La signature électronique est désormais partout, en entreprise et dans la vie personnelle (pour ouvrir un compte bancaire ou pour signer un compromis de vente immobilier, par exemple). Même si elle est très pratique, de nombreuses questions peuvent subsister, des questions auxquelles il faut apporter des réponses pour pouvoir utiliser sereinement la signature numérique.
Cet article vous propose de comprendre la signature électronique en 6 questions, accompagnées de réponses claires et concises.
Qu’est-ce que la signature électronique ?
Comme son nom le laisse deviner, la signature électronique est un outil permettant de signer électroniquement un document numérique. Son intérêt est de valider l’intégrité de la signature et d’identifier le signataire, même à distance.
Son utilisation devient de plus en plus courante. Elle concerne, par exemple, les documents RH (contrats de travail, avenants, etc.), les contrats commerciaux, ou encore les contrats d’inscription à des établissements scolaires.
Quelle est la valeur légale de la signature électronique ?
En France, la signature par voie dématérialisée a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. Elle est donc parfaitement utilisable d’un point de vue légal. Mais pour cela, il faut que deux conditions soient respectées :
- L’identité du signataire doit être vérifiable (le degré de précision dépend du « type » de signature électronique, comme nous allons le voir à la question suivante).
- L’outil utilisé pour signer numériquement doit assurer l’intégrité et l’authenticité du document signé (pour que l’engagement des signataires soit effectivement scellé).
Quels sont les types de signatures électroniques ?
Selon le règlement européen 910/2014 dit eIDAS, il y a 3 types de signatures électroniques. Ils sont classés dans un ordre strict, avec un niveau d’obligations et de protection de plus en plus poussé. Les voici :
- Le type « simple » : procédé le plus utilisé compte tenu de sa simplicité, il sert à signer les documents administratifs courants (états des lieux, devis, etc.). Attention : il ne garantit pas l’identification du signataire de manière univoque (c’est-à-dire de façon unique et claire).
- Le type « avancé » : il est utilisé pour signer des documents à fort engagement (contrats bancaires, compromis de vente, etc.), car le signataire doit être formellement identifié, la signature doit être faite depuis un moyen appartenant au signataire (son ordinateur personnel notamment) et le contenu du document signé ne doit en aucun cas être modifié.
- Le type « qualifié » : bien que sa valeur juridique s’applique à la totalité des pays membres de l’UE, ce type de signature électronique est relativement peu utilisé. En effet, il nécessite de remettre au signataire une clé cryptographique et un certificat qualifié (délivré par une autorité validée par l’ANSSI en France). De plus, un dispositif de création de signature électronique qualifiée hautement sécurisé doit être utilisé dans le processus.
Quand utiliser la signature électronique ?
L’usage de la signature électronique peut concerner tout type de document administratif, qu’il soit professionnel ou RH (contrats commerciaux, contrats de travail, soldes de tout compte, etc.). Son usage s’étend de plus en plus à la sphère personnelle, comme dans l’éducation par exemple (dossiers d’inscription de scolarité, conventions de stage, règlements intérieurs, etc.).
La signature au format numérique s’avère particulièrement appropriée lorsque l’émetteur du document à signer et le(s) signataire(s) sont séparés géographiquement. Dans ce cas, signer électroniquement le document fait gagner du temps à tous et évite de devoir se déplacer.
Quels sont les bénéfices d’une signature électronique ?
Les bénéfices de la signature électronique sont extrêmement nombreux. Voici une liste non exhaustive de ces avantages :
- possibilité d’être effectuée à distance (plus besoin de se déplacer pour apposer sa signature !),
- gain de temps (quelques clics suffisent pour signer un document depuis son ordinateur ou son smartphone),
- facilement automatisable (notamment via des solutions comme le coffre-fort numérique),
- possibilité de faire signer plusieurs personnes en simultané (par exemple, à tous les salariés d’une business unit),
- économies sur les coûts d’archivage, les frais postaux et d’impression (les documents au format papier utilisent de nombreux consommables : encre, imprimantes, enveloppes, classeurs, etc.),
- parfaite traçabilité du processus de signature (très utile en cas de procédure juridique).
Qu’est-ce qu’un certificat électronique et comment se le procurer ?
Dans le cas de la signature digitale, le certificat électronique agit comme une sorte de carte d’identité numérique. Il sert à identifier précisément et à authentifier une personne. C’est lui qui garantit que la signature électronique n’est pas périlleuse pour vos données.
Pour cela, il repose sur des mécanismes complexes de chiffrement des données (cet article vous en dit davantage). Un certificat électronique est uniquement délivré par des autorités de certification reconnues. Il s’agit de tiers de confiance qualifiés eIDAS ou RGS (Référentiel Général de Sécurité).
Nous espérons que ce tour d’horizon des questions relatives à la signature électronique vous a permis d’y voir plus clair à son sujet. Il est important de bien en cerner l’usage, car cet outil est assurément un enjeu d’avenir.
Le saviez-vous ? Il est désormais possible de signer électroniquement des documents depuis un coffre-fort numérique. C’est le cas avec le coffre-fort Digiposte !
