Le digital s’impose en France : les Français sont de plus en plus connectés, la transformation numérique s’accélère et s’étend à de nombreux secteurs tels que les ressources humaines (dématérialisation du bulletin de paie), ou encore l’éducation.
Les écoles et les universités de l’enseignement supérieur se lancent dans l’aventure de la digitalisation (signature électronique, digitalisation des examens et concours d’entrée, intelligence artificielle…) et de la dématérialisation.
Depuis 2019, le ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation s’est associé à Digiposte pour fournir à tous les bacheliers français la possibilité de télécharger leur attestation de réussite au baccalauréat via la plateforme diplome.gouv.fr. Un premier pas prometteur pour les étudiants et leurs futurs employeurs. Lutte contre la falsification des diplômes officiels, gain de temps pour la scolarité, apport d’un service utile aux étudiants, etc., les enjeux de la dématérialisation ne sont plus à prouver.
Pionnière en matière de dématérialisation, l’Université de Grenoble-Alpes délivre depuis 2014 des relevés de notes et des attestations de réussite numériques à ses étudiants, en les déposant dans des coffres-forts numériques personnels et sécurisés. Smaïl Khenniche, ingénieur en développement et responsable technique de la dématérialisation à l’UGA, revient pour nous sur la mise en place du coffre-fort numérique Digiposte au sein de leurs établissements.
Dématérialisation de documents : la genèse du projet pour l’UGA
Difficile de ne pas connaître l’Université de Grenoble-Alpes. Pionnière en matière de dématérialisation et digitalisation, l’UGA regroupe aujourd’hui cinq établissements d’enseignement supérieur comptabilisant 46 000 étudiants répartis sur quatre grands domaines de formation :
- arts, lettres et langues,
- droit, économie et gestion,
- sciences humaines et sociales,
- sciences technologiques et santé.
La digitalisation fait partie de la stratégie de l’Université Grenoble-Alpes depuis plus de vingt ans.
Dès 1999, l’Université Pierre-Mendes-France (établissement aujourd’hui membre de l’UGA), s’est engagée dans un projet de digitalisation pour faciliter au maximum le quotidien des agents de la scolarité. L’objectif était clair : permettre aux gestionnaires de se décharger des tâches chronophages liées au traitement de données et pouvoir se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée liées à la vie des étudiants.
Après une première phase de dématérialisation du processus, c’est un dégât des eaux dans la salle des archives qui a accéléré la mise en place de la dématérialisation de documents en 1999.
Quelques années plus tard, en 2014, l’Université Grenoble-Alpes complète son offre en dématérialisant les relevés de notes et les attestations de réussite de ses étudiants.
Dématérialisation de documents : un projet d’envergure
Le choix du partenaire
Dotée depuis 1999 d’une GED interne, l’Université Grenoble-Alpes a toutefois fait le choix de se tourner vers une solution externe pour la mise en place d’une solution de dématérialisation des documents de manière à fournir aux étudiants un espace d’hébergement accessible à vie.
L’offre Digiposte adossée à un groupe pérenne, le groupe La Poste, est rapidement sortie du lot : hébergement des données sur des serveurs en France, protection des données personnelles des étudiants…
L’étudiant : un public particulier
Il ne faut pas se le cacher, les étudiants sont des cibles particulièrement nomades. Il n’est pas rare qu’ils déménagent une à plusieurs fois sur toute la durée de leur scolarité. De plus, leurs comportements différent beaucoup de ceux des salariés d’une entreprise « habitués » à gérer les divers aspects administratifs, personnels et professionnels. En effet, les étudiants n’en sont qu’au balbutiement de leurs vie d’adulte et vie administrative.
Bien loin de toutes ces préoccupations, ils ne personnalisent souvent leur coffre-fort numérique qu’à la fin de leurs cursus universitaires. La mise en place d’une solution de dématérialisation nécessite donc un bon accompagnement et un plan de communication pensé sur du long terme.
À noter : En proposant les coffres-forts numériques Digiposte, l’UGA, offre à ses étudiants des espaces en ligne personnels et sécurisés et l’étudiant conserve l’usage de son coffre numérique à titre privé bien après avoir été diplômé.
Un bilan très positif
Avec la fusion en 2019 de l’UPMF et de trois autres universités de la région, ce ne sont plus 15 000 étudiants qui sont dotés de coffres-forts numériques, mais plus de 46 000. Cela représente, en 2020, un total de 426 268 documents dématérialisés sur 131 275 coffres forts numériques.
Le témoignage de Smaïl Khenniche sur le déploiement de la solution de dématérialisation du bulletin de notes et des documents proposée par Digiposte au sein de l’UGA vous intéresse ? Regardez le replay du webinaire ici.
