L’année 2024 est une année importante dans la transition numérique des entreprises françaises. La dématérialisation des documents, notamment des factures, devient une obligation légale qui s’accompagne de nouvelles réglementations strictes. Découvrez ces exigences et les solutions qui existent pour une transition en douceur vers un environnement numérique conforme.
Les nouvelles réglementations pour la dématérialisation de documents
L’évolution législative impose des changements manifestes pour les entreprises. Elle vise à uniformiser et sécuriser les processus de facturation électronique.
La dématérialisation des factures reportée en 2026
Initialement prévue pour le 1er juillet 2024 et finalement reportée à 2026, l’obligation de facturation électronique reste source de confusion. Ce décalage est en partie dû au nouveau dispositif de transmission et de réception des factures, qui nécessitera l’utilisation de plateformes de dématérialisation.
Quel est le calendrier de déploiement de la factuRation électronique obligatoire ?
La mise en place des nouvelles obligations de dématérialisation se fera progressivement, en fonction de la taille des entreprises :
- Toutes les entreprises doivent être en capacité de recevoir des factures électroniques dès le 1er septembre 2026.
- Grandes entreprises et entreprises de taille intermédiaire (ETI) : obligation d’émettre des factures électroniques à partir du 1er septembre 2026.
- Petites et moyennes entreprises (PME) et TPE : : obligation d’émettre des factures électroniques à partir du 1er septembre 2027.
Ce calendrier permet aux entreprises de s’adapter en douceur aux nouvelles exigences et de se préparer sans précipitation.
Qu’est-ce que la télétransmission des données ?
En plus de la facturation électronique, les entreprises transmettront certaines données de facturation à l’administration fiscale via le e-reporting. Il s’agit de :
- La date d’émission de la facture ;
- Le numéro d’identification du client et du fournisseur ;
- Le montant HT et TVA.
Ces mesures visent à centraliser et sécuriser les informations fournies par les entreprises. Par ailleurs, l’administration fiscale obtient un accès à la vérification de la cohérence des données.
Bon à savoir
La généralisation de la facture électronique vise à réduire la fraude à la TVA, estimée à 15 milliards d’euros par an en France.
La dématérialisation des factures : explications
La dématérialisation des factures simplifie les obligations de déclarations de TVA grâce à un système de pré-remplissage, facilitant ainsi la collecte de données fiscales.
La gestion dématérialisée des factures réduit drastiquement les coûts administratifs. Elle améliore la sécurisation des relations commerciales en automatisant et en sécurisant les échanges de données entre entreprises.
Enfin, l’implémentation de la facturation électronique modifiera et optimisera la collaboration entre les entreprises. Les cabinets d’expertise comptable pourront s’appuyer sur une automatisation renforcée des flux financiers pour proposer des services à plus forte valeur ajoutée, ce qui va indéniablement booster leur efficacité et leur pertinence.
Bon à savoir
- L’e-invoicing est la dématérialisation des factures permettant un échange électronique automatisé entre les entreprises et l’administration fiscale.
- L’e-reporting est la transmission électronique des données de transactions à l’administration fiscale pour faciliter le suivi et le contrôle des déclarations fiscales.
Dématérialisation des documents : qu’est-ce que la valeur probante et l’archivage numérique ?
Pour garantir la validité juridique des documents numériques, ceux-ci doivent répondre à des critères stricts de valeur probante.
L’archivage électronique
L’archivage électronique consiste à conserver les documents numérisés de manière sécurisée et sur le long terme. Ce processus garantit leur intégrité et leur authenticité. Voici pourquoi :
- Conformité légale : la loi de finances 2017 reconnaît effectivement la valeur probante des documents numériques.
- Conditions requises : l’identité de l’auteur doit être certaine et le document ne doit pas pouvoir être modifié.
Ces conditions garantissent que les documents électroniques peuvent être utilisés comme preuves en cas de litige, tout comme les documents papier.
Le cadre légal de la valeur probante
Les documents doivent respecter trois critères pour être recevables comme preuve :
- Reproduction à l’identique : copie conforme de l’original sans perte d’information.
- Format unique : utilisation de formats standardisés tels que PDF ou PDF/A-3.
- Système de sécurité : horodatage et conformité aux référentiels de sécurité.
Bon à savoir
Un document numérique conforme à ces critères à la même valeur juridique qu’un document papier.
Les contrôles URSSAF et la dématérialisation de documents
Les contrôles URSSAF permettent de vérifier la conformité des entreprises en matière de cotisations sociales et de gestion des frais professionnels.
À quoi sert un contrôle URSSAF ?
Un contrôle URSSAF vise à inspecter l’exactitude des déclarations de cotisations sociales et leur règlement dans les délais impartis. Voici comment ça se déroule :
- Les contrôleurs s’intéressent particulièrement aux notes de frais ;
- Ils analysent des documents sociaux, fiscaux, et comptables.
Les frais professionnels sont strictement encadrés par la loi et doivent être justifiés. Il existe deux modes de remboursement :
- Au réel : Sur la base de justificatifs tels que reçus et factures ;
- Au forfait : Selon un barème défini par l’URSSAF.
Les frais réels sont exonérés de cotisations sociales, tandis que les frais au forfait le sont si les seuils sont respectés. Les frais dépassant les plafonds sont soumis aux cotisations sociales. Ces vérifications permettent de s’assurer que les entreprises respectent les obligations légales et fiscales en vigueur.
Comment se déroule un contrôle URSSAF ?
Le contrôle commence par l’envoi d’un avis informant à l’entreprise de la visite de l’inspecteur, avec un délai de préavis de 15 jours. Puis :
- Sur place ou à distance : le contrôle peut se dérouler dans les bureaux de l’entreprise ou à distance ;
- Durée limitée : pour les entreprises de moins de 20 salariés, le contrôle ne peut excéder trois mois.
Les entreprises doivent se préparer à fournir tous les justificatifs nécessaires pour éviter des sanctions potentielles. Les justificatifs dématérialisés ont la même valeur probante que les justificatifs papier. La loi autorise les documents numérisés, régis par l’article A102 B-2 du Livre des procédures fiscales, qui en définit les critères de validité.
Bon à savoir
En 2020, 70 000 contrôles URSSAF ont été effectués, entraînant une régularisation de 571 millions d’euros. Environ 70 % des contrôles donnent lieu à une régularisation.
La dématérialisation des documents en 2024 semble compliquée pourtant c’est aussi une opportunité pour les entreprises ! En respectant les nouvelles réglementations et en adoptant des solutions de gestion électronique des documents, les entreprises se conforment aux exigences légales et boostent leur opérationnalité et leur sécurité.
Sources :
- URSSAF (Union de Recouvrement pour la Sécurité Sociale et les Allocations Familiales)
- Article A102 B-2 du Livre des procédures fiscales
