les flux entrants et sortants de documents.
L’objectif est de pouvoir retrouver facilement vos documents, jusque-là dispersés dans vos locaux ou chez vous, et d’évaluer s’ils sont toujours valables (par rapport à leur date de conservation).
Faciliter les procédures d’archivage avec un coffre-fort numérique
La bonne gestion des durées de conservation de vos documents dépend en grande partie de votre façon de les archiver. Pour une entreprise, il est même essentiel de définir une politique d’archivage afin que chacun de ses documents soit traité et daté dès qu’il est créé ou reçu.
Les enjeux de l’archivage pour une entreprise sont :
- le classement et la mise à disposition de l’ensemble des documents utiles à son activité ;
- la gestion des durées de conservation (et de la validité juridique qui en découle) de ces documents ;
- la garantie de leur intégrité.
Face à ces enjeux, il est fortement conseillé d’opter pour l’archivage électronique des documents.
À ce titre, mettre en place un coffre-fort numérique dans votre entreprise peut vous faciliter la tâche. Proposé en complément d’une solution d’archivage électronique employeur, le coffre-fort garantit la transmission d’originaux numériques à vos salariés.
Ces derniers bénéficient en plus d’un espace personnel et sécurisé pour stocker tous leurs documents RH.
Les avantages pour l’entreprise d’avoir recours à un coffre-fort électronique sont nombreux : la traçabilité des envois, l’assurance de la remise des documents (ce qui n’est pas toujours sûr avec le service de courrier), la sécurité (grâce aux normes de sécurité du coffre-fort) et la délégation de la responsabilité de sauvegarde dans le temps (si l’entreprise passe par un prestataire).
Vous souhaitez faciliter vos procédures d’archivage grâce à un coffre-fort numérique fiable et sécurisé ? Découvrez sans plus attendre le coffre-fort Digiposte.
