Si les pratiques d’archivage électronique tendent à se généraliser dans les entreprises, il reste parfois difficile de choisir le bon outil tant les usages peuvent être à la fois différents et complémentaires. Pourtant, opter pour la solution la plus adaptée à votre utilisation est un enjeu majeur pour faciliter le processus d’archivage et assurer un bon suivi des documents.
Dans cet article, nous vous dévoilons comment choisir votre outil d’archivage électronique en 4 étapes.
Bien connaître les usages des différentes solutions d’archivage électronique
Avant même d’opter pour une solution de gestion documentaire ou d’en éliminer une définitivement, il est important de prendre le temps de bien connaître les usages de chacune d’entre elles. En agissant ainsi, vous serez davantage en mesure de définir celle qui répondra le mieux à vos attentes et à vos besoins.
À ce jour, les principales solutions d’archivage électronique sont au nombre de trois :
- le système d’archivage électronique (SAE) : il permet de conserver des documents numériques sur le long terme et de les préserver des modifications ultérieures. Le SAE répond à 5 enjeux majeurs, à savoir, la pérennité, l’intégrité, la confidentialité, la disponibilité et la réversibilité ;
- la gestion électronique des documents (GED) : il s’agit d’un processus de gestion des documents comprenant l’acquisition, l’indexation, le classement, le stockage de données, l’accès et la diffusion des fichiers. L’objectif principal de la GED est de pouvoir exploiter facilement l’ensemble des documents, notamment grâce à l’harmonisation des processus, la centralisation des informations, l’amélioration de la collaboration entre les services, un circuit de validation renforcé et un meilleur accès à l’information ;
- le coffre-fort électronique : il permet de conserver de façon pérenne l’ensemble des documents numérisés. Avant d’être archivés, ces derniers font l’objet d’un scellement numérique. Cela est fait grâce à une signature électronique qui permet l’authentification de l’auteur du dépôt, d’horodater la démarche et de ne pas modifier le document.
Si chacun de ces outils a ses propriétés et fonctionnalités, il convient surtout de retenir qu’ils peuvent être complémentaires. Ainsi, il est tout à fait possible d’avoir recours à plusieurs d’entre eux au sein de la même entreprise.
Comprendre le fonctionnement des flux d’informations de l’entreprise
À présent que vous en savez plus sur les spécificités des options qui vous sont proposées, il convient de faire le point sur le mode de fonctionnement de votre entreprise. En ayant conscience de vos pratiques, vous pourrez mieux définir quelle solution viendra compléter votre organisation actuelle.
Pour cela, vous devez vous intéresser à différents éléments cruciaux :
- les types de documents que vous souhaitez archiver électroniquement ;
- le cycle de vie (naissance de l’information, vie active de l’information et fin de vie de l’information) ;
- les solutions de gestion déjà mises en place ;
- le circuit de validation des documents ;
- vos besoins en partage de documents et en travail collaboratif.
Prendre conscience de toutes ces caractéristiques vous permettra de mieux saisir les enjeux qui découlent de l’archivage électronique des documents administratifs.
Définir les besoins de l’entreprise
Selon la taille de l’entreprise, il peut être souhaitable que l’ensemble du cycle de vie des documents soit géré en interne. Toutefois, il convient avant tout de prioriser les besoins en les soumettant à des critères objectifs. Pour cela, vous pouvez utiliser la matrice RICE (Reach, Impact, Confiance, Effort). Elle permet d’attribuer un score à chacun des projets à effectuer, puis de les hiérarchiser.
Dès lors que cette étape est franchie, vous devez prendre en compte la politique d’archivage de l’entreprise, les processus, les procédures et les utilisations internes des documents, tout en les comparant aux fonctionnalités des différents outils décrites précédemment.
Ainsi, selon que vous ayez besoin d’archiver des documents devenus inutiles dans l’exercice de vos fonctions au quotidien ou que vous souhaitiez les centraliser pour une meilleure accessibilité, l’outil retenu ne sera pas nécessairement le même.
Ajuster selon les métiers et services
Enfin, prendre en compte les différents métiers et services qui composent votre entreprise est nécessaire afin de choisir l’outil de stockage de documents adéquat. L’objectif est alors de connecter les solutions entre elles et de créer des processus solides. Cela permet de faciliter le travail d’équipe entre les collaborateurs, mais aussi d’automatiser certaines tâches.
Le coffre-fort électronique et le SAE seront à privilégier pour contractualiser les projets, pérenniser, protéger et donner une valeur probante aux documents dématérialisés.
La GED, quant à elle, sera davantage plébiscitée pour gérer et centraliser le patrimoine informationnel de l’entreprise.
Vous savez à présent comment bien choisir le ou les outils nécessaires à l’archivage électronique de vos documents d’entreprise. Avant de vous décider, prenez également en compte l’ergonomie de la solution et le respect des normes propres à cette pratique.
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